“我要写”系列之会议纪要
三、拟写会议纪要要注意的问题及要求
十、相关阅读：会议认为、会议指出、会议强调、会议要求——公文写作中到底该用哪个？
会议纪要，是一种根据会议记录、会议文件、或其它有关会议材料，就会议宗旨、情况和研究讨论的问题及处理的结果而形成的概括性较强的文书，也是需要贯彻落实的书面文件。是机关日常工作的文书种类。它介于以记载和传达会议主要精神和议定事项，也可以向上级机关汇报会议情况。它介于“决定”和“简报”之间，兼有通报情况和借以指导、推动工作的作用。它不如“决定”那样庄重，但又比“简报”更具有指导意义。
一、会议纪要的种类
会议纪要因会议的性质、任务、作用不同而不同，有种类繁多的会议，所以会议纪要也有多种类型，经常使用的主要有六种：
1、决议型会议纪要
这种会议纪要的决议性质比较强，主要用于记载会议议定和协商的事项，所写的内容是重要的、结论性的问题，其政策性、规范性、原则性比较强，需要有关单位共同遵守执行，具有明确的指导作用。这种会议纪要须经过大会讨论通过才能发布。一般工作会议、工作经验会议或其它的行政会议，都可发这样的纪要，它带有“指示”“决定”的特点，如《〔…〕军事教育训练工作会议纪要》就属于这种类型。
2、例会型会议纪要
这类纪要适用于专门研究处理日常行政事务的会议，它有固定的时间或每周一次，或每月、每季一次；有相对固定的出席人员，如首长办公会，一般是首长出席，与会议有关的部门领导列席。其主要内容是由首长、领导机关经集体研究后做出决定的事项，以纪要的形式印发给有关部门，作为机关工作的依据，如《〔…〕贯彻〔…〕首长办公会议纪要》。
3、专题型会议纪要
这类会议纪要用得最多，适用于专门研究解决一重要问题而召开的会议。它不仅记载会议的结论，而且阐发其中的道理，不仅有一定的权威性，而且有一定的说理性。这种纪要下发，对部队的有关工作具有重要的指导作用，如《〔…〕贯彻侵略军军事训练会议研讨会纪要》。
4、联系型会议纪要
不同单位或系统、部门为解决有共同关系的问题而召开的一种联系性会议，坐在一起商讨协调，取得一致性意见，用会议纪要的形式加以记载，作为共同执行的依据，叫作联系型会议纪要。
5、技术型会议纪要
这类会议纪要是各种技术业务会议，把对各种技术鉴定、专门业务性问题研究的结果，所写成的备用材料。
6、综合性会议纪要
这类纪要适用于全面概括会议的精神，全方位反映会议概况，既归纳一致意见，也反映分歧性意见，适用于学术研讨会，论证会等。如《总政治部宣传部社会主义精神文明理论研讨会纪要》，就属于这类纪要。
二、会议纪要的基本结构及写法
会议纪要的基本结构包括：标题、时间、正文、结尾四个部分。
1、标题
会议纪要的标题根据不同会议的性质和内容，有不同的结构形式。
（1）、“会议名称+纪要”的形式。如《全区〔…〕以下政工干部坐谈会会议纪要》、《〔…〕第〔…〕一九九九年第四次首长办公会议纪要》等。
（2）揭示会议主要宗旨的形式。有的会议纪要的标题可通过揭示会议主要精神的形式加以确定，如《关于加强部队经常性管理工作会议纪要》等。
（3）双标题形式。正标题反映会议的基本精神，副标题写出会议的名称，如《服从大局，做精减整编的“开明之士”——〔…〕省军区宣传处学习〔…〕文件讨论会议纪要》。
2、时间
这里的“时间”是指法定效力时间的确定和具署。会议纪要生效时间的确定，一般是以会议主持人审核签批为依据的。印发文件时生效日期的具署，通常有两种形式：有明确版头的要具署在版头之下，标题之上，和印制单位的名称（法定作者）平齐；无明确版头的，要具署在标题之下，并用括号括起来，不过无论哪种情况，正文末尾都不再具署发文时间和发文单位的名称。
