企业合同管理制度(第2/2页)

第二十条 合同用章的管理

（一）刻制合同专用章，按规定须持有营业执照副本到工商行政管理部门提出申请，由工商行政管理部门出具刻制印章证明，经公安部门批准后到指定的部门刻制。

（二）合同用章的使用与保管

1. 合同用章要责成专人保管，建立使用程序和保管措施；

2. 合同用章的使用，必须按法定代表人授权的范围，超越范围不准使用；

3. 合同专用章不准携带外出，必须携带的须经领导批准，并登记，回来后由合同管理员检查是否丢失或超越使用权限等。不准盖空白的合同书；

4. 合同用章丢失应立即在报纸、电视、广播声明作废。

第二十一条 合同台帐与资料的管理

（一）各分、子公司设专或兼职人员负责合同管理。

（二）合同管理人员应建立标准的合同签订、审批、履行、纠纷处理等情况台帐或档案资料等，并认真登记保管。

（三）合同台帐的内容包括签约双方当事人的名称、地址、法人代表、姓名、签订合同的时间、标的和价款、履行期限等都要详细记载。

（四）合同资料除合同正副本外还包括电报、信函、账册、图表及涉及纠纷案件等经济内容的资料都要妥善保管。

（五）合同执行完毕，合同管理人员应在年底将相关的合同资料移交办公室统一归档。

（六）合同资料的保管期限

1. 永久保留的合同资料。

2. 长期保存的合同资料（一般为15年）。例如：购进量大、精密、稀有设备及其文书。横向联营合同及其文书等；

3. 短期保存的合同（一般为3年）。例如：各类产品的购销合同、加工承揽合同、运输合同等；

4. 上述各类合同在保管期限内如有法律所规定的权利与义务未完结或存在经济纠纷等情况，合同应继续保留，不受上述规定的保管期限的限制。

（七）合同资料的借阅

因工作需要借阅经济合同资料时，按借阅档案有关规定进行登记，不准擅自外借，复印时须经领导批准，并及时归档。

第二十二条 合同资料的统计上报

1. 各分、子公司的合同管理员于次月5日前上报上月的合同统计报表（见附件3）、所签合同的原件、合同审查审批表的复印件、经济纠纷资料的复印件；

2. 资料上报时，经营管理部门与合同管理员签字交接；

3. 经营管理部门负责各公司合同资料的统一归档整理，建立合同统计台帐和合同档案，负责上一级部门的资料报送工作

第六章 附则

第二十三条 本办法如与国家或有关主管部门规定抵触者，以国家及有关主管部门的规定为准。

第二十四条 本办法由经营管理部门负责修订及解释。

第二十五条 本办法自公布之日起执行。