企事业单位公文写作的方法与技巧

企事业单位公文写作的方法与技巧

所谓公文，就是"公务文书"的简称。就整个社会机构来说，它承载着"上传下达、左右沟通""记录归档、反馈备查"等方面的重大职能。在信息内容上是否准确，在理解应用上是否到位，在形式表达上是否规范，在公信力上是否有效，都是决定"公务文书"能否发挥应有作用的关键性因素。只有基本具备上述因素，才能真正达到公文写作的要求。有人把公文说成"八股文"，这既是一种不负责任的胡乱譬喻，又是实实在在的"行外话"。

在机关、团体和企事业单位等公务活动中，公文是传递信息、记录事务的重要形式和载体，具有格式上的规范性、内容上的完备性和功能上的效用性等基本特征。由于它时刻应用在各类公务活动中，所以正确、规范而又熟练地撰写公文，是每位公务人员尤其文秘人员应当具备的公务能力和基本素养。公文语言文字和内容的写作，除了"简洁、明确"等具体要求外，还需要讲求"言之有物、行之有理"。所谓"理"，既指内容上的逻辑性，又指形式上的规范性。

一、简析"不规范公文"现象及其主要成因

我国自古就有"字如其人"的说法，其实"文如其人"又何尝不是如此，然而就"公务文本"而言，由于这样那样的因素，其中"不规范"现象是客观的，甚至是普遍存在的。比如，公文写作的主体如果是领导者，他们往往胸有大格局，却没有时间精力、思维能力或者书写水平等，自己去完全搞定公文写作，所写出来的公文在"文、言、形、理"等各个方面，难以有效地规避"失范"现象。而这些公文如果让"写作人员"--辅助领导写作的专业人员去奉命而作，他们虽然具有一定的写作能力和专业水平，往往由于缺乏领导者的高度和格局，没有身体力行地去学习与思考、实践与探索，尽管努力体现领导者的显意图，也难以逃脱"领导讲些什么就写些什么"的局限性，所写出来的公务文书自然也会出现"不规范"现象。再如，在"写作客体"--公务信息上是否客观和精准，在"写作受体"--发文对象上是否存在"无的放矢、不看对象"问题，在"写作载体"--公文体式和撰写程序上是否发生"脱节或不严密"等等。所有这些，都是造成公文不规范现象的主客观因素。在上述种种矛盾状态下，公文写作与普通意义上的写作学、新闻学、文学等难以区别开来，也就基本形成当前公文写作领域中的"失范"现象。要从根本上有效扭转这些乱象，必须在立足基本功基础上，善于讲求一系列策略和技巧。

二、立足写作人员角度试说公文写作策略和技巧

作为"捉刀者"，写作人员要立足主题，精心审思和合理筹划，做到"六有"，即有站位、有格局、有情怀、有章法、有干货、有积累，并在此基础上，努力学会并善于把握如下一些策略和技巧，进而在熟能生巧中写就"规范性"公文。

（一）立足单位实际，明确公文写作目的。公文写作只有首先明确主要目的--写作的对象和意图，才能确保它与制文单位（或部门）的职权范围一致，这是有效把握写作口吻、基本分寸的客观基础和必要前提，否则，在"大方向"上容易发生偏差，这是"大忌讳"。其思维流程大致如下：一是准确明确主旨。公文讲求"阐发基本观点""准备解决问题""有何理论依据"，以及"收文对象"和"发送范围"等，缺乏对公文主旨的了解和把握，无异于"盲人摸象"。二是结合实际，把上述元素融为一体。从语言角度来讲，在明确主旨后，要善于对其中各类元素进行解析和分类，并通过"化繁杂为简约、化细节为条理"，形成"该粗该细、清晰明了"的条路思维，这既是"核心"，也是体现写作人"抓大放小"能力的关键。三是保持政策的系统性和连贯性。无论什么样的公文，一旦制成并发布出去，就具有相应的权威性和指导性，"烦琐性、碎片化"现象，既有损单位和公文的公信力，又让收文对象难以实际操作。因此，公文写作必须要与单位意志相契合，具有明确的目的和指向性，方能凸显公文的实效。

