培训讲稿：文稿修改应该注意的几个事项

培训讲稿：文稿修改应该注意的几个事项

修改是写作过程中不可或缺的一道重要工序。作者通过对文章进行润色和"雕饰"，使文章的思想更加严谨周密，语言的组织表达更加准确凝练。可以说，熟练掌握文章修改的方法，这是文字工作者应当具备的一项基本功。

一、修改是写作过程中不可或缺的重要环节，对提升文章质量具有特别重要的意义

之所以要对文章进行反复修改，我认为,主要是基于如下几点考虑：

首先，只有通过不断修改，才能更加符合领导的意图。机关文稿如同命题作文，多为奉命之作。领导如果时间充裕，或者对这项工作有思考、有见解的话，他可能会主动与文字秘书进行沟通，交代写作意图，但是这种情形毕竟是少数。越是高层的领导，工作越是繁忙，难以抽出时间与你沟通交流，更多地要靠我们平时去搜集领导的思想和观点，从中领会他的意图。所以，领导在下达写作任务时，往往也就是定个方向，给个简单的思路，有时候甚至连基本的思路也没交代，就是一句话：要开某个会议，你给我准备个讲稿，写出来后我看看再说。"再说"两字，言下之意便是写出来后如果与领导的想法有出入，那么就要按照领导的意图进行修改完善。由于机关文稿写作的被动性特征，注定了机关文稿的写作将是一个边修改、边完善的过程。如果你服务的领导风格是开拓型的，他可能会时常提出一些新的思路、新的点子，那么你起草的材料就不是一稿二稿能敲定的，需要数易其稿才行。可见，只有反复修改，才能使文稿更加符合领导的意图。

其次，只有通过不断修改，才能让文稿完美无暇。固然，历史上文人墨客在兴头上才情勃发、一挥而就写下未经修改的原创佳作比比皆是。最典型的例子当数才华横溢、文采斐然的王勃。《新唐书·文艺传》记载："九月九日都督大宴滕王阁，宿命其婿作序以夸客，因出纸笔遍请客，莫敢当，至勃，泛然不辞。都督怒，起更衣，遣吏伺其文辄报。一再报，语益奇，乃矍然曰：'天才也！'请遂成文，极欢罢。"透过这段文字，我们不难想像当年的王勃可谓意气风发，挥毫泼墨之际，一篇旷世佳作便成。但王勃撰写《滕王阁序》毕竟属于文学创作，与公文写作不同。机关文稿所具有的权威性、指导性等特点，决定了机关文稿的起草不可能是一个简单的过程。它需要征求多方意见，需要融入集体智慧，难以有文学创作的从容与自我。除了请示、通知等一些较为简单的法定公文外，其他的如党代会报告、政府工作报告、理论文章、经验材料、汇报材料、讲话稿等复杂文稿，大多需要反复修改，难以做到一稿而成。古人云："业精于勤荒于嬉，行成于思毁于随。"其实写作也是如此，成于思毁于随。可以说,优秀的文章都是作者经过反复锤炼、字斟句酌而成的,如果没有"为人性僻耽佳句，语不惊人死不休"的执着，肯定无法体会到"吹尽狂沙始到金"的成功喜悦。我们唯有精益求精，对立意进行反复打磨，对布局进行反复梳理，斩去冗言赘词，让词句更加精当，才能使文章更富有条理性和逻辑性，使之臻于完美。

再次，只有通过不断修改，才能掌握机关文稿的写作规律与技巧。辩证唯物主义认识论认为，人的认识能力的提高离不开实践锻炼，认识对实践具有反作用。人们只有通过不断的实践，才能将感性认识上升为理性认识，才能对事物的本质和内部联系有个客观、全面、准确的认识。公文写作也是如此，写作本身就是一种实践，执笔者通过边写边改，促成感性认识转换为理性认识，逐步掌握写作技巧与写作规律，进而提升公文写作能力。公文写作的实践表明，"改"不仅让文章越来越好,"改"也让起草人的写作技能越来越熟练。因此，文字工作者务必认识文章修改的重要性，把修改文章当作是"美化"文章的一个重要环节，当成是掌握机关文稿写作规律技巧、提升写作能力的一个过程。通过不断修改文章，深化对写作技巧的认识，切实提高自身的写作本领。

