社区退役军人服务站2025年度档案管理规范化建设工作总结

〔*〕社区退役军人服务站2025年度档案管理规范化建设工作总结

为深入贯彻关于退役军人服务保障体系建设的决策部署,切实提升基层服务站工作规范化水平,〔*〕社区退役军人服务站在〔*〕街道退役军人服务站指导支持下,扎实推进档案资料规范化管理,全面夯实服务基础,提升服务质效。现将本年度档案管理规范化建设工作情况报告如下:

一、基本情况

(一)服务站建设与工作框架

〔*〕社区退役军人服务站作为基层服务保障体系的重要节点,始终坚持以退役军人为中心的工作导向,构建"横向到边、纵向到底"的服务网络。截至2025年11月,服务站登记在册服务对象涵盖退役士兵、转业军官、重点优抚对象等多个类别,人员结构呈现多元化特征。服务站配备专职工作人员2名,兼职协理员3名,设立专门档案室1间,配备标准档案柜6组,电子查阅终端1台,确保档案管理有场所、有设备、有人员。

本年度,服务站严格按照《村(社区)退役军人服务站工作实用手册》要求,建立"一人一档、一事一卷、一类一柜"的管理体系,将档案工作纳入社区年度重点考核指标,实行"月检查、季评估、年总结"的督导机制。通过制度上墙、流程公示、责任到人等措施,实现档案管理工作从被动应付向主动规范转变。全年累计完成退役军人建档立卡信息核查与维护登记审核工作386人次,动态更新服务记录152条,整理归档历史遗留材料467份,档案电子化扫描率达到92%,为实现精准服务提供了坚实的数据支撑。

(二)档案规范化管理推进情况

档案管理作为服务站的基础性工程,直接关系到服务精准度和政策落实效度。本年度,服务站将档案规范化建设作为"一把手"工程,成立了由社区主要负责人任组长的档案工作领导小组,制定《〔*〕社区退役军人档案管理办法》《档案借阅审批制度》《信息安全保密制度》等规范性文件4项,形成层次分明、覆盖全面的制度体系。

在档案分类体系构建方面,服务站打破传统单一管理模式,建立"基础信息类、服务保障类、就业创业类、权益维护类、特色活动类"五大分类体系。基础信息类档案涵盖入伍批准书、退役登记表、立功受奖证书等原始材料;服务保障类包括抚恤补助发放记录、医疗救助申报资料、临时困难帮扶台账;就业创业类纳入技能培训证书、岗位推荐记录、创业扶持申请材料;权益维护类收录诉求反映渠道记录、信访接待台账、法律援助文书;特色活动类归档节日慰问影像资料、志愿服务记录、典型事迹材料。五大体系相互支撑、动态更新,确保档案内容完整、脉络清晰。

在档案标准化流程建设方面,服务站对标示范创建要求,绘制《档案管理流程图》,明确"收集-整理-分类-编号-录入-归档-借阅-销毁"八步操作规范。每件档案实行"双编号"管理,即纸质档案编号与电子系统编号一一对应,确保线上线下同步更新。全年累计完成档案著录条目1247条,编制检索工具3种,建立档案目录数据库1个,实现档案检索平均响应时间控制在3分钟以内。针对部分历史档案存在的材料缺失、分类错位、信息不全等问题,组织专项整改行动,通过走访当事人、联系原部队、协调主管部门等方式,补充完善材料87份,纠正分类错误23处,更新过期信息56条,档案完整率提升至98.6%。

在档案安全保密管理方面,服务站严格执行"三铁一器"标准,配置恒温恒湿设备,定期开展档案安全检查。建立档案借阅"三级审批"制度,一般信息由服务站负责人审批,敏感信息需报街道退役军人服务站备案,核心涉密材料须经区退役军人事务局批准。全年累计办理档案借阅申请12人次,均未发生泄密或遗失事件。同时,建立档案数字化副本异地备份机制,每月将电子档案备份至街道云端服务器,确保数据安全万无一失。

(三)就业创业服务档案专项建设

就业创业是退役军人关切的核心领域,也是档案管理的重点方向。服务站专门设立就业创业服务专柜,按照"一人一档、一企一册、一项一卷"原则,建立退役军人就业创业信息库。该库包含个人技能特长、就业意向、培训经历、岗位推荐、创业进展等动态信息,形成"需求采集-技能培训-岗位匹配-跟踪反馈"的全链条记录。

本年度,服务站通过网络平台发布招聘信息35批次,提供就业岗位167个,涉及安保服务、机械制造、物流运输、物业管理等领域。建立退役军人创业动态监测台账,登记有创业意向人员23名,已成功创业并办理工商注册人员8名,创业项目涵盖现代农业、电子商务、安防设备、汽车维修等行业。每名创业人员档案独立成册,详细记录创业计划书、政策扶持申请、贷款审批材料、经营情况月报等内容,为后续跟踪服务提供依据。

