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行政秘书岗岗位职责

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行政秘书岗岗位职责

岗位名称

行政秘书

所在部门

XXXX

直接上级

XXXX主管

直接下级

所辖人员

本职:XX计划、总结、预算、会务活动保障、考勤、固定资产等行政事务处理

直接职责与工作任务:分院计划总结的汇总、起草

职责表述:年度计划总结的汇总、起草

工作时间百分比:20%

工作

任务

向XX各部门转发XX年度计划、总结通知文件,安排各部门起草部门年度计划、总结

收集、汇总各部门年度计划、总结,并对信息进行分析、过滤

学习、领会XX年度工作要点,提炼出与XX相关的要点

根据XX年度要点、各部门计划总结起草XX年度计划总结

XX年度计划、总结提交XX领导审核

召集各部门负责人会议,对XX计划总结进行讨论

根据XX领导意见和各部门意见对计划总结进行修订

向XX绩效委员会提交XX计划、总结

职责表述:XX年度预算的汇总、起草

工作时间百分比:15%

工作

任务

学习、领会XX年度预算编制通知文件,掌握预算编制的规则

安排各部门编制本部门预算计划

对各部门预算计划信息进行分析、过滤

起草XX年度预算计划

XX年度预算计划提交XX领导审核

召开各部门负责人会议,对XX预算计划进行讨论

根据XX领导意见和各部门意见对预算计划进行修订

向XX财务处提交分院预算计划

XX预算委员会审核通过的预算计划导入预算系统

职责表述:XX半年绩效指标执行情况总结

工作时间百分比:10%

工作

任务

按照XX绩效委员会要求,安排各部门完成半年绩效执行情况总结

汇总各部门半年绩效执行情况总结,起草XX半年绩效执行情况总结

XX半年绩效执行情况报告提交XX领导审核

根据XX领导意见修订半年绩效执行情况报告

根据XX绩效情况填写绩效调整审批表,并提交XX领导审批

向XX绩效委员会提交XX半年绩效执行情况报告及绩效调整审批表

职责表述:分院周计划、总结的汇总、提交、反馈

工作时间百分比:5%

工作

任务

督促各部门按时完成部门周计划、总结

汇总各部门周计划、总结,形成分院周计划、总结

向XX领导、各部门负责人提交XX周计划、总结

针对周计划、总结存在的问题进行反馈,并提出改进意见

职责表述:财务管理

工作时间百分比:10%

工作

任务

编制财务应知应会手册

XX重大活动、会议经费保障

部门兼职财务人员培训,业务指导,难点问题处理

借款、报销票据审核

财务票据与财务处的对接处理

XX预算执行情况报告撰写,为XX领导经费投向决策提供服务

根据预算执行情况调整预算项目

职责表述:重大活动、会务保障

工作时间百分比:10%

工作

任务

会议场地、投影音响设备保障申请

会议台签、会议茶点、会场布置的安排落实

会议视频、录音笔、翻页笔、笔记本电脑的准备

设备提前测试

会议、活动现场保障

职责表述:行政事务信息处理

工作时间百分比:10%

工作

任务

XX职能处室会议、活动等通知信息分流处理

XX职能处室需要报表、信息、资料的搜集、整理、提交

XX相关活动、会议安排、通知

XX相关报告、申请、文件的起草

相关文件的归档、处理

XX考勤(签到表、月度考勤表)填写、提交

XX培训月报表的填写上交

职责表述:档案管理

工作时间百分比:10%

工作

任务

XX档案管理手册的编制

XX兼职档案员的培训、业务指导

XX年度档案的收集、整理、归档、移交、系统录入

职责表述:固定资产

工作时间百分比:5%

工作

任务

XX固定资产的盘点

XX固定资产日常维护报修

办公用品的领发

职责表述:其他

工作时间百分比:5%

工作

任务

XX领导交办的临时性工作任务

工作协作关系:

内部协调关系

XX领导、各部门之间关系协调

外部协调关系

院办、财务处、档案室、人事处、资产中心、车队、信息部、维修中心、后勤集团等

任职资格:

教育水平

本科以上

专业要求

XXX专业优先

工作经验

12个月以上

知识要求

写作知识、办公软件应用知识、办公室管理知识、沟通协调知识等

能力要求

具有较强的沟通协调能力,具有较强的文字处理能力,能够熟练操作办公软件

所需培训

沟通协调能力、写作能力、组织管理能力培训

生理特征

无特殊要求

工作特点:

工作场所

室内

工作方式

以坐为主

工作时间特征

经常需要加班(平均每周8小时以上)

工作环境

不注意可能造成人体轻度伤害

体力/精力

消耗

体力消耗

不需要消耗特别的体力

精力集中

一般在工作时间内必须高度集中精力,从事高强度脑力劳动

工作压力

经常地迅速做出决定,任务多样化,工作时间很紧张,或工作流动性很强难得坐下来安静处理问题

工作紧张程度

工作的节奏、时限自己无法控制,明显感到工作紧张

劳动保护

使用工具/

设备

电脑

所需记录文档

会议纪要、录音、录像、摄影资料

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