民航局档案数字化工作的实践与思考

民航局档案数字化工作的实践与思考

【摘要】电子文件大量产生，带来了档案存储与利用方式的变革，由此，传统载体档案数字工作成为近年来机关、企事业单位档案工作的热点。本文以民航局档案数字化工作实践为例，分析提出了对档案数字化工作的一些思考。

随着信息技术的高速发展，电子文件数量激增，以及社会各个层面对档案信息利用需求的不断增长，带来了档案存储与利用方式的变革。近年来，国家档案局提出并开始实施"档案数字化战略"，随之，越来越多的单位开始了"实现海量存储和零距离利用"的传统纸质档案数字化工作。但是，受标准、规范相对滞后、各单位实际情况不一等因素制约，这项工作发展还不成熟，在档案数字化过程中难免遇到一些问题。笔者以民航局档案数字化实践为例，谈一谈对这项工作的几点思考。

一、工作回顾

民航局档案数字化工作起步较早，先后进行了档案目录、重要纸质档案原文及重要照片、录音录像档案的数字化工作。

（一）档案目录数字化情况

早在1995年，民航局档案部门开发并使用了《中国民航档案信息管理系统》，对所有门类的档案实行了目录管理。至2002年，完成了全部馆藏档案目录的数字化任务。

（二）重要纸质档案数字化情况

民航局重点开展了文书档案数字化工作。由于档案利用率不同（并非所有文件均有较高的利用价值）及经费等问题，原则上只对永久、长期保管的文书档案进行数字化。考虑到民航局档案工作人员较少，购置数字化各种硬件设备及对人员培训的费用较高等因素，故民航局档案数字化工作均采用外包形式，即由专业公司承担数字化任务。自2004年以来，先后完成了民航局及11个下属单位的5300余卷重要文书档案数字化工作，数字化照片1503张、声像档案333盘。整个数字化工作主要经过了以下几个阶段：

1、前期准备阶段：

制定《民航局文书档案数字化加工范围》，集中人力按照加工范围对馆藏档案进行鉴定、筛选。详细统计需扫描档案数量，做到心中有数。考察外包公司并签定合同，合同中对质量要求、加工场地、安全保密、工期、费用及验收办法进行明确规定。

2、原文扫描阶段：

这一阶段的工作主要由档案数字化外包公司完成。将档案每五年划分一个批次，每完成一批次档案原文扫描任务，即由民航局档案馆工作人员进行一次质量初查，质量不合格的限期整改，达到标准才进入下一批次档案的数字化工作。外包加工期间，档案馆工作人员定期（每周1-2次）到数字化加工现场进行指导与检查，发现问题及时改正。待全部档案数字化工作完成后，邀请有关专家进行验收，并要求外包公司对专家提出的问题再次整改，直至完全符合要求。

3、数据整合阶段：

由外包公司承担档案数据与文件目录挂接任务，使用档案管理系统实现原文检索功能，并建成民航局档案馆档案原文数据库。至此，纸质档案数字化工作全部完成，基本实现档案信息在民航局政务办公内网上共享，机关工作人员可以按权限在内网上完成部分档案原文的查阅、浏览，减少了大量不必要的事务性工作，创新了档案部门利用服务方式，提高了工作效率。

（三）重要照片、录音、录像档案数字化情况

配合纸质档案数字化加工工作，一方面为查询利用提供便利，另一方面也出于对重要照片和声像档案保护的目的，民航局从2004年开始，就将馆藏反映民航重大事件、重要会议的照片与录音、录像带进行了数字化。

值得一提的是，民航局档案馆特请专业的图片制作公司对一些老化、破损但又极具保存价值的珍贵照片进行了专业修复及数字化加工，并将所有数字化照片分别保存了大、小文件各1套，大文件即每一张照片的存储空间可占到30-40MB，主要用于举办展览、印制画册等需要大幅精致图片之用；小文件则主要用于日常浏览、查阅，每个图片仅80-100KB大小。为了标识版权，每张照片都在不影响画面效果的地方添加了"中国民用航空局档案馆馆藏"字样的水印。对于重要录音、录像档案则进行了原有内容的完全数字化，转存于光盘，初步建立了照片、声像档案数据库。

