会议管理办法

会议管理办法

第一章总则

第一条为规范学院各类会议的组织与管理，提高会议质量和效率，根据上级有关文件精神，特制定本办法。

第二条本办法所指的学院会议主要包括院党委（扩大）会议、院长办公会议、全院性大会、工作大会、全院干部会议、部门业务会议、专题工作会议及各类委员会（领导小组）会议等。

第二章会议分类

第三条党委（扩大）会议是学院党委议事、决策的主要形式。

第四条院长办公会议是院领导集体研究和决策重要行政事项的会议，是院长行使职权、对学院行政事务进行管理的有效形式。

第五条全院性大会是指教职工（代表）大会、党员（代表）大会、工会（代表）大会、学生（代表）大会、团员（代表）大会等。

第六条工作大会是指学年（学期）工作会议、教学工作会议、科研工作会议、党建与思想政治工作会议、党风廉政建设工作会议、年度表彰会议等。

第七条部门业务会议是指院领导就分管工作召开的会议。

第八条专题工作会议是指院领导或职能部门部署专项工作而召开的会议。

第九条各类委员会（领导小组）会议主要包括学院正式发文成立的各类委员会或领导小组负责人召集的会议

第三章会议召开原则

第十条规范。会议组织单位应提前做好会议的申请、筹备、组织等工作，会议相关部门密切配合，分工协作。要尽量减少临时性会议，使会议有序、规范。

第十一条精简。未经学院党委、行政批准，不得召开全院性大会和工作会议；严格控制各类纪念会、庆祝会、表彰会、测评会等；议题相近、出席领导与参会人员基本相同的会议合并召开；前期筹备工作能以非会议形式进行的，原则上不再召开协调会；能以文件、电话、网络平台形式部署的，不再召开会议。

第十二条节俭。严格控制会期、规模和经费开支，各类会议原则上在院内召开。如确需在院外举行的，事前须经分管领导同意（如有必要提请主要院领导审批），向学院办公室报备，并从严控制会议经费。精简会议材料，一般不印发领导讲话、不发材料袋；不得在风景区、度假区开会，不得借召开会议之名大吃大喝和发放纪念品，不得组织消费娱乐、旅游观光和与会议无关的活动。会场的安排和布置要简洁、实用、节约，不摆鲜花、水果、香烟等。需要申请专项经费的大型会议，由会议牵头单位按规定程序报批，做到专款专用。

第十三条高效。会议必须中心突出、主题鲜明，内容充实。控制会议规模，各类会议按照业务对口原则，只安排与会议内容密切相关的单位及人员参加，不随意提高出席人员规格和扩大出席对象范围；可由分管院领导出席的会议不请主要院领导出席；只需一名院领导出席的会议，不邀请多名院领导出席。简化会议议程，讲短话开短会，除特殊情况外，各类工作会议时间一般控制在两小时之内。

第四章会议申报程序

第十四条院党委（扩大）会议、院长办公会议议题由呈报单位拟定，经分管院领导同意后由呈报单位于会议前一周周四下班前通过办公系统提出，交学院办公室汇总，由主要院领导审定后统一安排上会。一般每两周召开一次。

第十五条全院性大会一般列入学院年度党政工作要点，由归口单位牵头成立会务工作组，制定会议实施方案，经上级有关部门或学院党委审批，根据会议召开程序，定期召开。

第十六条全院性工作会议由学院党委或行政决定召开。

第十七条院领导召集的部门业务会议由牵头单位提出，经分管校领导审核，向党政办公室报备。

第十八条专题工作会议由牵头单位提出，并拟定方案、经分管院领导同意（如有必要提请主要校领导审批），向党政办公室报备。

第十九条各类委员会（领导小组）会议由牵头单位提出，经主要院领导审查同意后，向党政办公室报备。

第二十条学院承办的各类会议由有关单位提出并拟定工作方案，经分管领导审核同意，向党政办公室报备后召开；重大会议报主要院领导批准。

第二十一条各类会议安排都应由牵头单位于每周五上午11点前经办公系统（会议管理模块）向学院办公室报备。学院办公室负责编排周会议安排表，并于每周一在校园网发布。会议参会对象，原则由会议牵头单位负责通知与会人员。

第五章会议准备与组织

第二十二条院党委（扩大）会议、院长办公会议由党政办公室负责会议准备和组织工作。会议材料由呈报单位与相关部门协商论证后拟定，经分管院领导审批同意后，至少提前两个工作日交党政办公室。原则上未按时提交会议材料的议题不安排上会审定。原则上任何单位及个人不得更改会议材料。

第二十三条全院性大会由会务工作组负责会议的筹备和组织工作

第二十四条学年（学期）工作会议由党政办公室负责会议准备和组织协调；其他全院性工作会议由相关职能部门负责会议准备和组织协调，相关单位配合。

第二十五条部门业务会议、专题工作会议、各类委员会（领导小组）会议、学院承办的各类会议等会议由会议牵头单位或承办单位负责会议准备和组织协调，并做好会议材料准备、整理、归档工作。需要多个部门共同参与的，会议牵头单位或承办单位可提请分管院领导协调，其他单位配合。

第二十六条学院各类会议由学院党政办公室总体协调，统筹安排，统一管理。未经批准，任何单位和个人不得以学院名义召开会议，任何院外单位、机构、公司、团体和个人不得不经批准使用院内场所举办各类活动和会议。

第二十七条学院召开的全院性会议，一般由主要院领导或相关院领导出席讲话；职能部门承办的全院性会议，一般由分管院领导出席讲话；主要院领导原则上不参加二级单位召开的工作会议和业务会议。学院召开的全院性会议，主要院领导的讲话稿一般由学院党政办公室起草；职能部门承办的全院性会议，会议报告、领导讲话、领导致辞，由会议组织单位根据会议内容和要求负责起草，送相关校领导审阅后，报学院办公室备案。

第二十八条会议组织单位必须加强安全意识，做好安全防范工作。保卫处负责学校重要会议和活动的安全保卫与秩序维护。

第六章会议纪律和要求

第二十九条遵守法律法规。学院各级各类会议不得违反国家法律法规和教育方针政策，不得宣传迷信、搞宗教活动，不得干扰学院正常的教学、生活秩序。

第三十条严格会议纪律。参会人员必须按时出席会议，严禁与会人员无故缺席、迟到、早退；原则上不能顶替，如有特殊情况不能出席会议者须提前向主要院领导或主持会议的领导请假，并报会议牵头单位备案。相关部门对会议纪律执行情况，包括会议出勤、履行请假制度及会风会纪等情况定期通报。

第三十二条严格保密纪律。会议内容一般以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开、或由校内新闻进行报道。会议讨论的内容和议定的事项，在未公开之前，与会人员要按会议要求保守秘密，不得对外泄露。

第七章附则

第三十三条本办法自发文之日起施行，由学院党政办公室负责解释。