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公文培训班上的授课稿:关于文字材料起草的几点体会(第2/3页)

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二要研究政策。这主要是找方向、找依据。需要站在领导的高度思考问题:主要精神是什么?提出的重要思想和原则有哪些?在领导工作、单位建设中应注意和解决什么问题?如何把主要精神和思想原则贯穿到领导讲话中去?

三要研究工作。这个太重要了。写材料是为了指导工作,对工作不了解,怎么能写好材料。比如工业。比如农业。比如旅游。比如民生。比如,教育。等等。一定要研究工作。要回归事物本质,相信第一感觉。把工作研究透了。什么都不怕。怎么研究工作,我觉得要学会用金字塔原则,就是任何事情都可以归纳出一个中心论点,而此中心论点可由三至七个论据支持,这些一级论据本身也可以是个论点,被二级的三至七个论据支持,如此延伸,状如金字塔。举例,教育。对于金字塔每一层的支持论据,有个极高的要求:就是彼此相互独立不重叠,但是合在一起完全穷尽不遗漏。不遗漏才能不误事,不重叠才能不做无用功。

金字塔原则有三个用途。第一,解决问题:当你尝试解决问题时,你从下到上,收集论据,归纳出中心思想,从而建造成坚实的金字塔。有了这个大致的目标,问题解决起来最有效。

第二个用途,管理手下:如果你是领导,有经验,有手下,对于某个问题,你根据经验提出假设,迅速列出第一级三至七个支持论据,分别交待给不同的手下。两周后,手下提交报告,你汇总排列,从而建造成坚实的金字塔。有了这个原则,管理起来最有效,领导做得最轻松。

第三个用途,交流成果:问题已经解决,金字塔已经建成,需要交流汇报的时候,你从上到下,从金字塔尖尖向领导汇报。现在你在遇到领导,给你三十秒,你只汇报中心论点和一级支持论据,领导明白了,事情办成了。如果你有讲话的时间,他有兴趣,你就汇报到第十八级论据。有了这个原则,交流起来最有效。这其实就是老子的道生一,一生二,二生三,三生无数。

四要研究资料。平时不留心,临时抱佛脚,必然是"叫天天难灵"。从事文稿写作,一定要眼观六路、耳听八方。要做文稿的收藏家。看到自己今后可能用得上的文稿,要及时收藏起来,以便届时参考之用。要做会议的留声机。会议是推进工作的重要手段,是领导阐述观点的重要场所,可能用得上的东西要及时记录下来。要做报刊的好读者。党报党刊,经常看看,以提高理论水平,确保与时俱进。

五要研究讲话的写作规律。一是研究结构。讲话稿的结构,一般有两类。一是3W承接式。即为什么(why)、做什么(what)、怎么做(how),也就是重要性、具体措施、保障条件。

比如一篇谈领导干部事业心的讲话稿,分三个层次,第一层是"具有强烈的事业心,是对每一个领导干部最起码、最根本的要求,是加快发展的迫切需要";第二层是"强烈的事业心,最终要体现在励精图治、加快发展上";第三层是"增强事业心,需要加强学习和党性锻炼,需要营造干事业的良好环境"。这是最为常见的三段论模式。

二是观点并列式。即以几个并行的观点统领内容,组合成篇。比如一篇谈树立和落实科学发展观的讲话稿,分别从科学发展观的四项内容,即"发展这个第一要义"、"统筹兼顾这一根本要求"、"以人为本这个核心"、"坚持科学发展观与正确政绩观的统一"四方面展开。

二是研究风格。重点要研究领导的讲话风格。如,有的领导开头要有铺垫的话,有的则喜欢直接切入;有的喜欢从讲问题切入,有的则从讲工作成效进入;如张书记喜欢引经据典、运用辅助资料,名人名言。如孙局长就喜欢平白如话、言近旨远,娓娓道来;有的喜欢讲话的连贯性,有的则比较跳跃,等等。不同的表达风格有时要根据讲话的场合和内容来确定。

