档案分类方案、文件材料归档范围和文书档案保管期限表三合一制度

〔…〕县自然资源局档案分类方案

〔…〕县自然资源局的档案分为文书档案（WS）、会计档案（KU）、人事档案（RS）、照片档案（ZP）、录音档案（LY）、录像档案（L〔…〕）、实物档案（SW）等，并分别按照相关规定进行规范整理。

一、文书档案

文书档案包括〔…〕县自然资源局产生、收集的所有文件材料，按照《归档文件整理规则》和《〔…〕省档案工作规范化管理实施办法》以件为单位进行整理，由局综合办公室负责做好每年文书档案归档工作。

1.文书档案按照二级分类（机构）进行整理，每年度的档案从1开始组件，按顺序排列。

2.档号编制要求。

采用"年度-保管期限"方法进行二级分类，档号结构为：全宗号－档案门类代码?年度－保管期限－件号。上、下位之间用"－"连接，同一级代码之间用"?"隔开。

如：014－WS?2023－永久－0001。

二、会计档案

按照《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》进行整理，由局财务股负责做好每年会计档案归档工作。

三、人事档案

按照《干部人事档案工作条例》进行整理，按照一人一卷进行整理，动态管理。每年产生的需归档材料，由局人教股按照相关要求存入人事档案中。

四、照片档案

照片档案包括实体照片和数码照片，主要包括〔…〕县自然资源局重大活动照片、〔…〕县自然资源局领导活动照片，由局综合办公室负责。

（一）实体照片整理

1.实体照片整理应符合《照片档案管理规范》要求，一般以"张"为单位整理。

2.照片号编制要求。照片号由全宗号、档案门类代码（ZP）、年度、保管期限、册号、张号组成。照片号结构为"全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-册号-张号（保管期限代码分别用"Y、d30、d10"对应代表永久、30年、10年）"，如：2－ZP·2023－Y－0001－0001。

（二）数码照片整理

1.数码照片整理应符合《数码照片归档与管理规范》要求，归档的数码照片应采用JPEG格式。

2.数码照片文件采用"全宗号－保管期限代码－年度－照片编号－张号·扩展名"格式命名，如：014－YJ－2023－0001－0001.jpg。

五、录音档案

录音档案主要包括〔…〕县自然资源局领导参加重大活动、重要会议的讲话录音，按照《录音录像档案管理规范》《录音录像档案数字化规范》进行整理，采用WAVE格式存储，由局办公室负责；档号结构为"全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－件号（保管期限代码分别用"Y、d30、d10"对应代表永久、30年、10年）"，如：014－LY·2023－Y－0001.WAV。

六、录像档案

录像档案主要包括〔…〕县自然资源局重大活动录像，〔…〕县自然资源局领导参加重大活动、重要会议录像等，按照《录音录像档案管理规范》《录音录像档案数字化规范》进行整理，采用AVI格式存储，由局综合办公室负责；档号结构为"全宗号－档案门类代码·年度－保管期限代码－件号（保管期限代码分别用"Y、d30、d10"对应代表永久、30年、10年）"，如：014－L〔…〕·2023－Y－0001.AVI。

七、实物档案

实物主要包括〔…〕县自然资源局获得的各种奖牌、奖杯、奖状、奖章、证书、印章、题词、公务礼品等，按照《实物档案整理规则》《实物档案归档范围及整理方法步骤》《印章档案整理规则》案件进行整理，由局综合办公室负责；档号结构为"由全宗号－档案门类代码（SW）·年度－保管期限代码－件号组成（保管期限代码分别用"Y、d30、d10"对应代表永久、30年、10年）"，如：2－SW·2023－Y－0001。

有专业档案的还应该分专业档案，专业档案归档范围、保管期限、分类方案、整理办法以各行业档案标准要求为准，没用行业标准的参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT11822-2008）进行整理。

局下属单位及其他部门档案分类管理可参照执行。

〔…〕县自然资源局文件材料归档范围

第一条??文件材料是指〔…〕县自然资源局在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第二条??文件材料归档范围是：

（一）反映〔…〕县自然资源局主要职能活动和基本历史面貌的，对〔…〕县自然资源局工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）〔…〕县自然资源局工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）〔…〕县自然资源局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对〔…〕县自然资源局工作具有查考价值的文件材料。

