行政秘书岗岗位职责

行政秘书岗岗位职责

岗位名称

行政秘书

所在部门

〔…〕

直接上级

〔…〕主管

直接下级

无

所辖人员

无

本职：〔…〕计划、总结、预算、会务活动保障、考勤、固定资产等行政事务处理

直接职责与工作任务：分院计划总结的汇总、起草

职

责

一

职责表述：年度计划总结的汇总、起草

工作时间百分比：20%

工作

任务

向〔…〕各部门转发〔…〕年度计划、总结通知文件，安排各部门起草部门年度计划、总结

收集、汇总各部门年度计划、总结，并对信息进行分析、过滤

学习、领会〔…〕年度工作要点，提炼出与〔…〕相关的要点

根据〔…〕年度要点、各部门计划总结起草〔…〕年度计划总结

〔…〕年度计划、总结提交〔…〕领导审核

召集各部门负责人会议，对〔…〕计划总结进行讨论

根据〔…〕领导意见和各部门意见对计划总结进行修订

向〔…〕绩效委员会提交〔…〕计划、总结

职

责

二

职责表述：〔…〕年度预算的汇总、起草

工作时间百分比：15%

工作

任务

学习、领会〔…〕年度预算编制通知文件，掌握预算编制的规则

安排各部门编制本部门预算计划

对各部门预算计划信息进行分析、过滤

起草〔…〕年度预算计划

〔…〕年度预算计划提交〔…〕领导审核

召开各部门负责人会议，对〔…〕预算计划进行讨论

根据〔…〕领导意见和各部门意见对预算计划进行修订

向〔…〕财务处提交分院预算计划

〔…〕预算委员会审核通过的预算计划导入预算系统

职

责

三

职责表述：〔…〕半年绩效指标执行情况总结

工作时间百分比：10%

工作

任务

按照〔…〕绩效委员会要求，安排各部门完成半年绩效执行情况总结

汇总各部门半年绩效执行情况总结，起草〔…〕半年绩效执行情况总结

〔…〕半年绩效执行情况报告提交〔…〕领导审核

根据〔…〕领导意见修订半年绩效执行情况报告

根据〔…〕绩效情况填写绩效调整审批表，并提交〔…〕领导审批

向〔…〕绩效委员会提交〔…〕半年绩效执行情况报告及绩效调整审批表

职

责

四

职责表述：分院周计划、总结的汇总、提交、反馈

工作时间百分比：5%

工作

任务

督促各部门按时完成部门周计划、总结

汇总各部门周计划、总结，形成分院周计划、总结

向〔…〕领导、各部门负责人提交〔…〕周计划、总结

针对周计划、总结存在的问题进行反馈，并提出改进意见

职

责

五

职责表述：财务管理

工作时间百分比：10%

工作

任务

编制财务应知应会手册

〔…〕重大活动、会议经费保障

部门兼职财务人员培训，业务指导，难点问题处理

借款、报销票据审核

财务票据与财务处的对接处理

〔…〕预算执行情况报告撰写，为〔…〕领导经费投向决策提供服务

根据预算执行情况调整预算项目

职

责

六

职责表述：重大活动、会务保障

工作时间百分比：10%

工作

任务

会议场地、投影音响设备保障申请

会议台签、会议茶点、会场布置的安排落实

会议视频、录音笔、翻页笔、笔记本电脑的准备

设备提前测试

会议、活动现场保障

职

责

七

职责表述：行政事务信息处理

工作时间百分比：10%

工作

任务

〔…〕职能处室会议、活动等通知信息分流处理

〔…〕职能处室需要报表、信息、资料的搜集、整理、提交

〔…〕相关活动、会议安排、通知

〔…〕相关报告、申请、文件的起草

相关文件的归档、处理

〔…〕考勤（签到表、月度考勤表）填写、提交

〔…〕培训月报表的填写上交

职

责

八

职责表述：档案管理

工作时间百分比：10%

工作

任务

〔…〕档案管理手册的编制

〔…〕兼职档案员的培训、业务指导

〔…〕年度档案的收集、整理、归档、移交、系统录入

职

责

九

职责表述：固定资产

工作时间百分比：5%

工作

任务

〔…〕固定资产的盘点

〔…〕固定资产日常维护报修

办公用品的领发

职

责

十

职责表述：其他

工作时间百分比：5%

工作

任务

〔…〕领导交办的临时性工作任务

工作协作关系：

内部协调关系

〔…〕领导、各部门之间关系协调

外部协调关系

院办、财务处、档案室、人事处、资产中心、车队、信息部、维修中心、后勤集团等

任职资格：

教育水平

本科以上

专业要求

〔…〕专业优先

工作经验

12个月以上

知识要求

写作知识、办公软件应用知识、办公室管理知识、沟通协调知识等

能力要求

具有较强的沟通协调能力，具有较强的文字处理能力，能够熟练操作办公软件

所需培训

沟通协调能力、写作能力、组织管理能力培训

生理特征

无特殊要求

工作特点：

工作场所

室内

工作方式

以坐为主

工作时间特征

经常需要加班（平均每周8小时以上）

工作环境

不注意可能造成人体轻度伤害

体力/精力

消耗

体力消耗

不需要消耗特别的体力

精力集中

一般在工作时间内必须高度集中精力，从事高强度脑力劳动

工作压力

经常地迅速做出决定，任务多样化，工作时间很紧张，或工作流动性很强难得坐下来安静处理问题

工作紧张程度

工作的节奏、时限自己无法控制，明显感到工作紧张

劳