3、正文
会议纪要正文，分为正文开头和正文文体两部分。
正文开头一般写会议概况，主要写明召开会议依据、背景、主要目的、会议的名称、召开单位、会议地点、起止时间、与会人员（包括人数、主持人、出席会议的领导及特殊人员），以及他们在会议期间进行过的主要活动（如讲话、作报告）等。必要时还要反映报告主要内容或摘要，以及会议的基本议题、主要活动、会议的结果（即达到了什么目的，作出了什么决定，如重要会议还要作出基本评价）。以上内容，有时根据需要可适当增减。会议概况主要有两种表现形式：一种是综述式，就是将有关情况一体结构，加以叙述。这种形式多适用于大、中型专题会议等。另一种是条目式，就是分条列项表述有关内容。例行会议（如办公会议、党委会议等）多采用这种形式。会议纪要开头部分，实质上是反映会议的有关自然情况，既是会议简介，又起到承上启下的引导作用，是通篇的导言和序论，文字既要简洁、凝炼、准确，又要引人注目，光彩照人，真正起到“凤头”作用，同进要注意留有充分的余地让主体部分去展开。
正文主体是会议纪要的核心部分，一般应写明会议进展情况，会议研究的问题，报告和发言的主要精神和要点，对各项议程的讨论意见和结果，会议提出的任务和今后的要求等。要写好这部分内容，必须首先对原始材料进行认真分析、概括、提炼和加工。具体的写法是：
一是采取综合归纳式。即把会议报告、发言、讨论等有关内容综合归纳，尔后分条列项加以表述。
二是采用层次递进式。即先提出问题，再分析原因，最后拿出措施。其特点是逻辑顺序清晰严密，以中心问题为主线，引导全文的结构依次递进。这种层次递进写法，可以在每段的首句写上“会议认为”、“会议提出”、“会议强调”、“会议讨论了”、“与会人员一致表示”、“会议同意”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等用语，作为段落提领语，有些只有部分段用。使用这种特殊用语，要根据会议纪要的不同目的而恰当地使用。如果是上报的会议纪要，就要用“会议讨论了”、“与会同志一致认为”、“会议提出”、“会议考虑”等。如下发的会议纪要，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等。这种层次递进形式比较适合于专题性会议纪要。
三是采取整体贯通式。这种形式不再将会议的主要内容部分成部分或层次，只是组织成几个自然段不加标题、序号，一体叙述。其特点是结构紧密，篇幅短小，适用于内容不复杂的中小型专题会议纪要。
四是采取分别摘录式。这种方式，按照会议议程推进顺序（有时按发言人的时间顺序，有时按会议内容的业务联系顺序），整理成几个方面的问题进行记述，必要时可注明发言人的姓名、职务以及有关情况。这中形式与会议记录有相似之处，但又不仅仅简单的记录稿，还从全面、系统反映会议情况出发，进行必要的裁剪，归纳整理和加工，使主题更集中、文字更简练。其特点是，对会议有关问题反映的更为真实、具体而又生动。坐谈会、研讨会、专题研讨会的纪要常采用这种形式。
4、结尾
会议纪要一般不单独结尾，写完有关会议结果的最后一个问题即结束。但也有的会议纪要专设结尾段落，其内容一般有以下几个方面：一是提出希望，发出号召；二是提建议，提要求；三是谈收获，体会；四是将会议情况中的有关内容放在末尾补充说明并作结尾段落，其中包括会议中提到但末能解决，或虽作研究但仍末取得一致意见需要下次会议商议、或继续做好相应的辅助性工作后，才能作进一步安排会议遗留问题。
三、拟写会议纪要要注意的问题及要求