与此同时，大家除了提高对修改文章重要性的认识以外，还要注意克服以下三种心理：一是敝帚自珍的心理。俗话说："孩子是自己的好，老婆是别人的好"。文章是作者辛辛苦苦创作出来的劳动成果，倾注了作者的心血，也是作者的智慧结晶。起草人对文章产生珍惜的心理实属人之常情，但是珍惜不等于敝帚自珍。要正确对待别人的意见，拿出敢于自我否定的勇气，该改则改，哪怕推倒重来也要在所不惜。二是侥幸过关的心理。领导个别时候由于公务繁忙，对文稿的审核会有所放松，对你起草的材料，特别是那些应急的材料，不再"指指点点"，粗粗一看就让你一稿通过。如此情形极易让文字工作者产生一种错觉，认为领导不会像往常那么较真了，于是应付了事，企图侥幸过关。虽然机关文稿的质量常以能够通过领导审核为重要的评判标准，但实事求是地说，由于受到领导学识、才干、经历等诸多限制，这个评判标准未必就是最佳标准，只能是个"最终标准"。对此，为文者得有个清醒认识，万万不可以为领导通过了，便是大功告成，从而放松对自己的要求。特别是部分基层单位的领导，有时候对机关文稿的"硬伤"可能会"视而不见"，作为执笔人，不能因为领导通过就洋洋自得，忘乎所以。三是文人相轻的心理。曾有人说过，物色一个藏经阁比物色一个县委书记还难。因为，机关文字是个难干的技术活，没有经过科学、系统、专业的训练，付出艰辛的努力，终将难以上手。一旦入门上手，甚至成为"藏经阁"之后，便成为机关里面的稀缺人才，领导对其厚爱有加，同事更是刮目相看。在此情形之下，个别人便渐渐沾上了文人相轻的陋习，恃才傲物，目中无人，对自己写的文章，哪怕有误也容不得别人点评，更遑论修改。须知尺短寸长、人无完人，玩门户之见，定将为人所不齿。正确的态度应是虚怀若谷、从善如流、取长补短，切戒刚愎自用。

二、明确文章修改的内容与重点，做到文有弊必改之

原则上说，凡是文章存在纰漏之处，均需认真审核，逐个修改。那么我们到底该从哪里下手，查找文章的毛病？大家不妨从以下八个方面进行审核把关：

一把立意关。主题是文章的灵魂和统帅,容不得过失与欠缺。在修改过程中，首先，要看看主题是否符合领导的意图，是否符合使用者的身份和职责，特别是在一个会议中，如果有两个以上领导讲话，一定要注意角色的定位和分工；其次，要看看主题是否切合实际，是否揭示事物的发展规律和本质，是否存在含糊不清、模棱两可的现象；再次，还要看看主题的站位的高度和表达的角度是否准确恰当，是否有新意，看文章的结构、材料、语言是否紧扣主题。

二把选材关。文章要做到有的放矢，言之有物，需要材料的支撑与佐证。对此，不妨看看所选用的材料与文章主题是否相关联，材料是否揭示事物的本质，特别是在起草典型经验材料、工作总结等文稿时，更要注意材料的真实性、典型性和生动性。看看材料是否真实具体、充实饱满、新颖别致；是否详略得当、统筹兼顾，回顾总结时是否存在堆砌罗列、面面俱到、东拼西凑、记流水账的现象。凡有上述不足者，该删则删，该调则调，该补则补。

三把布局关。文章的结构与作者的思路密切相关，只有作者思路清晰，文章结构才能完整、严谨、连贯、有序。看看文章的层次是否分明，文章内容是否凌乱不堪；文章的层次、段落是否符合逻辑；文章的开头、结尾、过渡、照应等细节的处理是否合理妥当。

四把政策关。党和国家的路线、方针、政策通常以公文的形式来发布和传达，可以说，政策水平的高低，是衡量公文质量的重要标准。对此，我们在审核机关文稿时，必须从政策层面进行审核，特别是在审核15种法定公文时，更应该注重这一点。看看文稿所引用的相关政策是否过时陈旧，政策之间是否存在冲突现象，制定的政策是否符合法律法规，是否能够解决实际问题，击中要害，发挥政策应有的效应。

五把观点关。文章能否给予受众帮助和启迪，关键在于文章是否有思想性。因此，大家在审核把关时，务必要看看文章中采取的措施与办法是否符合党和国家的政策规定；提出的对策是否切合实际、科学可行，有没有现实的指导意义。尤其是在审核法定公文、领导讲话、调研报告、经验材料等文稿时，这是不可忽视的一道环节。

六把表达关。公文跟文学作品完全不同，要突出思想性、政治性、针对性、指导性，措辞要讲究准确、鲜明、生动、质朴、自然、简练，尽量避免用语的歧义、造作、繁冗、虚假、含糊，做到语法和修辞合乎规范。同时，为了提升表达效果，还要注重语言的表达风格，注意改进文风，多出"短、实、新"的精品力作，杜绝粗制滥造的应景之作。

