集团公司内控精细化管理全套制度36万字(第25/44页)

4．因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。

第4章付账控制

第12条采购员在付款时，应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。

第13条一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总裁等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。

第14条收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。

第15条收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

第16条财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

第17条采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总裁按权限审批。

第18条已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。

第19条财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。

第20条财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。

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2．7退货管理制度

制度名称

退货管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条目的。

明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项。

第2条退货条件。

验收人员应该严格按照企业的验收标准进行验收，不符合企业验收标准的货物视为不合格货物。不合格货物应办理退货。

1．对于数量上的短缺，采购员应该与供应商联系，要求供应商予以补足，或价款上予以扣减。

2．对于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物，然后与使用部门、质量管理部门、相关管理部门联系，决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣。

3．经采购部经理审阅、财务总监审核、总裁审批后与供应商联系退货事宜。

第3条退货手续。

检验人员应在检验不合格的货物上贴"不合格"标签，并在"货物检收报告"上注明不合格的原因，经负责人审核后转给采购部门处理，同时通知请购单位。

第4条货物出库。

当决定退货时，采购员编制退货通知单，并授权运输部门将货物退回，同时，将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于货物退回后，通知采购部和财务部。

第5条退货款项回收。

1．采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。

2．采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总裁按权限审批。

3．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

第6条折扣事宜。

1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。

2．折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总裁批准。

3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。

4．财务部门根据借项凭证来调整应付账款。

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2．8应付账款管理制度

制度名称

应付账款管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

第2条应付账款必须由财务部应付账款会计管理

1．应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责。

2．按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

第3条应付账款的确认和计量应真实和可靠

1．应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

3．应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

第4条应付账款必须及时登记到应付账款账簿

1．应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。

2．应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

第5条及时冲抵预付账款

财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。

第6条正确确认、计量和记录折扣

财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。

第7条应付账款的授权支付

财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理审核、总裁按权限审批后才能办理结算与支付。

第8条应付账款的结转

财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。

第9条应付账款的检查

1．财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。

2．如果追查结果表明无会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。

3．财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。

第10条同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总裁按权限批准。

第11条财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。

第12条财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。

第13条财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。

第14条应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。

第15条应付票据要按照号码顺序及时进行保存。

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第3章企业内部控制-存货

3．1存货授权审批制度

制度名称

存货授权审批制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为了明确企业各部门和相关岗位在存货管理中的职责和权限，确定授权审批的流程、责任、权限、方式及相关控制措施，特制定本制度。

第2条本制度适用于企业各类原材料、在产品、半成品、产成品以及周转材料等存货管理的授权审批事项。

第2章存货采购授权审批

第3条采购计划审批

1．周采购计划审批

（1）周采购计划的对象为低值易耗品和零星物品。

（2）由使用部门或仓库提出申请，填写申购单，经财务部审核同意后，由采购部组织人员实施采购。

（3）周采购计划申报的时间为每周四下午5点以前。

2．月采购计划审批

（1）月采购计划的对象为生产中所需的原材料、配件等。

（2）由使用部门提出申请，填写申购单，财务部审核同意后，报财务总监审核，总裁签字确认，由采购部组织人员实施采购。

（3）月采购计划的申报时间为每月26日之前。

3．年采购计划审批

（1）年采购计划是企业对所有需购物资的综合控制。除了周采购计划和月采购计划包含的内容外，还包括了设备的购置、工程的采购及其他物资的采购。

（2）年采购计划的审批程序如下。

①由使用部门编制本部门采购计划，报财务部审核。

②财务部根据本年度采购预算和总体预算的要求，对采购申请报告进行审核，提出审核意见，将申请报告报财务总监复核。

③财务总监复核财务部的意见，并在申请报告上附上自己的意见，将申请报告报总裁审批。

④总裁根据财务部和财务总监的意见，对申请报告作出审批，并签字确认。

⑤采购部组织人员实施采购。

4．根据国家相关规定或企业规定需要进行招标采购的，无论金额大小，一律由总裁进行审批，由采购部组织成立招投标小组实施招标采购。

第4条采购货款支付审批流程

1．采购货款支付先由采购部经办人员认真填制付款申请表，对收款单位、付款金额、用途及合同号码（附合同原件）均要详细填列，并对经济业务内容的真实性及有效性负完全责任。

2．采购部经办人员将付款申请表交采购部负责人，采购部负责人对相关业务的合理性、真实性进行审核并签署意见，然后交财务部会计审核。

3．财务部会计负责审核付款申请表的经济内容，包括合同、发票等，签署意见后交财务负责人复核，财务负责人复核无误后签字报相应的审批权人审批，最后交由出纳办理付款手续。