（一）要正确把握纪要与简报、决定、会议记录的区别。
会议纪要的基本功能是如实地记载和传达有关会议的精神和有关议定事项。它与简报、决定、会议记录等文书具有相同的作用，但是它们之间也有区别。
1、记录与简报的区别
一是承担的任务不同。简报只是报告和交流情况，供上下左右参考，对阅读对象没有硬性要求，一般没有约束力。但会议纪要则有一定的权威性，它的结论可以指导有关方面统一认识，它的决定要求有关方面照办，它对特定的阅读对象有一定的指导和特约作用。二是作者写作的态度不同。简报作者在写简报中可以对所写的事情以表议论，谈想法，既可肯定也可否定。会议纪要则必须忠实于会议情况，不允许作者在纪要中对其内容进行评论。三是文书篇幅要求不同。简报要求文字简短，一般在千字左右，最多不超过两千字。会议纪要则不受文字长短的限定，该短就短，该长则长。此外，会议纪要可以缩写为简报，简报则起不到纪要的作用。
2、纪要与决定的区别
一是内容和轻重程度不同。纪要的内容可轻可重，可以有党、国家、的大事，也可以有日常的具体工作。决定的内容则常常是一个单位、一个部门、一个系统，发至党、国家、的重要问题、重大事件。纪要可以反映会议上不同观点，而决定只能反映大多数通过的统一观点。一份纪要可以同时写不同方面且毫无关系的几项决定，一个决定则只能写某一方面或某一问题。二是形式不一样。纪要是根据会议情况写的要点，起草后只要有关主管负责人审阅同意就要可以定稿。决定则必须经过与会者表决，按法定程序通过后才能行文。三是社会效用不尽相同。纪要虽然有一定的权威性，但并非所有内容都要求有关方面依照办理，认真执行，只是其中有决定性质的，才必须遵照执行。有的纪要一般只起引导、指导或参照执行的作用。决议则一旦形成，有关方面就必须严格执行。
3、纪要与会议记录的区别
会议纪录，无论详细记录还是摘要记录，都是原始记载，参加会议的人怎么说，就怎么记，既不能删除重要内容，也不能添枝加叶；纪要则是在记录的基础上，通过执笔者的综合分析，摘其要点，舍其芜杂，按一定逻辑顺序，编排加工而成。记录不是文章，只能作为文章的原始材料；纪要则通过抽象思维，加工制作后形成的文章。
（二）会议纪要必须记要
会议纪要，顾名思义就是摘其要而记之。所以撰写会议纪要必须记要。这就是要求抓住会议的中心议题，把各种问题分类排队，分清主次，围绕中心议题进行概括和叙述。不管是思想认识问题，还是奋斗目标、规划以及具体措施、方法、组织领导等，都要紧扣会议中心去展开，切不可面面俱到而造成中心不突出。为此撰写会议纪要必须做到正确取舍材料。不能把会议讨论和研究的所有问题都罗列在一起，“眉毛胡子一把抓”，应侧重表述大家已经取得的一致的或基本一致的意见，去其“粗”的，记其“精”的。具体一点讲，要从三个方面着手；
1、围绕会议研究的中心议题取精
中心议题就是会议要研究和解决的主要问题。把与中心议题关系密切的主要意见尽量写充分、写完整。会议讨论中可能附带牵涉到其它一些问题，如果没有实质性内容，就应避而不谈或谈而从简。有时会议的中心议题明确，但也有时不十分明确，或一个会议同进讨论多个议题，且难分主次。遇到这种情况，应把难分主次的几个问题作为一个中心议题中的几子议题，放在基本同等的位置上，分题归纳整理。在纪要的正文中明确写成“一、关于〔…〕问题”、“二、关于〔…〕问题”等。
2、围绕与会人员取得的一致意见“取精”
