电子文件归档与管理暂行规定

电子文件归档与管理暂行规定

第一章总则

第一条为了加强电子文件的管理，保障电子文件的安全保管和有效利用，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、国家《电子文件归档与管理规范》及《电子公文归档管理暂行办法》等有关法律法规，制定本规定。

第二条电子文件是指在数字设备及环境中生成，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第二章管理体制和职责

第三条加强电子文件的归档管理工作。各部门根据实际，建立相应的电子文件归档管理工作制度。

第四条各部门指定专人负责电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入学院档案管理程序之中。学院档案室应参与指导电子文件形成、办理、收集和归档等工作环节，按要求建立电子文件档案。

第五条电子文件的形成部门和档案室应采取有效的管理措施和技术手段，防止电子文件被非法读取、拷贝，修改、破坏。

第六条在利用计算机或计算机网络开展办公自动化、电子公文传输等电子政务时，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件归档管理功能，实现归档电子文件的在线管理与利用。

第七条档案室应配置与业务部门相互兼容的、足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保电子文件的有效机读。

第八条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

第三章电子文件的收集与归档

第九条电子文件参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档，划定保管期限，同时注明归档的电子文件可否公开。

第十条电子文件的类型:1、文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。2，图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像，文件。3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。4、影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。6、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。7、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。8、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

第十一条对各种类型的电子文件，归档时要采用通用的文件格式，并保证其能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。

第十二条在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上。需要永久和长期保存的电子文件，应按照国家目前对电子文件的“双套制”要求，制作与电子文件同样内容的纸质版本并归入相应档案门类的纸质档案中，并与电子文件建立互联。

第十三条电子文件一般应在办理完毕后及时向档案室归档,归档方式均需按档案管理的要求进行登记和交接。

第十四条归档电子文件的分类、编号和编目与相应的纸质文件保持一致。

第十五条归档电子文件的著录应按《档案著录规则》进行，并制成相应的归档电子文件目录。包括：档号、题名、分类号、时间、责任者、文件编号、密级、公开标识、保管期限、主题词等。

第十六条归档的电子文件除特殊情况外一般不加密，必须加密的归档电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。

第十七条档案室要建立能有效接收归档电子文件的数据库，并使接收的电子文件与库藏档案数据库整合统一，永久保管，有效利用。

第十八条电子文件形成单位将归档电子文件移交给同级档案馆后，应保留原有档案数据内容供本单位利用。

第十九条归档电子文件的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递，或通过电子文件传输系统从网上交接。移交时，交接双方应认真检查其有效性、真实性、完整性和可靠性，并严格履行交接手续，对不合格的应由移交单位重新整理后再行交接。

第四章电子文件的移交和接收

第二十条移交的电子文件要求存储载体为只读光盘或一次写光盘，一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。档案室接收时进行数据库存储处理后，此光盘作为馆藏电子文件长期保存。网上交接要确保电子文件传输过程的安全性及病毒的防范能力，同时档案室在进行数据库存储处理后，应制作两套脱机保管的电子文件，存储载体同样要求为只读光盘或一次写光盘。

第二十一条接收进库的电子文件的存储载体要编制符合库藏档案保管的统一档号或标识。

第五章归档电子文件的保管

第二十二条维护和确保归档电子文件的有效性。档案室每年要对电子文件读取处理的有关设备更新情况进行一次检查登记，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于三年。

第二十三条对磁性载体每满两年、光盘每满四年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的电子文件，每四年转存一次，原载体同时保留时间不少于四年。

第二十四条定期对电子文件进行检测。包括：载体有无划伤，在指定的环境平台上能否正确读出电子文件；存储电子文件的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。检测情况应做详细记录并保存。

第六章归档电子文件的利用

第二十五条利用归档电子文件时要遵守保密规定，对具有保密要求的电子文件，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有有效的安全保密措施。

第二十六条归档电子文件的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件。未经批准任何单位或个人不得擅自复制归档的电子文件。

第二十七条利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。对具有“使用权限保护”的电子文件项目，要在台帐、目录、载体上标识。档案室应严格执行电子文件的“使用权限保护”和密匙管理规定。

第二十八条在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证，防火墙、数据备份等安全防护措施，只有经过档案室的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用，以确保档案信息和系统安全。

第七章归档电子文件的统计、鉴定和销毁

第二十九条档案室按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第三十条归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案的鉴定和销毁的有关规定执行。

第三十一条经鉴定后确需销毁的电子文件，要进行物理删除。如存储在不可擦写的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

第八章附则

第三十二条本规定自发布之日起实行，党政办公室负责解释。