针对就业困难群体,服务站建立"一对一"帮扶档案,为重点服务对象制定个性化就业方案。全年累计帮扶就业困难退役军人15名,实现再就业12名,就业率提升13个百分点。所有帮扶过程均有详细记录,包括需求访谈笔录、岗位匹配分析、面试辅导记录、入职回访反馈等材料,形成完整的服务闭环。同时,协助符合条件的退役军人申报创业补贴、租金减免、税费优惠等政策,累计受理申请材料31份,协助获批资金扶持项目5个,涉及扶持资金18.6万元,相关审批文件、资金发放凭证均已分类归档。

(四)常态化联系与权益保障档案记录

常态化联系制度是掌握退役军人动态、及时发现解决问题的重要机制。服务站建立《退役军人常态化联系花名册》,将全体服务对象按照居住区域、年龄结构、困难程度划分为3个联系网格,每个网格明确1名联络员,实行"定格、定人、定责"。联络员每季度至少走访联系对象1次,重点时段、重点对象每月走访1次,全年累计完成走访联系689人次,形成走访记录表456份。

在权益保障方面,服务站坚持"诉求有记录、处置有流程、结果有反馈"的原则,建立《退役军人权益维护专项档案》。全年累计受理各类诉求反映23件,其中涉及政策咨询9件、待遇落实5件、就业创业帮扶4件、其他类5件。所有诉求均实行"接诉即办",当场答复11件,转办协调12件,办结率达到100%,满意率达到96%。每件诉求从接待登记、调查核实、协调处理到结果反馈,均形成独立案卷,确保全过程可追溯、可核查。

针对重点优抚对象,服务站建立《优抚对象服务保障专档》,涵盖伤残军人、"三属"人员、在乡老复员军人等群体。专档详细记录其基本信息、优抚类别、待遇标准、医疗报销、住房情况等内容,每月更新一次,确保优抚资金精准发放、医疗救助及时到位。全年累计发放各类优抚补助资金42.8万元,报销医疗救助费用3.7万元,落实临时困难救助1.2万元,所有发放记录、签收凭证均已归档备查。

(五)特色活动开展与档案留存

服务站注重通过特色活动增强退役军人归属感荣誉感,同时将活动档案作为展示工作成效的重要载体。本年度,先后组织开展"八一"建军节座谈会、春节走访慰问、退役军人党员主题党日、志愿服务队授旗仪式、红色故事宣讲会等特色活动8场次,参与退役军人达320余人次。

每次活动均按照"事前有方案、事中有记录、事后有总结"的要求,形成完整档案材料。活动方案明确主题、时间、地点、参与人员、议程安排;过程记录包括现场照片、视频影像、签到表、发言材料;总结报告分析活动成效、参与人员反馈、经验与不足。全年累计整理活动方案8份、影像资料15GB、发言材料27份、总结报告8篇,所有材料均已分类编号归档。特别是春节期间走访慰问活动,覆盖重点优抚对象、困难退役军人、军创企业代表等56户,慰问物资价值2.3万元,走访过程形成的影像资料、受慰问人员感言等,成为展现社区尊崇军人氛围的生动素材。

(六)街道指导与整改落实

2025年11月,〔*〕街道退役军人服务站对社区档案管理工作开展专项指导检查。检查组对照《村(社区)退役军人服务站工作实用手册》,采取"现场查看、随机抽检、当面问询"等方式,对创业就业台账、常态化联系记录、权益保障工作档案、特色活动资料等进行全面核查。检查中发现个别档案存在分类不够精细、部分材料缺少当事人签字、电子扫描件清晰度不足等细节问题,现场提出整改意见7条。

社区对此高度重视,将整改工作作为提升管理水平的契机。立即召开专题会议,制定《档案管理整改清单》,明确整改措施、责任人和完成时限。针对分类不精细问题,重新梳理档案目录,细化二级分类12项;针对材料签字缺失问题,逐件核对补签,完善手续45份;针对扫描件质量问题,对67份不清晰文档进行重新扫描。所有整改工作在7个工作日内完成,整改报告及时上报街道备案。通过整改,档案管理的规范化程度显著提升,为争创示范服务站奠定坚实基础。

二、存在问题

尽管档案管理规范化建设取得阶段性成效,但与示范创建标准及退役军人日益增长的服务需求相比,仍存在一些短板和不足。

一是档案管理精细化程度有待提升。部分历史档案因年代久远、原始材料缺失,导致信息完整度不足;个别业务档案存在录入信息与实际纸质材料不完全一致的