第5条货款支付按照相应的审批权限由相应审批权人审批。

1．付款金额大于15万，由董事长审批。

2．付款金额在10万（含）～15万（含），由总裁审批。

3．付款金额少于10万，由财务总监审批。

第3章存货保管授权审批

第6条存货保管的授权审批适用范围为在库存货业务开展所涉及的授权审批事项。

第7条存货在库期间，原则上不允许非仓库人员进入仓库，其他部门和人员在下列情况下可进入仓库。

1．开展存货的年度盘点、月度盘点和不定期盘点。

2．企业总监级以上管理人员对仓库工作进行检查。

3．仓储部经理对仓库工作的开展进行指导。

4．财务部工作人员根据账实核对工作要求，需进库核对。

第8条除上一条款的规定以外，其他所有人员进入仓库均需要特别授权。授权程序如下。

1．拟进入仓库现场的单位、部门或人员填写企业统一印制的进库申请单，对进库时间、人员、主要事项等进行说明，并由申请单位、部门或人员予以盖章或签字。

2．仓储部审核进库申请单，根据不同仓库保管环境要求分析进库的合理性和在库时间的长短，提出审核意见，仓储部经理签字确认。

3．企业总裁对非本单位人员进入仓库进行最终审批。在下列情况下，总裁对本单位内部人员进入仓库进行审批。

（1）对于普通仓库，一次进入仓库人数超过8个人的。

（2）进入危险品、保密物品以及贵重物品存放仓库的。

第9条仓库工作人员对经特别授权批准或其他允许进入存货保管现场的人员的进入仓库证明进行审核，确保无违规审批情况。

第10条仓库工作人员对入仓人员应说明入库须注意的事项，并检查入库人员所携带的物品是否在仓库保管所允许的范围内。

第11条仓库工作人员对入仓人员的进入时间、人数、出仓时间进行记录并定期汇总，向上级主管领导汇报。

第4章存货报废授权审批

第12条存货报废的授权审批适用于存货在保管、使用等过程中由于正常原因或非正常原因失去原有价值，需要进行报废处理的事项。

第13条存货报废授权审批分为常规授权审批和特别授权审批。

第14条以下存货报废事项需要进行特别审批。

1．单次报废金额在5000元以上的。

2．单件报废金额在3000-5000元的。

3．非正常原因导致的报废金额在2000-3000元的。

第15条常规授权审批的流程。

1．拟报废存货的使用部门或主管部门填写报废申请单，报废申请单的内容包括报废存货的名称、已用年限、是否为正常报废等。部门负责人在申请单上签字确认。

2．存货主管部门对拟报废存货进行检测、检查，提出报废意见，并在报废申请单的相应项目中填写报废意见。

3．企业财务部对报废申请单进行审核，主要是计算报废成本，确定报废的合理性，并将计算的报废成本填写在报废申请单的相应项目中。

4．主管存货管理的副总或总监在报废申请单上签字确认。

第16条特别授权审批流程

特别授权审批流程基本上按照上一条款的流程进行，但在以下两个方面存在不同。

1．在对拟报废存货进行检测审查时，根据需要可以外聘专业的检测机构或人员参与进行。

2．在主管副总或总监审核并附上相关意见后，需报总裁进行最终审批。

第5章附则

第17条存货授权审批应当在授权范围内进行，不得超越审批权限。

第18条违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和行政处罚。

第19条本制度由行政部主持制定，各部门参与制定，经总裁审批签字后，自××××年××月××日起执行。

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3．2存货采购控制制度

制度名称

存货采购控制制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为了加强对企业存货采购过程的规范化管理，确保存货采购及时完成，特制定本制度。

第2条本制度适用于对企业在开展采购业务的过程中所需各类存货的采购申请和实施过程的控制。

第3条存货采购的类型包括常规性采购、临时采购和紧急采购。

第4条常备原料和物料由仓储部门提出申请，非常备原料和紧急采购由使用部门提出申请。

第2章存货使用部门存货采购申请控制

第5条存货采购申请的提出

存货使用部门填写《采购申请表》，详细注明需求设备或物品的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等。

