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印信管理制度

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印信管理制度

1.总则

1.1目的

公司印章是企业合法存在的标志,企业权力的象征。为了公司印章安全、规范的使用和管理,有效维护公司利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定本制度。

1.2定义

本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上,需以公司或有关部门名义证明其权威性而使用的印章。

1.3适用范围

适用于集团公司本部印章、介绍信的使用管理。各子公司依据集团公司印信管理制度,制定本单位印信管理制度。

2.职责

2.1行政人事部

2.1.1负责企业法人印章、法定代表人印章、总经理印章的刻制及管理。

2.1.2负责介绍信、法人委托书的使用及管理。

2.1.3负责公司下设职能部门行政印章、及各类专用章(合同专用章、财务专用章、业务专用章等)的刻制。

2.1.4负责所有电子印章的制作、变更、销毁及备案工作。

2.2党群工作部

负责党委、共青团及下设机构、总支、支部印章和党委书记印章的刻制及管理。

2.3工会办公室

负责工会及下设分会印章和工会法定代表人印章的刻制及管理。

2.4审计监察部

负责纪委印章的刻制及管理。

2.4各职能部门

2.4.1负责本部门印章的管理。

2.4.2法律事务部按照《合同专用章管理办法》负责对"合同专用章"管理。

2.4.3财务部负责"财务专用章"的使用管理。

2.4.4钢加公司负责"业务专用章"的使用管理。

2.4.5印信管理部门应建立印信使用登记台账,公司法人印章、党委印章、纪委印章、工会印章、团委印章及合同专用章、财务专用章等印章,必须有具体负责人。加盖印章,须履行OA审批程序,并填写印信审批单(附件3),经负责印章管理的部门负责人审签,重要事项须经法律事务部等风险部门出具审核意见,该事项有审批权限的领导审签后方可盖章,确保印章使用范围与审批签字许可范围一致,并做好印信使用登记工作,经办人进行登记签字。重要事项印信管理部门应保留备份并定期归档,以备核查。

3.印信的种类

3.1法人印章:即"某某有限责任公司"印章,以及钢印,用于加盖各种证件,等同于正式法人印章。

3.2党群机构印章。

3.2.1党委印章,即"某某有限责任公司委员会"印章,企业党组织下设党委总支、直属支部印章等。

3.2.2工会印章即"某某有限责任公司工会委员会"印章,工会下设基层工会印章;工会所辖和牵头的群众组织、工作机构的印章。

3.2.3共青团印章即"某某有限责任公司委员会"印章,团委下设基层支部印章。

3.3企业下设的职能部门、机构、分厂、车间、作业区等印章,刻有各单位名称,不具有法人效力。

3.4各类专用章,"合同专用章"、"财务专用章""业务专用章"等。

3.5法定代表人印章:行政法定代表人印章和工会法定代表人印章。

3.6党委书记印章。

3.7介绍信,用于证明有关事项或人员系公司认可的书面证明。

3.8电子印章,与实物印章必须同等管理。

4.印章的规格

4.1企业党、政、工印章直径为42mm。

4.2企业党、政、工及下设有关工作职能机构印章直径为38mm。

4.3企业二级单位及下设立的党政群组织的印章直径为36mm。

4.4各单位(部门)"业务专用章"直径不得大于36mm。

5.印章的制发

5.1行政人事部、党群工作部、工会办公室刻制印章前,应根据有关机构设置文件,确定印章规格,经主管领导审批后,落实专人刻制。

5.2各职能部门业务专用章和车间(作业区)工段、车间党支部、工会分会、团总支、团支部等印章,由各管理部门自行刻制。刻制前,由本部门根据有关机构设置文件提出计划,经本部门主管领导审核批准,报党、政、工对应部门备案。

5.3党委、团委及其下设机构、各总支、直属支部印章,由党群工作部根据有关文件精神,提出计划,经党委书记审批后,落实专人统一刻制。

5.4工会及其下设机构、各基层工会印章,由工会办公室根据有关文件精神,提出计划,经集团公司工会主席审批后,落实专人统一刻制。

5.5法定代表人及党委书记印章由责任部门征求领导本人同意,按照上级有关要求进行刻制,并落实专人保管。

5.6车间(作业区)工段、车间党支部、工会分会、团组织各总支、支部等一般不提倡制印。

6.印章的启用

6.1印章启用前,行政人事部、党群工作部、工会办公室分别对各自负责刻制的印章,下发印章启用通知;各生产单位(矿、公司)综合办公室负责刻制的印章,由本单位下发启用通知。