七把行文关。行文应当注重针对性和可操作性，并根据隶属关系和职权范围来确定行文关系。具体审核中要把握以下几点：一要克服机关文牍主义。看看行文是否确有必要，是否存在可发可不发的现象。凡是能够通过口头、电话、邮件等方式沟通解决的问题，原则上可以不发文。二要防止对个人行文。上行文一般主送上级机关，不直接送领导个人。看看是否直接将请示、报告报送领导同志个人。当然，如是特殊工作事项或上级领导有特别交代，则另当别论。三要避免越级行文、多头报送。行文要符合隶属关系和职权规定，不可越级行文和多头报送。特殊情况下，如发生重特大事故，可越级行文，但必须抄送被越过的部门或事后马上补报。四要坚持"一文一事"的请示规则。请示只能"一事一请"，一个请示里面不能夹带多件请示事项。同时，要避免在报告等非请示性公文中夹带请示事项。五要正确使用文种。看看是否出现本应使用函，却使用请示或报告的现象。看看下级单位向上级机关行文时，是否有本应使用请示或报告，却使用了决定、方案、意见的。诸如此类现象，均值得大家关注。

八把格式关。党政机关的公文在拟制过程中，按照《党政机关公文格式》国家标准执行。审核公文时应注意文面是否整洁、规范,文字书写、标点符号的使用是否正确,数字书写、附注格式和行款格式等方面是否规范。

三、切实掌握文章修改的方式与方法，将文章打磨成精品力作

前面谈的是文章修改该从哪里着手，接下来要谈谈如何通过问诊把脉，找准病根，发现文章的不足之处。当然，查找文章存在问题的方法很多，可谓见仁见智。依我之见，以下五种方法值得试一试：

一是朗读查找法。文章写成后,应反复审核,反复修改。实践证明，修改文稿，读比看更有效。反复诵读几遍，边读边体验,往往就能发现毛病:或逻辑思维不严,语意衔接不紧；或语句不通顺，前后之间难以接续；或语感不对，语言气势壅滞。特别是讲话稿、演讲稿等材料，朗读是一个很好的修改方法。

二是集体会诊法。俗话说："三个臭皮匠赛过一个诸葛亮。"因此，我们不妨集思广益，采取集体讨论的方式进行修改。邀请同行对文章进行现场把脉会诊，鼓励大家发表各自的看法，这对于完善文章的思路、掌握表达分寸颇有益处。

三是冷却处理法。对一些时间要求不是很紧的文稿，写完后先不急着修改，不妨暂时搁置一下。随着时间的推移，我们对一些事情的认识可能更加全面、系统、深刻，也更加理性冷静。过一段时间重新审视旧作，往往有更多的感触、体会和想法，此时再精雕细琢，即可使文稿更加完美。

四是征求意见法。这也是最为常用的方法。对事关全局性战略性的重要文稿，如党代会、"两会"等大型会议的工作报告，重大的战略规划、意见、决定等，可通过召开座谈会、网络征求意见等方式，在一定范围内征求相关部门与相关人士的意见，并根据征求收集到的意见进行修改完善。

五是换位思考法。写作的目的是向受众传递有价值的信息，从而达到作者想要的效果。为了提升文章的针对性和实效性，我们需要围绕不同的受众，采取有针对性的表达方式，以便让对方听得懂、看得明白。但是，很多人往往忽略了这一点，甚至有个别人故意将文章写得高深莫测，晦涩难懂，以显示自己有水平，这是极其错误的做法。有时候作者自以为表达得很清楚，但读者由于知识、阅历等方面的原因，而无法准确理解。习近平总书记的文章、讲话之所以很受群众喜欢，就是因为写得朴实，能够运用接地气而又通俗的语言，将复杂的道理简单地表达出来。因此，大家在修改文章时,不妨换位思考一下，站在受众的角度，去读一读、看一看、听一听。

一旦找准了文章的毛病所在之后，我们便可对症下药，采取以下几种方式进行修改：

一是增补法。凡是文章篇幅偏短、素材单一、思想观点表达不够丰满、言犹未尽，需要扩充句子，增加内容的，都可以用增补法。使用增补法时，要避免材料的罗列堆砌，切忌饥不择食、鱼目混珠。

二是删减法。相对于增补法，删减法是针对文章篇幅偏长、材料雍肿不堪、语言累赘繁冗、废话连篇而言的。通过除去冗词赘句，让文稿更加简明扼要、短小精悍。当然，为文者在删减自己的文章时，需要痛下决心，否则，会难以下手。正如鲁迅先生所言:"写完后至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去,毫不可惜。"

三是调换法。调换法又包括"对调"和"撤换"两种情形。所谓"对调"，就是让安错位置的文字"归队"。因此，凡是层次段落安排紊乱的，语言组织失序的，均可用调换法。通过调换，让文章的表达更加有序、准确、合理。所谓"撤换"，就是将不够恰当的内容换成其他合适的内容。

四是订正法。凡是语言文字不够精准，引用的素材、事例、数据有误的，均应校订、改正。

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