（二）体现领导意图，搭建公文基本框架。良好的思维意识是一切活动的开端，公文写作亦不例外，需要精准领会领导的意图。有些人所写出来的公文之所以让领导不甚满意，这并非自己不够努力或者写作功底欠佳，而是公文内容还有框架结构难以充分体现单位领导的意图。身为公文写作者，所写出来的公文不是让自己看的，而是把单位组织以及领导的主要设计和实际做法展示出来，在相应的范围内形成最优化效益和最大化效应，这才是成功。正因为如此，在明确公文主旨基础上，要通过请示、探讨和揣摩等，努力领会单位组织或领导人的内在想法和实际意图，这样才有目的性、针对性和精准度，写作起来既比较得心应手又显得事半功倍，否则，就会容易误人误己。在明确领导意图后，集中精力搭建公文的"骨骼框架"--即提纲，这是公文基本架构及其思想内容的"蓝图"。公文提纲要确定基本观点和核心材料，切实体现公文内容的主旨。对于列写提纲来说，这既是一种探索与发现，又是"确定与分析、研究与解决"问题的过程，完成了这种"蓝图"构建，公文写作离成功就很近了。

（三）善以多元方法，加强逻辑思维打造。"没有了逻辑性，就没有了公文形象"。"逻辑性"不仅是公文写作的应有之义，还是其他无可替代的"必需品"。无论在日常工作还是实际过程中，公文写作要让"逻辑思维"的训练随时陪伴左右。那么，如何善于利用多元法对所写公文进行逻辑思维上的磨砺与打造呢？一是"推理立论"法，就是紧紧围绕公文主题，运用发散性思维演绎方式，对所涉问题进行逻辑推理，从中拟订分论点和层次，填充材料并完成构思。二是"列举归纳"法，就是围绕公文主题，把所写内容列举出来，在此基础上，从"个别事实"到"一般性概念"再进行归纳、合并和归类，进而梳理并形成与主题密切相关、观点鲜明新颖且包容度较大的一系列问题。三是"抽丝剥茧"法，对于如"专项工作方案、专题报告、专项总结"之类的公文写作，要善于抓住时间顺序或事物发展进程等，由近及远、由浅入深地层层展开，并且根据表达需要，在主线的适当处安排层次，这就是所谓的"抽茧剥丝"方法。撰写公文的方法多元但不刻板，我们需要在写作过程之中融入理性思维，因主题而律动。

（四）运用理性思维，谋求公文审美效果。所谓"理性"，从社会学定义来说，即是指识别、判断与评估实际理由以及让人的实际行为趋向并符合特定目的等方面的智能元素。人的理性思考能力，就是指善于运用"判断与推理"思维进行抽象思考的能力。其特点主要包括客观的态度、全面的认识、详细的分析、后果的预知等几个方面，这是一种能够"相对看待世界"的能力和方式。理论和实践同时表明，上述几个方面正是在公文写作中所需求的能力与品质。正因为如此，在公文写作过程和初稿形成后，写作人要充分应用自己的理性思维能力，从"立意、选材、布局、定型"上，全方位、立体式地进行实际操作和修正润色；并在此基础上，站在"组织或领导者"高度，本着"代言人"角色，坚持"精品打造"意识，对自己所写的公文在内容与内涵、谋篇与布局、力度与深度等各个方面，进行精益求精式的审美与拔高，努力达成"内外兼修、内外兼优"的效果，充分展示本单位或本部门的亮丽风采，博得在外界心目中的美好形象。

（五）集中众人智慧，赢得公文最大认同。"两人智慧胜一人"。这一流传甚广的信条式舶来语，意在强调"合作求胜"的必要性和重要性，与"三个臭皮匠，赛过诸葛亮"这一俗语有异曲同工之妙。公文写作又何尝不是如此的呢？非但如此，公文写作的实际影响力往往更大，需要同时把"四情"相互渗透并有效地融合起来，即"上情、中情、下情、外情"。只有这样，才能赢得最大程度的认同感。比如，在公文稿成形后，请有经验的同行或者相关人士阅读，让他们从内容、字词句、结构形式等方面帮助修正，博取他们的宝贵意见。即便哪怕一个字词一个标点，也是有所收获的。再如，要想让组织和领导满意，就必须在成稿后送呈主要领导进行审阅，并根据他们的意见和建议加以修改，尤其是讲话稿，更需送相关领导通审。如此而为，不仅有利于规避遗漏、歧义和错误等现象，而且有利于构建良好的上下级关系和同事关系；对于公文写作者来说，也是"有百利而无一害"的裨益和促进之事。

总之，在社会信息化特质日益加剧的今天，公文及其写作在公务活动中的运用越来越频繁，发挥的作用越来越大、影响越来越深，既可以体现一个单位或部门的内在精神，又能够为单位或部门赢得发展和未来。这是一种融"智慧与情感、能力与艺术"为一体的重大课题，我们必须悉心研究，不断锤炼公文写作的策略与技巧，提升公文质量，为单位贡献才智和力量。