六要研究网络。学会运用互联网。用网而不"泥网",进得去出得来,"化用"而不是"搬用"。

五、关于工作总结起草的方法和技巧

我认为,总结要写好,"三要"不可少,即情况要清楚,思想要深刻,写作要创新。

(一)总体情况要清楚。总结总结,先总后结,总是总体情况,结是思想结晶。总的情况要清楚,我的体会是也要做到"三要"。

一要"两下功夫",弄清"半熟"情况。大家写本单位工作总结,情况至少是比较清楚的。但这种清楚和比较清楚对于写总结报告来说还只能算个基本清楚,我把它叫做"半熟"状态,还需要朝着"更加清楚"的方向"下更深功夫"。

功夫一:"纵、横、大、新"四遍梳理。"纵"是从时间上梳理,"横"是从事件上梳理,"大"是从大事上梳理,"新"是从创新(亮点)上梳理。"纵横"梳理是基础梳理,"大新"梳理是上层梳理,真正要写进总结报告的事情,主要是大的事情和富有创新亮点的事情。

功夫二:跳出局外对照比较。"当局者迷,旁观者清"。我们有必要跳出来看一看,和外面比一比,这样,就更清楚哪些是真正成绩,哪些是主要问题,哪些事大哪些事小,哪些当写或不当写。尤其是经验总结和先进材料,一定要比较,找出"个性事"、"特色事"、"独立事"、"亮点事"。

一要"六听二看三查",弄清"陌生"情况。有时候,我们经常受命去总结某个学校的工作,怎样在很短的时间内把一片从未接触过的领域摸清楚,变陌生为熟悉,变外行为内行?那就是多听多看多查。

一是"六听",即听主要领导宏观讲,听中层干部中观讲,听职工和群众微观讲;听正面的了解成绩,听中间的了解情况,听反面的了解问题。"六听"就是全方位去听,意在全面准确地了解和把握情况。

二是"二看",即看材料、看数据和看现场。看材料包括看综合性材料、看单型材料、看方方面面的材料。看材料其实是走捷径,写得好的材料是可以剪切粘贴为己所用的,但也容易被牵着走,自己要有判断。看现场包括看准备了的现场,看随机抽样抽到的现场,有时也要看负面现场。现场最具真实性和生命力,纸上得来终觉浅,深知此事看现场。

三是"三查",即查上情,了解上一级直至中央精神;查外情,了解外地经验甚至外国经验;查史情,了解历史状况和发展变化情况。通过"六听二看三查",目的是在短时间内最有效地把情况弄清楚。三要从情况总汇到情况总揽。我理解的情况总汇是"一天说不完",情况总揽是"一两句话可以说明白"。前者是说情况了解得全面丰富,后者是说情况掌握得准确要害。用两个词形容,前者可以"铺天盖地",后者一定"顶天立地"。前者是基础,后者是升华。总汇需要花功夫,总揽需要有能力,这种能力是从总体上驾驭、从宏观上把握、能够提纲挈领的能力。而我们有的时候,会困在大量的材料里,"坐拥其中"走不出去、"陷足里面"拔不出来。从总汇到总揽须有一个过程,一个学习与锻炼的过程,一个培养与成长的过程,一个从低到高的过程,这个过程,应该从每一篇总结报告的写作中追求,更须从长期的学与思的过程中养成。

(二)思想要深刻。总结,总是事实,是依据,是基础和前提;结是结论,是思想,是本质和规律。总结总结,易总难结,总结的根本特性就在"结"上面。如何结出思想来?要做到"七个坚持"。

一是坚持正确的指导思想。一句话,就以中国特色社会主义理论体系为指导,这是我们当前任何一项工作总结都必须坚持的指导思想。这是大道理,也是硬道理,还是实道理。

二是坚持实事求是的根本原则。要以事实为依据,是成绩说成绩,是问题说问题,成绩不可夸大,问题不可回避。

三是坚持运用科学方法。既要看到现象,又要看到本质;既要看到主流,又要看到支流;既要看到成绩,又要看到问题;既要看到前景美好,又要看到道路曲折。任何事情都不要说得太过太满,哪怕是特别喜欢的东西;更不要说得太死太铁,哪怕是特别厌恶的事情。新事物需要敏锐发现,老问题需要挖掘发现;大事中发现小问题,小事中发现大价值;坏处不忘发现好,好处留心发现差;都在搞的工作要发现个性特征,单个搞的工作要发现推广价值。这些就是总结中的唯物论和辩证法的运用。

