关于做好办公室工作的几点体会
关于做好办公室工作的几点体会
知常明变者赢,守正创新者进。办公室作为机关内设的综合办事机构,是承上启下、沟通内外、协调左右、联系各方的枢纽,既要围绕中心、服务大局"公转",也要规范有序"自转"。只有坚持守正创新,才能"转得好""转得快"。坚持用好工作"七法",有助于克服时间紧、任务重、标准高、头绪多、人手少等普遍存在的挑战和困难,确保各项工作优质高效完成。
建章立制法。明确规范标准,坚持以制度管人管事。结合上级部门印发的规章制度,研究制定体现自身特点、符合自身实际的规章制度并汇编成册,确保严格按规章制度和工作流程办文、办会、办事。对规章制度中没有明确规定的事项,参考兄弟单位现有做法和本单位工作惯例办理,及时纳入工作手册或备忘录,并适时对相关规章制度进行修订。比如,在参与服务重大会议活动结束后,组织填写备忘录并编印工作资料汇编,将工作流程、内容以及新出现的变化完整记录下来,为下一次筹备服务工作提供有益借鉴。
战队攻坚法。科学统筹人员力量,系统梳理运转保障工作内容,确保工作内容明确、人员职责清晰。将工作任务划分为若干大类和小项,根据人员力量分战队承担不同类别工作,一定程度上打破部门界限,形成工作合力。各战队之间建立工作联动机制,任务总体统筹、信息及时共享,确保实时整合形成最优力量。比如,在接到上级部门调研、巡视、考核等工作通知后,第一时间召开工作碰头会,明确牵头负责的战队,其他战队按照各自分工协同配合,迅速做好资料梳理准备、办公环境搭建等工作。又如,可按照战队编排值班表,周末和节假日以轮休的形式保持人员在岗率,既保证劳逸结合,又确保每一类工作每天都能找到相应负责同志,实现事项办理的高效便捷。
挂图作战法。强化工作谋划,用好工作例会、小范围碰头会等工作机制,对每周乃至每月的主要工作提前谋划,根据时间节点要求制作工作日程表,在图表上标注事项的轻重缓急,把每项工作预期完成进度细化到日,每周对照工作图表进行销账小结,每月对未能按时完成的事项进行集中分析研判。比如,在开展领导批示事项督办工作时,第一时间建立工作台账,把领导批示时间、事项、内容、承办人员、责任处室等逐一细化登记,同时明确办结期限,建立每周一督促、每月一报告机制,最大限度提高办事效率。又如,年初进行工作谋划时,将每年的"规定动作"和"自选重点动作"分解到月,月初同相关部门沟通确定完成时间节点,月末集中检验工作成果。
一竿到底法。提高沟通质效,坚持遇事尽可能想周全、干活一竿子插到底,既把方方面面的工作内容提前弄清楚,又以简洁高效的方式做到位,努力做到成竹在胸、一步到位。比如,接到参加重要会议活动通知时,快速准确掌握通知事项,视情向来函单位询问领导出席考虑、发言任务安排及入场时间等情况,完整准确登记必要信息,确保在向领导报告时一口清、问不倒。同时,在办理单中把报名反馈、材料准备等需要跟进的办理事项贯通起来考虑,不留死角、不留尾巴。
时空推演法。增强全局意识,坚持细节为王,注重加强会议活动筹备组织的事前推演,多换位思考,按照时空顺序进行全流程全要素推演,包括请示报告、会议通知、准备会议材料、预定会场、制作席次图、检查会场布置、协调多媒体设备、统计到会人员、现场拍照、会后清理会场、编辑简报等环节,对各环节注意事项做好相互提醒,确保严丝合缝、万无一失。
工作手册法。规范工作流程,对部分流程较为固定的工作事项进行总结提炼,编制工作手册,明确每一事项的时间节点、文稿准备、统计报送、对接部门等细节。比如,制定《节假日休假工作手册》,建立健全休(放)假通知、外出统计、请示报件、值班备班、廉政教育、保密提醒等一整套常态化工作机制,保证工作运转和休假休息两不误。又如,制定《新进人员办公准备手册》,与人事部门建立信息共享机制,把新进人员的办公场所安排、证件办理、信息化设备申领、固定电话安装、文具发放等事项的具体操作流程优化、细化、固化,确保新进人员及时融入团队、发挥战斗力。
环形工作法。包括"前端学透、中间探索、末端复盘、循环强化"四个环节。"前端学透"是指专项工作开展前,深入学习领会习近平总书记有关重要讲话和指示批示精神,认真学习领会本单位领导要求,参考借鉴以往经验做法;"中间探索"是指不因循守旧,对工作中出现的新情况具体问题具体分析,寻找最为妥善的解决方案;"末端复盘"是指在工作完成后,对开展过程进行回顾梳理,对暴露出的问题进行深入分析,及时复盘总结提升;"循环强化"是指在重复类似工作的基础上,强化对工作方法、工作逻辑的理解归纳,确保不断提升能力水平,持续优质高效完成专项任务。