二、存在问题

回顾民航局档案馆档案数字化工作，可以说是有计划、按步骤、分重点进行的，基本达到了预期的效果。一方面为机关档案借阅利用提供了便捷的服务，使机关工作人员通过网络即可查询到所需档案，既节省时间又避免了因档案借出而暂无法查阅的不便；另一方面大大减少了档案被翻阅、复制的次数，有效地保存了档案原件。但数字化过程中还存在着一些不尽如人意的地方，例如：第一批文书档案数字化时，没有控制好原文彩色扫描的数量，彩色扫描量过大，致使存储负担大大增加；再如，对一部分极为珍贵的文书档案（如：历届中央和国家领导人对民航工作的重要批示等），并未"区别对待"，只是与普通文件一起进行了简单扫描，而此部分档案又多用于展览、印刷档案宣传品等活动，简单数字化的效果远远达不到利用目的，因此，不得不再动用原件，或重新扫描或制作仿真复制件。

三、几点思考

基于民航局档案数字化工作的实践，开展此项工作总体上应该以需求为导向、以优选为前提、以共享为基点、以便于检索和在线利用为发展方向。

1、抓住契机。对于档案数字化工作而言，所谓契机就是促使这项工作得以开展的动因。民航局档案数字化工作动因有二：其一向中央档案馆移交到期（1950-1980年）文书档案，考虑到档案实体移交后，必将为这一部分档案借阅利用带来不便，于是将档案信息以数字的形式进行存储的档案数字化工作就被提上了议事日程；其二，在民航局信息化工作的带动下，档案信息化建设工作得到关心与重视，2005年12月民航档案信息化建设工程项目立项，配合档案管理系统与查询系统的使用，1981-2005年重要文书档案数字化工作被列为这一工程的子项得以实施。正是乘了这两次"东风"，才使民航局档案数字化工作有了如此规模。

2、统筹规划。要切实根据本单位档案数量、人员情况、设施设备情况及经费问题，通盘考虑数字化工作的方式。如民航局档案馆档案数量较多；档案人员只有9人，要兼顾其它工作而不可能全职承担档案数字化任务；馆内又不具备完成数字化工作的高速、平板或大幅面扫描仪等设备，不仅购置这些设备需要大量资金，且对人员进行培训也需一定的周期。综合以上因素，民航局档案馆档案数字化工作采取了外包形式，一气呵成，既节约了经费，又在短时间内收到了预期的成果。相反，如若采取自购设备自己做的形式，必然导致成本增加，时间延长，从而拖整个单位信息化工作的后腿。

3、标准先行。即在进行数字化工作之前，明确数字化的目的，可按照档案价值的不同来确定数字化的目的，如区分哪些档案只用于日常工作查阅；哪些档案又可用于展览宣传等。根据目的的不同来制定扫描范围、扫描质量要求等相关标准、规范，以保证数字化工作的顺利实施。且最好将这些标准规范的条款纳入合同中，以约束和监督外包公司的工作质量。特别是在规定扫描图像质量时，要求太低或过高都会带来失误，鉴于数字化的档案信息主要方便对档案内容的查阅和使用，如需提供原始凭证则仍要到档案馆提取原件，故对扫描图像的质量要求应以能够辨清图像中的文字等关键要素为原则，通常只需用黑白二值、灰度扫描即可，只有遇红头、红章，以及文件纸张和文字条件较差的情况下，才用彩色扫描。否则，必然会提高扫描精度，从而占据大量的存储空间，使档案原文数据的利用速度大打折扣。

4、充分鉴定。档案数字化工作不可盲目动手，必须要对本单位档案进行充分鉴定，这也是"摸清家底"的一个重要过程，通过鉴定，挑选出需进行扫描的档案，并同时挑出需进行特殊加工的珍贵档案，掌握具体数量，做到心中有数。

5、注重整合。仅通过扫描形成了大量的档案原文数据并不是数字化工作的结束，也不是数字化工作的最终目的，若使扫描后的各种档案数据切实可用，则不可缺少的是档案数字化目录与原文的整合挂接。当然仅这一项工作可以通过专用软件来实现，但是将与某一卷或某一件档案相关的照片、声像、多媒体档案整合在一起，甚至将某些专题的档案进行整合，这些都是档案工作人员自身需要做的工作。只有这样才能切实体现档案数字化工作的价值和功用，也才能使档案利用服务工作上一个台阶。

参考文献：

1、杨公之.档案信息化建设实务.中国档案出版社,2003.

2、王健.创新与拓展-档案管理e化之路.中国档案出版社,2004.

3、张玄.档案信息化建设的几点思考.办公室业务,2013(6).