第6条存货需求部门经理将《采购申请表》提交给财务部，财务部根据本期预算及上级经理意见审核批准并盖章。

第7条物资需求部门将财务部批准盖章的《采购申请表》交给采购部。

第8条采购部经理指导采购人员根据《采购申请表》内容选择合适的供应商。与供应商达成购买意向后，采购部工作人员编写采购合同。

第9条采购部采购人员将采购合同交给物资需求部门，物资需求部门检验所购设备是否是所需设备，并报本部门经理审核签字。

第10条采购部经理、财务总监和总裁根据各自的审批权限审批采购合同。

第2章仓库存货采购申请控制

第11条仓储部根据现有存货的库存量计算出请购量后，填写请购单，交采购部、财务部及主管领导根据审批权限进行审批。

第12条仓储部在提出采购申请时，应综合考虑各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量，或者通过存货管理系统重新预测材料需求量以及重新计算安全库存水平和经济采购批量，据此进行再采购，降低库存或实现零库存。

第13条仓储部在确定采购时点、采购批量时，应当考虑企业需求、市场状况、行业特征等因素。

第4章存货采购过程控制

第14条采购部凭被批准执行的请购单办理订货手续时，首先必须向多家供应商发出询价单，获取报价单后比较供应货物的价格、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间和供应商信誉等有关资料，初步确定合适的供应商并准备谈判。

第15条采购人员根据谈判结果签订订货合同及订货单，并将订货单及时传送给生产、销售、保管和会计等有关部门，以备合理安排生产、销售、收货和付款。

第16条采购部经理签署采购合同。采购人员将《采购申请表》和采购合同交给财务部，财务部经理审核批准。

第17条财务部出纳支付货款，财务部会计将成本记入需求部门相关科目。

第18条采购部按照合同执行，供应商发出设备或派人安装调试，采购部、质量管理部、物资使用部门对到货物资进行验收，验收无误后签字确认。

第5章存货采购核算

第19条对于发票账单与材料同时到达的采购业务，材料验收入库后，根据发票账单等结算凭证确定的材料成本进行账务处理。借记"原材料"科目，根据取得的增值税专用发票上注明的（不计入材料采购成本的）税额，借记"应交税金－应交增值税（进项税额）"，按照实际支付的款项，贷记"银行存款"、"内部往来"或"应付账款"。

第20条对于材料已经到达并已验收入库，但发票账单等结算凭证未到，货款尚未支付的采购业务，应于月末按材料的暂估价值，借记"原材料"科目，贷记"应付账款－暂估应付账款"科目。

第21条采用预付货款的方式采购材料，参考的会计分录情况如下。

1．在预付材料价款时，按照实际预付金额，借记"预付账款"科目，贷记"银行存款"科目。

2．已经预付货款的材料验收入库，根据发票账单等所列的价款、税额等，借记"原材料"科目和"应交税金－应交增值税（进项税额）"，贷记"预付账款"科目。

3．预付款项不足时，补付上项货款，按补付金额，借记"预付账款"科目，贷记"银行存款"科目。

4．退回上项多付的款项时，借记"银行存款"科目，贷记"预付账款"科目。

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3．3存货储存管理制度

制度名称

存货储存管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为了保障仓库物资保管安全、有序、规范，提高仓库工作效率，特制定本制度。

第2条存货储存权责单位

1．企业将存货存放在外单位的，应取得证明，由财务部单独设账进行控制。

2．在途商品、材料物资的管理，由采购人员将进货凭证交财务部进行入账控制。

3．存放在仓库的物资，由仓库负责保管，财务部设账进行控制。

4．存放在生产现场的商品、材料物资等，由生产部门负责保管，并由财务部设账进行控制。

第3条存货储存原则

1．存货限量管理。

2．实行凭证查验。

3．专人保管，设明细账卡登记收发货，核对实存量。

第4条本制度适用于原材料仓库、半成品仓库、成品仓库等仓库的保管管理。

第2章存货入库管理

第5条购进原材料等存货，入库前必须办理入库手续。

1．核对实物规格、型号，生产单位与采购合同一致。

2．观察包装完好程度，并清点实物数量。

3．进行实物质量检查。

4．填制"入库单"一式三份。

第6条存货入库按实收数量计算，并在实物账卡上进行记录。

第7条仓库工作人员对所有入库货物的质量进行严格检查和控制。

第8条仓库工作人员全面掌握仓库所有货物的贮存环境，堆层、搬运等注意事项，以及货品配置（包括礼品等）、性能和一些故障及排除方法。

第9条对于已售产品退货的入库，仓储部应根据销售部填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。因产品质量问题发生的退货，应分清责任，妥善处理。对于劣质产品，可以采取修理、报废等处理措施。