四是坚持具体情况具体分析。成绩的取得总有来由,问题的出现总有原因,经验不会从天上掉下来,教训也不会凭空生长,任何脱离了时代背景、周围环境、具体情景的总结分析,都是无作用的,也是不准确的,只会哗众取宠,贻害读者。

五是坚持与时俱进。总结报告要与时代和社会"同频共振",体现时代性,保持先进性,力求前瞻性。不能年年岁岁事相似,岁岁年年"总"相同。今年照着往年套,这届照着上届抄,年年总结一个样,届届总结差不多。这种"外甥打灯笼--照舅(旧)"的总结确实不少。我们要有"春江水暖鸭先知"的敏感,要有"草色遥看近却无"的发现,不仅能跟着时代走,还要领着潮流走。

六是坚持特色总结。没有两条完全相同的河流,没有两片完全相同的叶子,人各有体,事各有别。特色总结,贵在发掘,贵在比较,贵在俯视。一方面,先要有工作特色,再有总结特色,有妙事才有妙文,这是马克思主义的认识论;另一方面,总结也有"能动性",也有一般工作的特色总结,要不,怎么有妙笔生花的呢?

七是坚持从本质规律上寻找结论。反映本质特点,找出根本规律,这是撰写总结报告的灵魂。有些总结报告做不到这一点,无思想观点,只是记个流水账。有些虽有思想观点,不是原创,不是独创,不是特有,不是仅有,都是些东抄西摘来的,多是老生常谈的话,有人笑为"常说的老话多,正确的废话多,漂亮的空话多,严谨的套话多,违心的假话多"。好的总结应当总结出那些具有典型意义的、反映自身特点的以及带规律性的经验教训,于今后工作有实在的指导作用。话不在多而在精准,"结"不在长而在管用。

(三)创新写作

文章贵在创新。所谓"妙笔生花",创新是妙笔之本、生花之根。我体会,总结报告包括其他报告的写作创新应该是全方位的。

一是主题上创新。要做到三切合,即切合时代大主题,切合全党工作大主题,切合部门工作大主题。我们围绕这样的永恒主题、大主题、新主题,开展工作,搞好总结,从实处着力,从小处开口,从新处落笔,就会起到很好的总结效应。

二是题材上创新。要做到三贴近,即贴近县委中心,贴近百姓生活,贴近社会需求。只有这样的题材,才有总结的更大价值,更大作用,更大效果。重大题材的总结容易做到三贴近,因为重大题材大都与党委、百姓和社会相关联,个人学习与工作的小题材总结,要不要、好不好做到三贴近呢?我觉得完全必要也完全可以,因为小都是和大联系在一起的,众多之小积成大,无论多大来从小。

三是支点思想上创新。主题思想如皓月一轮,支点思想如繁星点点,支点思想与主题思想的关系就是四个字:众星捧月。支点思想一般表现表现在做法与成绩里。支点思想要具有"三从"、"三性":从战略上产生,从全局中产生,从长远处产生;要具有本质性、规律性、指导性。

四是材料选择上创新。总结对材料有"两次需要":一次需要"大量地占有材料",再次需要"围绕主题精选材料"。最后用在总结中的材料,要适量,要准确,要典型。总结报告的重要特点是典型性,主要是所用材料的典型性。我的选材标准是"三最":最突出、最鲜亮、最有特色。五是结构上创新。总结的格式大都是两段式或三段式,成绩一段,后面再写点问题和打算。这是常规。但常规也是可以打破的。我认为,总结之结构,从时间上布局也可,从空间上调度也可,从逻辑上安排也可,咋好咋编排。六是语言上创新。总结报告的语言特色,应该追求平实、简洁、生动、深刻、精辟、有力。总结报告要有妙语,"文无妙语不出手、语不惊人继续整",一篇好的总结报告看后听后,要让人记住一两个好句子,正所谓"不求万言留青史,但望一句动人心"。

