档案管理工作制度-12篇(第2/3页)

专业文件按行业主管部门规定整理归档。

五、档案基本编目

（一）案卷封面项目"全宗名称""类目名称""案卷题名""时间""保管期限""件、页数""档号"等填写齐全。

（二）案卷脊背项目"全宗号""目录号""年度""案卷号"等填写齐全。

（三）档案盒封面和盒脊"全宗名称""全宗号""年度""保管期限""起止件号（室）""盒号"等填写齐全。

（四）以卷为单位的纸质文书档案采用"全宗号-目录号-案卷号"编制档号；以件为单位的纸质文书档案采用"全宗号-档案类别·年度-保管期限-件号"编制档号；科技档案采用"全宗号-目录号/分类号-案卷号"编制档号。会计档案、电子档案、声像档案、实物档案等按照相关规定编制档号。

（五）案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录填写齐全完整、规范；机读目录符合《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等规定。

档案保管制度

一、严格执行"集中统一管理"的档案工作基本原则。

二、档案人员应科学管理档案，非档案管理人员不得进入档案库房。

三、档案库房和档案柜架适宜档案的安全保管保护，配备"九防"设备并按照规定正确维护和使用。

四、按照规范对各种门类和载体的档案排列入柜。档案柜架排放整齐，编制《档案资料存放示意图》和档案柜指引标记。

五、定期对档案库房进行防火、防盗、防有害生物等"九防"安全检查，做好检查记录；坚持每周4次以上测记库房温度、湿度，根据需要采取调节措施，确保温度控制在14℃-24℃、湿度控制在45%-60%之间；定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持库房清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。

六、档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。

档案利用制度

一、凡查（借）阅档案者，应如实填写《档案利用登记表》。

二、本单位人员因工作需要查（借）阅档案按以下规定办理：

（一）查（借）阅一般档案的，需经办公室负责人签字同意。

（二）查（借）阅党组会议记录、行政办公会议记录、有关控制数字等需要保密档案的，需经本单位档案工作分管领导批准，经签字同意后方可查（借）阅。

三、其他单位因工作需要查（借）阅档案，查（借）阅者须持单位介绍信，重要档案经本单位主要领导签字同意，一般档案经本单位分管领导签字同意后方可查（借）阅。

四、档案利用一般于工作时间内在阅览室进行。遇特殊情况需借出利用时，须经本单位主要领导签字同意。档案借阅时间不得超过5天，确需继续利用的，应当重新办理借阅手续。

五、查（借）阅档案人员不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾划、作记号，不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为，违者将依法追究责任。档案室应安装视频监控设备。

六、档案人员热情提供档案利用服务，对归还档案进行卷数、页数等安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用效果登记表》。

档案统计移交制度

一、机关档案室应当建立完善统计制度，对所保管不同形式档案、档案年度整理、档案年度出入库、档案设施设备、档案查阅利用、档案移交进馆、档案鉴定销毁、档案信息化、档案工作人员、档案社会化服务等情况定期统计并建立台账。

二、统计结果以纸质和电子版两种形式保存，数据真实、准确、完整。

三、按要求及时向档案工作主管部门报送档案工作统计调查表。

四、根据《中华人民共和国档案法》规定，按照市档案局、市档案馆的统一安排，向市档案馆移交符合档案质量标准的档案及其他资料。移交时，应当同时移交检索工具、编研成果，传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交；移交前，应当按照规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。

五、档案人员调离工作岗位，必须办理移交手续，编制交接清单，交接双方应根据移交目录清点核对，与见证方一同在交接清单上签字。遇有"账实不符"的情况，应查明原因、分清责任、及时处理。

档案鉴定销毁制度

一、根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化经济等财富的需要，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，准确地确定档案的保存价值。

二、由本单位分管档案工作领导、相关科室负责人组成档案鉴定销毁工作领导小组，全面负责本单位档案鉴定销毁工作。办公室负责组织协调，档案人员按照职责参加鉴定销毁工作并对会计档案、科技档案的鉴定销毁工作进行业务指导。

三、鉴定档案的价值要根据本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行。应当定期对达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作应当在档案工作协调机制下进行，由办公室负责人主持，档案鉴定销毁工作领导小组开展工作，必要时可邀请相关领域专家参与。

四、档案鉴定工作采用由鉴定人员对案卷逐卷逐件分析、研究的方法进行，鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，应当按规定程序予以销毁。

五、严格遵守《机关档案管理规定》关于档案销毁的要求。经鉴定可以销毁的档案，应当按照以下程序销毁。

（一）机关档案室编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准。

（二）本单位分管档案工作领导、办公室负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人均应在档案销毁清册上签署意见。

（三）本单位档案部门组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。

（四）档案销毁应当在指定场所进行。电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

资料收集制度

一、收集范围

（一）反映本单位不同历史时期各种史料、刊物、志书、大事记、年鉴、历史沿革、机构沿革。

（二）与本单位各项工作有关的政策法规汇编及其他文件汇编，各类统计资料，内部通讯。

（三）系统反映本单位活动编辑的简报。

（四）字典、百科全书、专业辞典、手册等工具书。

（五）有选择地收藏一部分革命领袖著作以及其他资料。