第10条搬运人员在货物搬运完毕后，不得在仓库逗留。

第11条同类型的货物，不同批次入库要注意分开摆放。

第12条贮存在仓库的货物，按照货物的品牌、型号、规格、颜色等分区归类整洁摆放，在货架上作相应的标识，并制作《仓库货物摆放平面图》，张贴在仓库入口处。

第13条入库储存商品、材料、物资等应按指定的货位（地点）分类、分品种堆放，并标明品名、规格、型号、款式、尺码、数量、质量（等级）、产地、单位，要求堆放整齐，便于清查、取货。

第14条存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收、发、存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。

第3章库位规划和布局管理

第15条仓库工作人员根据原材料、半成品、成品的出入库情况、包装方式等规划所需库位及其面积，以有效利用库位空间。

第16条库位配置应配合仓库内设备（例如消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道。

第17条根据销售类别（如成品储存区与退货区）、原材料类别对仓库存货进行分区存放，收发频繁的成品需在进出便捷的库位存放。

第18条将各类存货依品名、规格、批号划定库位，标明于"库位配置图"上，并随时显示库存动态。相同规格品名的存货不能放在两个仓库内。

第19条存货堆放根据不同存货的包装形态及质量要求设定堆放方式及堆积层数，以避免存货受挤压而影响质量，存放高度不能超过×米。

第20条存货应于每一库位设置货卡标示牌，标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。每次进出货，及时更改存量，做到卡账货相符。依配置情况绘制"库位标示图"，悬挂于仓库明显处。

第21条对不良品设专区摆放整齐，每箱装有清单，载明产品数量、名称、收回原因及经办人，待销售部批准后予以处置。

第4章存货防火、防盗等安全管理

第22条仓库禁止无关人员进入，所有入库人员均需按照规定履行审批程序，必须在仓库工作人员的陪同下进出仓库，并遵守仓库管理制度。

第23条所有人员不得携带能够容装手机或配件的包装物品（如手提包、纸袋等）进入仓库，确需带入的，须允许仓库工作人员进行检查。

第24条库房设施必须符合防火、防盗、防潮、防尘标准，货架应达到安全要求。

第25条仓库工作人员应定期或随时检查存货的防水、防火、防盗安全设施。检查时，发现易燃、易爆危险存货，应立即采取措施，存放到安全场所，予以隔离。

第26条保持仓库环境卫生和过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全防范的工作，学会使用灭火器等工具，每天下班前须检查各种电器电源等安全情况。

第27条任何人员不得在仓库内吸烟、用餐，不得将水杯、饭盒、零食等带入到仓库。

第28条严格遵照存货对仓库的贮存环境要求（如温度、湿度等）进行贮存保管，定时对存货进行清洁和整理。

第29条仓库工作人员按照财务要求及时记录所有货物进出仓账目情况，每天做好盘点对数工作，保证账目和实物一致。

第30条仓库工作人员不得挪用、转送仓库内的任何物品，其他人员需要到仓库借用货物的，必须经本部门负责人批准。

第31条仓库、贵重物品的钥匙由仓库工作人员专人保管，不得转借、转交他人保管和使用，更不得随意配制。

第32条仓库物资必须严格按照规定存放，每种存货应挂卡片，标明品名、规格、型号、产地、单位等，并标明现存数量。

第33条保管员应随时检查存储的存货是否过期变质、残损、超储积压、短缺、包装破损，如有发现，保管员应及时报告主管人员，会同有关部门进行处理。

第5章存货账目管理

第34条存货账目的范围包括入库单、出库单、存货明细账以及台账等。

第35条所有出入库物资，均需按品种登记入库单和出库单，并将收、发数量登记后结出余额，随时与实存数量进行核对，并做到卡实相符。如有不符，应查明原因，及时纠正处理。

第36条仓储部对入库存货建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财务部就存货品种、数量、金额等进行核对。

第37条存货明细账记录应有合法依据，凭证必须完整无缺，记账时应遵守以下记账规则。

1．入库单记"收入"，出库单记"发出"，相关资料作为其附件，分别顺序编号，作为记账索引号，按月装订成册，以便日后查询。

2．账页不准撕毁，遇有改错，可以划红线加盖私章订正。账面记录，严禁挖、补、刮、擦和使用涂改液。

3．账面记录采用"永续盘存制"，每次发生增减变动，及时计算结存余额。

4．启用账簿，应在账簿封面载明企业名称、年度，在启用页内载明账簿名称、启用日期，由记账人员签名或盖章，并加盖公章。

5．调换记账人员时，应注明交接日期，并由移交人、交接人签名或盖章。

第38条存货明细账是记录实物的收入、发出、结存情况的重要账册，必须按品种、规格登记，妥善保管，年终装订成册，至少保存五年。