6.2印章启用通知必须抄送有关单位和领导。

7.印信的使用

7.1公司法人印章的使用,一般事项内部用印须经公司主管领导审批,重要事项和对外事项用印须经党政领导批准,完成OA系统印信审批流程后方可加盖。

7.2法定代表人印章的使用,需经法定代表本人或被授权人同意,完成OA系统印信审批流程后方可加盖。

7.3印章管理人员必须切实负责,印章存放地点必须加锁,不得随意放置或自行转交他人。若因事离岗需移交他人的,应由部门负责人指定专人代替,并办理移交手续,填写移交登记表(附件1)。

7.4印章管理员必须建立印章使用登记台账(附件2),严格执行审批和登记制度。并做好定期存档工作。

7.5加盖印章必须使用红色印泥,印痕必须清晰、端正,位置正确。原则上不允许出现盖有印章的空白材料或纸张,确因工作需要,用印人应主动讲清楚用途,一般事项内部用印须经公司主管领导审批,重要事项和对外事项用印须经党政领导批准,完成OA系统用印审批流程后方可办理,同时必须在用印台账上登记详细,未使用要主动退回、注销。

7.6严禁私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要,确需带出使用,一般事项内部用印须经公司主管领导审批,重要事项和对外事项用印须经党政领导批准,完成OA系统印信审批流程,并办理外借登记手续后方可带出,印章外借期间,借印人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任。

7.7介绍信的开具一般事项内部用印须经公司主管领导审批,重要事项和对外事项用印须经党政领导批准,完成OA系统印信审批流程,同时必须在用印台账上登记详细。介绍信内容要与印信审批流程中用印事由一致,行政人事部印信管理人员负责抄写,且不能开具空白介绍信。介绍信存根妥善保管,按保密要求归档,保管期限5年。因情况变化,介绍信领用人未使用介绍信,应即主动退还行政人事部。

7.8电子印章

7.8.1仅用于集团内部常规业务往来的文件和函件,其效力等同于纸质公文。

7.8.2不得用于对外印发的公文,以及合同、协议、委托书、介绍信等资料。

7.8.3用印流程与实物印章用印流程一致。

8.印章的停用

8.1下列情况,印章需停用

8.1.1单位名称变更。

8.1.2印章老化损坏。

8.1.3印章丢失或被窃。

8.2印章停用需经主管领导批准后,送至行政人事部切角归档。

9.印章的回收与销毁

9.1机构变更后,颁发、启用新印章前必须收回旧章。各单位对各自负责刻制的旧印章进行收回,汇总列出清单,分别经主管领导审批后,切角归档,移交档案室专人保管或进行销毁,并做好签字登记。

9.2企业名称及法定代表人发生变更时,法人印章必须按照国家有关法律程序进行变更、重刻、销毁;作废的法定代表人印章应送还本人。

9.3凡各负责人私章在办公室管理的,因其工作发生变动的,私章应交还本人。

9.4各类"专用章"在其业务撤销后,应及时交回,由行政人事部做好登记,进行销毁,避免工作失误。

10.其它

10.1印章遗失后,应立即向本单位领导说明情况,并向刻制单位报告,由刻制单位向有关单位报案,并公告遗失声明,办理有关手续。

10.2印章管理人员应选派政治思想好、业务能力强、工作认真负责,严守机密,并熟悉文秘管理知识的同志担任。

10.3严禁违规用印,对于用印出现的问题,应及时根据情节予以批评和纠正;对造成不良影响和后果的,给予行政处分;对造成经济损失的,承担相应赔偿责任;触犯刑律的依法处理。

11.附则

11.1集团各子公司、协作单位可参照本制度执行。

11.2本制度由行政人事部负责解释。

11.3本制度自颁布之日起执行。

12.相关记录

印章移交台账

印信使用登记台账

印信审批单

附件1

序号

印章名称

数量

印模

移交人

交接人

印章移交台账

附件2

印章使用登记台账

序号

时间

用途

批准人

经办单位

经办人

备注

第页

附件3

印信审批单

单位

经办人

事项

用印□

印章名称

借印□

印章名称

开具介绍信□开具证明□

是否需要法律事务部等风险部门出具审核意见

是□否□

事由

部门负责人

主管领导

行政人事部

负责人

公司领导

年月日

制度会签、审批表

编制单位:行政人事部M/R02

制度名称

印信管理制度

制度编号

SGLGJT/XZ.YXGL-2019A

编写人

日期

2019年5月13日

单位

姓名

单位

姓名

会签日期

2019年5月17日

审核人

日期

日期

批准人

日期

运营管理部

日期

发布日期

实施日期

备注

精选图文

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