对于起指导作用的会议纪要，应该表述与会人员在讨论中形成的一致意见或基本一致意见。但与会人员在围绕中心议题发言中，往往在有些问题上看法不完全一致。或者很不一致。遇到这种情况，起草人员应对各种意见进行认真的研究，然后归纳整理完全一致或者基本一致的意见。对少数人提邮的意见，如果没有被会议否定，或者说符合会议的宗旨，也应该采纳。如果有些意见分歧较大，会议没有能够统一认识，就不应写入纪要中去。当然，有些带学术性、研究性的会议所形成的纪要，不同的甚至是相反的观点，也可以写上去，但应如实写明是多数人的看法还是少数人的看法。
3、围绕会议主持人的总结性讲话“取精”
一般召开重要会议，大家围绕中心议题讨论后，对会议认可的大多数人的意见、观点等，在会议结束时，主持人会归纳起来进行总结性讲话，对需决定的事情进行“拍板”。这是写入会议纪要的好材料，也是最便于抓住的“纲”。
（三）在决定事项的表达上，注意“滴水不漏”，把握相关点
一个需要写纪要的会议，一般都是要决定一个或几个重要事项的。但在写会议纪要时，对决定事项的文字上窨如何表达，使之观点鲜明、提法准确、不出纰漏呢？最重要是注意“三性”，把住相关点。
1、注意语言表达的准确性，防止产生歧义
会议研究的问题拍板后，如何进行文字表达，是写好会议纪要的基础，这就要求起草人员注意用语准确，讲究方法，尽量在文字上避免出现歧义。
2、注意重要决定的依据性，防止互相矛盾
会议形成的决定是要写入会议纪要的。但会上有时在作出某个决定时，有可能之一决定与相关的政策或已有的规定存在某种矛盾。只要不是发生正面的“碰撞”，起草人员就要在查找有关依据、研究有关类似问题的基础上，选择恰当的表示方式，注意文字处理上的技巧，以尽量避免矛盾。
3、注意付诸实施的可行性，防止影响操作
会议纪要的宗旨在于有关方面共同遵守，会议形成的议定事项是要会诸实施的。
提出的问题、明确的事项，必须切实可行，并且要符合已经实行和正在实行的方针政策。凡是有新的办法、规定和要求，都有要有明确的解释，并且让人在执行中易于操作和把握。要坚决克服那种明知实现不了，却要硬行提出的官僚主义作风。
例文1：
〔…〕年第〔…〕次
时间：一九九九年〔…〕月〔…〕日
地点：院党委会议室
主持人：〔…〕
出席：〔…〕--------
会议研究决定了以下事项：
一、为了解决教员进修经费，促进教学科研工作，会议原则同意教务部意见，从开展函授教育收益中拨款〔…〕万元作为教员进修基金，直接归教务部管理使用；从生产收中拨款〔…〕万元作为教学科研奖励基金。
二、〔…〕同志就我院组织驻〔…〕市三所军校共庆“教〔…〕节”事宜作了汇报，会议决定，可按勤俭节约的原则，召开一次庆祝会，主要邀请〔…〕市主要领导同志及三所军校的有关领导和教员参加。具体事宜由总务处牵头办理。
三、会议同意总务处关于为机关食堂购买冰箱的意见。决定购置两台400升同产冰箱，配发给机关食堂。要指定专人管理，落实责任，延长其寿命。
评析：
这是一篇办公会议纪要，也是一种例会型纪要，写有比较规范。其写法采用条目式，同会议记录相近。由于办公会议纪要只限于在机关内部使用，一般不上报，因此采用条目式的写法，何时、何地、何人参加了会议，显得十分清楚，便于机关在贯彻落实过程中，直接与有关同志联系、协商。
纪要正文，开门见山，直接了当，只写会议研究决定的事项，其它内容一概略去不写。这样，既便于各单位、各部门以此为依据，落实会议研究决定的事项，又使纪要简明扼要。一般说来，办公会议纪要都比较简短，只写明会议研究决定的事项就行了。这篇办公会议纪要就是这样写的。
例文2：
——〔…〕省军区宣传处学习〔…〕文件讨论会纪要
〔…〕省军区政治部宣传处最近在认真阅读有关文件和军委领导同讲话的基础上，围绕要服从国家经济建设大局，联系思想实际展开讨论，消除了模糊认识和与已无关的思想。