第三条??文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需〔…〕县自然资源局办理的文件材料，任免、奖惩非〔…〕县自然资源局工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）〔…〕县自然资源局文件材料中的重份文件；无参考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，〔…〕县自然资源局内部互相抄送的文件材料，〔…〕县自然资源局负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第四条??凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向〔…〕县自然资源局移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第五条??机关文书档案的保管期限定为永久、30年、10年。

第六条??永久保管的文书档案主要包括：

（一）〔…〕县自然资源局领导的讲话稿、批示件、调研报告、签批件及其他重要文件材料。

（二）〔…〕县自然资源局制定的法规政策性文件材料；

（三）〔…〕县自然资源局召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（四）〔…〕县自然资源局职能活动中形成的重要业务文件材料；

（五）〔…〕县自然资源局关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（六）〔…〕县自然资源局机构演变、人事任免等文件材料；

（七）〔…〕县自然资源局房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（八）上级机关制发的属于〔…〕县自然资源局主管业务的重要文件材料；

（九）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与〔…〕县自然资源局的复函、批复等文件材料。

第七条??定期（30年、10年）保管的文书档案主要包括：

（一）〔…〕县自然资源局职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）〔…〕县自然资源局召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）〔…〕县自然资源局人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）〔…〕县自然资源局一般性事务管理文件材料；

（五）〔…〕县自然资源局关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于〔…〕县自然资源局主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非〔…〕县自然资源局主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与〔…〕县自然资源局的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第八条??〔…〕县自然资源局形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第九条??本机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十条??〔…〕县自然资源局联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办部门归档，其他部门将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十一条 局下属单位及其他部门文件材料归档范围可参照执行。

〔…〕县自然资源局文书档案保管期限表

一、局领导的重要文稿、批示件、签批件及其他有关文件材料

1.局领导的讲话稿、调研报告、批示件、签批件等文件材料（永久）

2.与局领导有关的其他有参考价值的文件材料（30年）

二、〔…〕县自然资源局民主生活会及其他工作会议、专题会议的文件材料

1.请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要（永久）

2.典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

三、联合召开会议的文件材料

1.〔…〕县自然资源局为主办的

1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要（永久）

1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）

2.〔…〕县自然资源局为协办的

2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本（30年）

2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本（10年）

四、上级机关、上级领导检查、视察时工作时形成的文件材料

1.党和国家领导人、省委领导检查、视察时的讲话和有关文件材料（永久）

2.一般的（30年）

3.〔…〕县自然资源局工作汇报材料（30年）

五、业务文件材料

1.〔…〕县自然资源局制定的方针政策性、法规性、重要的业务文件，长期规划、纲要等文件材料（永久）

2.〔…〕县自然资源局的请示与上级机关的批复、批示（永久）

2.1重要业务问题的（永久）

2.2一般业务问题的（30年）

六、同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

1.重要业务问题的（永久）

2.一般业务问题的（30年）

3.〔…〕县自然资源局代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿（30年）

七、联合行文的文件材料

1.〔…〕县自然资源局为主办的

1.1重要业务问题的（永久）

1.2一般业务问题的（30年）

2.〔…〕县自然资源局为协办的

2.1重要业务问题的（30年）

2.2一般业务问题的（10年）

八、〔…〕县自然资源局编辑、编写的文件材料

1.大事记、组织沿革等（永久）

2.简报、情况反映、工作信息等（10年）

九、〔…〕县自然资源局行政执法活动中形成的文件材料

1.行政管理工作制度、程序、规定等文件材料（永久）

2.执法检查情况汇总、通报，整改通知等（永久）

十、〔…〕县自然资源局行政处罚、处分、复议等工作中形成的文件材料

1.重要的（永久）

2.一般的（30年）

十一、计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

1.〔…〕县自然资源局年度和年度以上的工作计划、工作总结、统计材料（永久）

2.〔…〕县自然资源局年度以下的工作计划、工作总结、部门工作总结、个人工作总结、统计材料（10年）

3.重要职能活动的总结、重要专题的调研材料（永久）

4.一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

十二、出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料

1.发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等（永久）

2.出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录（30年）

十三、〔…〕县自然资源局机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、信访工作文件材料

1.机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（永久）

2.人事工作制度、规定、办法等文件（30年）

3.人事任免文件（永久）

4.先进单位、劳动模范、先进集体、先进个人（永久）

5.受上级（含）以上表彰、奖励的（永久）

6.对有关人员的处分材料

6.1.受到警告、处分的（永久）

7.职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料（永久）

8.人事考核、职称评审工作文件材料（永久）

9.职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