档案管理工作制度-12篇(第3/3页)

二、收集方法

档案工作人员应掌握本单位编印发行资料的信息，及时将资料收进档案室；根据利用工作反馈信息收集，或向领导建议订购相关资料。

三、资料整理

本单位档案室收集的资料，应根据《中国图书资料分类法》，结合运用作者（出版者）、内容、时间、载体形式等特征进行分类、排列、整理和编制目录、索引。

四、资料管理

（一）资料由档案人员负责管理。

（二）凡借阅资料，应当办理登记手续。

（三）借阅者应爱护各类资料，按期归还。如丢失、损坏，应照价赔偿。

电子文件归档与管理制度

一、归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。电子文件归档管理应明确专人负责，具体承办电子文件归档工作。本单位档案室负责全过程管理。

二、本单位主要活动产生的电子文件，具有重要凭据、依据和参考利用价值的，应按要求归档。重点收集定稿电子文件、正式电子文件。此外还包括数据文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、计算机程序、多媒体文件等。

三、电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档，并以物理归档为主。

四、实施逻辑归档时，具体经办人完成电子文件归档操作；档案人员参与设备更新时的数据转换工作并作更新记录，会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件权限；网络管理人员应把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器，采取可靠的备份措施；档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

五、实施物理归档时，归档电子文件存储的载体应注明是否经过检毒和消毒处理，有隐患的数据文件不得归档；电子文件按年度-保管期限分类；归档电子文件经分类排列后，应著录标引，编制机读目录和档号。

六、各电子文件的形成科室应定期对归档范围的电子文件制作脱机备份。归档电子文件一式三套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。需永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本并归档；转换成纸质版本的，应及时归入相应门类的纸质档案进行管理。

七、归档电子文件应直立存放于防磁柜中，温度控制在17℃-20℃，相对湿度控制在35%-45%，距离强磁物10米以上。

八、归档电子文件，每年抽检一次，发现问题及时采用复制的方式补救，但原载体保留时间不少于四年。对归档电子文件的复制采用只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘等，禁用软磁盘。

九、档案室配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件有效识读，封存的归档电子文件不得利用和外借。

十、销毁归档电子文件，需经本单位领导批准，有关业务科室和档案室审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。

档案保密制度

一、档案工作人员和利用人员要严格遵守《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国档案法》《保密守则》等有关规定，增强保密意识，严守保密纪律，确保档案安全。

二、档案、资料的查（借）阅和摘抄、复印，要严格按照《档案利用制度》进行。

三、档案人员不得擅自将档案、资料外借或带出档案室，更不能擅自帮助别人复制、摘抄档案，必须复制和摘抄的应逐级请示，并须经原定密机关批准，坚决杜绝失泄密事件发生。

四、利用档案的人员必须遵守保密工作制度，不得擅自进入档案库房，不得翻看与查阅档案无关的内容，不得泄露档案工作相关秘密。

五、坚持档案保密检查，发现安全隐患及时处理，若发现档案遗失、失泄密事件，及时采取补救措施，认真追查责任，严肃处理。

六、定期组织档案库房安全检查，开展保密教育和保密培训。