这次学习讨论前，有的同志对部队精简整编有老看法：一种是凭“老经验”办事，觉得部队越精简人越多，于个人没有多大关系；一种是在部队多少有“一技之长”，比上不足，比下有足，留下就干，走就算，听便。还有一种就是在部队的“大锅饭”里吃了不少年，后悔没有真才实学，担心精简到头上，忧心忡忡，等等。对此，我们采取边读边议的方法，从古今中外的事例中打开思路，进一步加深军委关于要服从国家经济建设大局批指示的理解，主要从五个角度谈了认识。
一是从历史的角度看，我国有许多史实可以说明“国富才能兵强”的道理（略）。
二是从今天的角度看，现在新武器装备以前所未有的速度装备部队，如同现代工业的出现，将大大解放生产力一样，势必朝现代化方向发展，那么人员数量势必要大大缩减下来，这是趋势，我们每个同志都应审时度势，有这个展望。
三是从外军角度看，体制方面的改革，许多外国都很重视。道理很简单，国家养兵要花钱，兵多了，用在吃穿上的钱就要多，那么用在改善武器装备上的钱就要相应减少。
四是从我军的角度看，我们精简整编不是初次，抗日战争期间我军实行过，建国初期也裁减数量，每次都把战斗力提高了一大步。前者取得了抗战和夺取全国的胜利，后者使我们有经济力量建立海、空军和诸技术兵种。
五是从个人的角度看，文化水平不高，知识老化，而现代战争对军人素质（特别是高技术知识素质）的要求与武器装备的先进程度成正比，需要不断更替。
通过专题发言，大家觉得部队缩减出人力支援地方，腾出财力加速武器装备现代化建设是英明的。精简整编本身是军事科学先进的表现，个人的事再大，相比之下也是小事。大家表示，要象解放初期部队大批转业到地方工作一样愉快服从国家经济建设大局，做精简整编的“开明之士”。
评析：
这是一篇向上级机关汇报讨论会情况的会议纪要，其特点是：
1、符合会议纪要的格式，写得非常规范。介绍背景后很快就进入主题，而且过渡很自然。
2、突出会议要点。通篇围绕对精简整编这一事实进行阐述，富于条理化、理论化，从感性上升到理性的高度，具有普遍性的指导意义。
3、从语言文字上看，本纪要也是一篇不可多得的好文章。
病文评改例1：
根据〔…〕政治部的指示，〔…〕政治部于〔…〕年〔…〕月〔…〕日在〔…〕党委会议室召开了反对〔…〕教育坐谈会。参加坐谈会的有〔…〕政治部宣传处负责人、〔…〕首长、〔…〕政治部有关科负责人、部分团政治处负责人共〔…〕人。
坐谈会首先分析了前一段时间部队开展反对〔…〕教育的形势，各部负责人谈了本部队干部战士的思想反映。接着研究了如何把教育引向深入的问题。最后〔…〕政委〔…〕同志和政治部主任〔…〕同志就如何把教育引向深入的问题作了重要讲话。
这次坐谈会是一次十分重要的会议，通过这次会议，对澄清目前干部战士头脑中存在的模糊认识，继续把反对〔…〕的斗争深入开展下去将起到很好的推动作用。于会同志认为，目前部队干部战士的思想基本是稳定的，情绪是好的。通过前一阶段几个专题的教育，使广大官兵认清了当前反对〔…〕斗争的重大意义，分清了是非，划清了界限，提高了马克思主义唯物论的自觉性和坚定性，明确了共产党员、革命军人肩负的责任。
会议认为，在反对〔…〕的斗争中，少数同志还存在一些模糊认识，需要在教育中继续加以澄清。一些干部的思想还有毛病，少数单位的干部在教育中还存在着一些不正确的做法，需要认真加以纠正。如随意批判正当练习气功的战士的问题，体罚战士的问题都不可轻视。
会议认为，教育中千万不要搞“人人过关”，既要坚持正面教育，严格掌握政策界限，解决好政治
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