六、起草典型交流材料应注意的问题

对于领导者来说,抓两头促中间、抓典型带一般,更是常用的一种领导方法,胸中有思路、手中有典型,往往被看作一个领导者称职和成熟的标志。因此,在各种大大小小形形色色的会议上,典型交流材料总是必不可少的,其在实际工作中应用很广。我觉得写典型交流材料要注意几个问题。

一是选题:口子要小,立意要新。一份典型材料有无价值和吸引力,在很大程度上取决于主题的选定。选题口子要小。选题不要贪大求全,面面俱到。口子张得太大,什么都想写,反而什么都说不透。反之,口子收得小一些,集中写某个方面的经验,不仅能写得充实生动,还能起到"小中见大"的作用。

立意要新颖独到。能否"出新"是检验经验材料成功与否的重要标志。"出新"不是脱离实际地哗众取宠,而是要通过对材料的提炼,发现他人未发现的东西,抓住普遍存在而未能很好解决的问题,或是人们都想办而不知怎么办的事情去总结和提供经验,这样的经验才有意义。举个例子,同是总结抓典型方面的经验,如果从怎样宣传典型的角度去选题,很难写出新意来。换个角度,从"怎样让先进典型不吃亏"去总结,就很有新意。

标题要朴实醒目。总的原则是既要力求朴实,让人一看便知主题是什么;又要力求醒目,让人看了能留下深刻印象。常见的标题制作形式有以下几种:一是直接表述。如,《我们开展岗位练兵的几点做法》,让人一看就明白在谈哪方面的经验。二是间接表述。如,《引入竞争机制激发工作热情》,使人既知道基本做法,又知道目的、效果。三是提问式。如,《我们是如何做好竞争上岗工作的》,通过提出问题,引人想知下文。

二是素材:情况要真,挖掘要深。经验材料要靠事实说话。如果掌握的素材不充分,写起来就很费劲,即使勉强拼凑出来了也很难给人以启发。因此,要写出有价值的经验材料,首先要在调查情况、占有素材上下功夫。

围绕主题挖掘素材。收集和掌握素材,通常有两种情况:一种是目的很明确。如总结某项试点经验,因试点前已有具体方案,对要解决的问题、方法、步骤等都很清楚,只需要围绕主题,按照既定方案去了解效果和寻找事例,这样的素材比较好掌握。另一种是目的不很明确,往往只知道某单位某方面工作有特色,但具体有何特色并不清楚。这就需要通过初步调查,尽快把主题大致明确起来,然后再围绕主题去充分挖掘和占有素材。否则,很可能素材记了一大本,动笔写时全没用。

点面结合挖掘素材。点,是指典型事例;面,是指综合情况。有点无面,经验就缺乏说服力;有面无点,经验则缺乏感染力。因此,在挖掘素材的时候,既要注意掌握面上的情况--主要做法、综合效果、数字分析等;又要注意了解典型事例--能够说明主题和效果的具体人、具体事。尤其是对典型事例的前因后果,一定要深入了解、细致掌握,不可一听即过。这是因为,经验材料的生动性,往往取决于具体事例的典型性,"与其把十个例子点到,不如把一个例子写好"。要大胆取舍。

不带框框挖掘素材。要研究工作,回归事物本质。在实际工作中,有些同志习惯于先搭好架子再去了解情况,搜集素材时也喜欢在了解做法、体会上下功夫,这样很容易挖掘不深。正确的方法应该是把重点放在了解典型事例和综合效果上。这方面的素材充分占有了,主题、观点、做法、体会等都可以从中产生。

三是结构:谋篇要精,布局要好。一份完整的经验材料,通常由开头、正文、结束语三个部分组成。其中结束语这一部分,如果不是在会上介绍,一般也可以舍去不写。

开头部分,一般先开门见山地对要讲的主题作个简要介绍,然后高度概括地介绍一下整体效果,由此再自然而然地引出做法来。

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