办公用品及服务采购管理办法

xx办公用品及服务采购管理办法

第一章 总则

第一条 为加强办公用品及服务采购工作的管理，提高采购工作的效率，完善采购管理程序，确保公司采购工作合法合规、有序进行，结合公司实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用xx（以下简称"集团公司"）各部门及子公司，结合自身实际，完善相应的制度和程序。

第二章 职责

第三条 集团公司总经理是办公用品及服务采购的主管领导。

第四条 集团公司综合管理部（以下简称综合部）是办公用品及服务采购的归口管理部门。

第五条 集团公司财务部负责审核办公用品采购结算货款的计算过程以及结算票据的完整性、合规性、合法性，并严格根据资金支付计划支付款项。

第六条 集团公司纪检监察室、审计风控部负责对采购整个过程及财务付款的职责履行情况进行不定时审察。

第七条 集团公司设办公用品采购小组，成员由纪检监察室、综合部、财务部、审计风控部、采购需求部门组成。

第八条 各相关部门、子公司配合实施产品采购过程。

第三章 管理内容和方法

第九条 采购原则

（一）采购应严格执行公司相关程序和规定，坚持公开、公平、公正，比质、比价、比服务的原则。

（二） 采购应接受各部门的监督。

（三）本办法所述采购是指除需招投标以外的办公用品、办公家具、公务车辆、日杂品、五金类等采购项目，按集团公司规定30万元以上需招投标的项目采购按照《xx招标及采购管理办法》执行。

（四）配合采购的部门、子公司（单位）或个人，可以提出采购建议或推荐供应商，不得以任何理由指定供应商，特殊情况需要指定品牌或供应商的应在申报计划时书面说明原因。

第十条 供应商评价

供应商评价的主要依据为：资质、质量、储量、价格、服务等。

第十一条 采购产品分类

采购产品分为：办公用品、办公家具、公务车辆、日用品、五金类以及其他零星采购。

第十二条 办公用品计划管理

（一）采购计划的编制必须结合各部门、子公司，使用实际需要，按实际需求编制。

（二）采购计划必须按流程经过集团公司分管职能部门或授权管理人审批后才能组织采购。

（三）综合部依据集团公司各部门申报的月度、季度、年度采购需求，编制采购计划后通报申请单位确认。

（四）采购计划申报采用电子化办公系统或纸质版本申报。计划中应包含物资名称、规格型号、数量、用途、需要时间等信息。

（五）如需指定供货厂商或品牌，应根据物资重要程度提交部门负责人或集团公司授权管理人员审批的书面理由和厂商的单位全称、通讯地址、电话号码等有关资料，供综合部参考。

（六）采购人员接到物资计划后，应及时核对库存。库存没有或数量不足的，联系定点供应商，组织订货。零星采购，应及时签订合同和创建采购订单。

第十三条 办公用品采购

（一）采购由集团公司采购小组负责，采购小组在进行采购前应收集与采购有关的信息，包括产品、质量、价格、市场、运输等信息。

（二）采购小组采用实地调查、电话询问周边市场行情、参考网上同类当期价格，按就地就近、比质比价比服务、货比三家的原则，同质量、一次性采购量大、无需售后、价优的物资，可采用网上采购形式。

（三）办公用品、办公家具、日用品、五金类物资应询比价至少五家，确定两家固定供应商，采用集中定点采购方式。其余零星采购，由采购小组临时组织询比价，确定单次供应商。依据市场供求因素等，并依照集团公司相关规定，严格执行审批程序，综合商议确定供货商，撰写询价报告。

（四）办公用品、办公家具、日用品、五金类等物资，由申请部门、子公司每月初向综合部提交《办公用品采购申请单》（附件1），参照《办公用品申请流程图》（附件2）走程序办理，其余零星采购由申请部门向综合部提交《零星采购申请表》（附件3），参照《零星物资申请流程图》走程序办理。

第十四条 采购合同管理

（一）凡采购总价在2000元以上的物资采购，必须签订合同。违反规定未签订合同的物资采购业务一旦出现质量问题、迟交货物等合同纠纷，影响物资供应，或者资金被骗的，由相关责任人承担责任。

（二）合同严格按照集团公司合同签订审批程序、流程操作完成。

（三）合同的谈判必须由两人或两人以上共同参与。

（四）已签约合同在履行过程中，若发生需变更、中止、解除、转让等任一情形的，应及时通报分管领导、审计风控部和财务部门，并采取相应措施。

（五）合同的变更、中止、解除和转让，按原合同的签订程序办理，并及时通报综合部。

第十五条 紧急采购

紧急采购（异地或时间紧迫），500元以下口头报部门负责人同意后可自行采购，并告知综合部，500元以上报部门负责人、分管领导同意后可自行采购，并告知综合部，采购完成后24小时内补签《紧急采购审批表》交综合部留存。

第十六条 不合格品处置

（一）检验不合格的物资，应及时与供应商联系退货、换货、修理或索赔，各环节人员应分别做好记录。

（二）按合同规定提出索赔的，应依据合同规定的违约责任比例计算索赔金额，提出索赔方案，由综合部与审计风控部联系处置。

第十七条 仓储管理

（一）物资必须经验收合格后方可办理入库手续。综合部凭供应商提供加盖公章的物资交货单验收与我集团公司采购计划相关的单据，核对数量、质量，双方签字确认。

（二）物资入库后必须进行标识、入账、建档。对验收合格的物资，由综合部建卡登记入库，领用出库，每月末对物资库存进行核对，做到账实相符。

（三）物资仓储保管应做到分类存放、按期盘存、库存整洁、安全卫生。

（四）物资未办理出库或借用手续的，任何人不得带出仓库，违者视为盗窃公司财物，按公司相关办法进行处理。

第十八条 采购货款支付

（一）采购物资预付款、进度款的支付，按采购合同支付条款的规定支付。

（二）物资采购结算时必需的数据以入库单数值为准。

（三）货款支付的审批权限及流程按公司财务办法执行。

第十九条 监督管理相关规定

（一）未经公司授权同意的，任何部门、子公司或个人，不得自行采购。

（二）综合部应不定期检查监督合同履行情况，发现问题及时制止并向本部门负责人报告或提示纠正。

（三）综合部采购、保管人员对库存商品进行自查，相关数据作详细统计，出现差异及时查找原因，向相关领导反应情况。

（四）综合部应如实做好物资结算时相关数据的记录。

集团公司纪检监察室和审计风控部不定期对物资采购过程相关人员的工作进行监察或审计，对违反本办法要求的行为进行通报并处罚。

第四章 附则

第二十条 本办法由综合部解释、补充和修订。

第二十一条 本办法自印发之日起执行。自本办法实行之日起原有有关采购管理的办法或规定停止使用，如有补充、修订，则依新规定为准。