江苏农民专业合作社档案规范化管理实现途径研究
江苏农民专业合作社档案规范化管理实现途径研究
一、农民专业合作社的发展概述
农民专业合作社是农民自愿参加的，以农户经营为基础，以某一产业或产品为纽带，以增加成员收入为目的，实行资金、技术、采购、生产、加工、销售等互助合作经济组织。
目前，我国农村有各类农民专业合作经济组织140多万个，其中较为规范的有14多万个，广泛分布于种植业、畜牧业、水产业、林业、运输业、加工业以及销售服务行业等各领域，成为实施农业产业化经营的一支新生的组织资源。
农民专业合作社的主要特征：1.不改变成员的财产所有权关系；2.退社自由；3.专业性强；4.民办、民营、民受益；5.可以突破社区界限，在更大的范围内实行专业合作。主要类型：
1.专业合社
专业合作组织作为农民专业合作经济组织的典型形式，可以认为是农民联合自助组织的目标模式。其基本特征是从事专业生产的农民自愿入社、退社自由、平等持股、自我服务、民主管理、合作经营的经济组织。这类合作组织一般是实体性的，内部制度比较健全、管理比较规范、与农民利益联系紧密，形成劳动者约定共营企业和社会利益共同体。农民入股需交纳一定股金，合作社除按股付息外，主要按购销产品数量向社员返还利润。专业合作社也是企业，有的在工商管理部门登记为企业法人。专业合作社在东部地区较多，中部地区次之，西部极少。山东省莱阳市就是以这种类型为主，有专业合作社420多个，基本社员17万户，占全市总农户的80%。
2.股份合社
股份合作社是在合作制基础上实行股份制的一种新型合作经济组织。其本质特点是实行劳动联合与资本联合相结合、按劳分配与按股分红相结合。与一般专业合作社不同的是，资本在股份合作企业的生产经营活动和收益分配中，占有比较重要的地位。这类组织一般也是实体性和紧密型的，全国各地都有，尤其在东部较多。近年发展较快，农民在兴办龙头企业或龙头企业牵头兴办合作组织，进行农产品加工、销售、运输、储藏、资源开发和水利建设等方面多采取这种形式。山东、北京等省、市都有超过30%农民专业合作经济组织为这种形式。
3.专业协会
专业协会是一种较为松散的合作形式，包括农业服务协会和专业协会等。农业服务协会为农户提供综合性系列化服务。专业协会主要从事专项农产品生产、销售、加工的农民，按照自愿互利的原则，以产品和技术为纽带，组建的社团性合作经济组织。着重为会员提供技术和运销服务，并在民政部门登记，注册为社团组织，其前途是向具有实体的合作社方向发展。凡是从事专业生产并达到一定规模的农民都可以加入协会，协会对会员进行无偿和低偿服务，入会农民根据协会的要求进行生产销售。
农民专业合作，是现阶段农村经济发展中出现的农民自发组织的一种经济组织形式，是改变原有农村分散、独立、独户的生产经营方式，转变农业增长方式，推动现代农业跨越发展的重要平台，也是带动农民增收，建设更高水平小康社会的重要载体。近年来，在江苏省委省政府的高度重视和省农委的强劲推动下，我省农民专业合作组织迅速发展壮大，截至2014年初，已达六万九千多个。这些组织从登记成立到运行发展，形成了大量的原始记录--档案，而且随着其发展，档案将越来越多，这些档案既是农民专业合作组织成长发展的真实记录，也是维护农民专业合作组织自身和成员合法权益的依据和凭证。建立健全农民专业合作组织档案管理制度，加强档案工作规范化建设是农民专业合作组织发展的必然要求。
由于目前的农民专业合作组织存在规模小、管理松散，农民专业合作组织的档案工作还没有引起足够的重视，且各地发展不平衡。农民专业合作组织急需农业主管部门以及档案主管部门加强档案业务指导和支持，加强档案业务培训，普及档案知识，制定相关规章制度，提高档案的规范化管理水平。
二、农民专业合作社建档的积极意义
1.有助于指导江苏地区的农民合作社建立起规范的档案，便于长期保存和利用各类资料。江苏是全国农村经济发展最好的省份之一，农村新型合作经济组织在江苏发展的势头非常迅速。《江苏农民专业合作社档案规范化管理实现途径探究》就是要研究江苏农民专业合作社档案工作实际情况，提出行之有效的解决路径，促进农民专业合作社档案工作进一步规范化、科学化、标准化，提高江苏农民专业合作社档案工作的现代化水平和服务效率。
2.建立农民专业合作社档案，有助于促进江苏省农民专业合作社的健康发展。农民专业合作社是新时期农村发展中，涌现出的一种新型农民合作组织形式，对于发展我国的农业生产和促进农村生产力起到了积极的作用。因此，在农村地区建立农民专业合作社档案，有助于促进农民专业合作社的健康发展，有助于各类珍贵文书、合同、科技资料的长期保管。
3.促进农产品生产由分散型走向集中型，提高农产品的生产规模。农民专业合作社的建档是在合作社健康发展的基础上，才能够发挥档案的积极作用。农民专业合作社，客观上促进了农产品的生产由分散型走向集中型经营。这样，农产品的生产规模就会扩大，农民专业合作社可以带动一个村，甚至是几个村一起发展农业生产，克服农村生产规模小，产业区域分散，人员投入不足的一些实际问题。在合作社的运行中，档案会起到积极的参考和凭证作用。例如，响水县兴旺小杂粮农民专业合作社成立于2007年8月份，由响水县七套供销社参股，七套乡产旺村刘进波等八位农民创办。是响水县首批成立的农民专业合作社，主要生产谷类、豆类散装杂粮、小包装杂粮以及农家散养草鸡蛋。目前已在七套乡建有千亩无公害杂粮基地，带动1000多农户发展杂粮种植，全县杂粮面积正由原来的零星种植向规模化种植发展，经济效益也有了显著提高。其归档主要包括：（1）企业注册、企业品牌的文书凭证。（2）入社成员与合作社签订的合作合同。（3）各类商情和洽谈合同等。（4）培训计划和内容。
4.规范农产品的生产方式，提高农产品质量。农民专业合作社的建档力度，在很大程度上依赖于农民专业合作社职能的拓展。农民专业合作社建档，可以对合作社农户的生产方式起到约束作用。督促社内的农户做好各种记录，包括种源、施肥、除草、收获等，都会趋于规范化，通过合作社的统一指导和监督，大大提升农产品的质量。
5.有利于保护原产地的种源，创建知名品牌。我国一些地区的农产品原产地，由于长期以来的分散经营，没有对种源认真的保护。建立农民专业合作社档案，会强化这种原产地的保护意识。同时，农户在加入农民专业合作社后，集体意识会增强，一些注册商标会成为农民专业合作社档案材料。农民专业合作社档案中的一些文件和申报材料，对于农民专业合作社创建品牌，和保护原产地种源起到至关重要的作用。例如，江苏省响水县兴旺小杂粮农民专业合作社，在响水县城建成响水特色农产品购物展示中心，产品注册商标为"苏响"牌。在2007盐城名优农产品和2008首届江苏省合作社产品展销会上，"苏响"作为该合作社的注册品牌，已经成为合作社的共用品牌和不断增值的无形资产。
6.规范农产品的粗加工和产品流通。农民专业合作社的组建，对于规范农产品的粗加工和产品流通，起到了积极的引导和监管作用。同时，农民专业合作社还是这些活动的组织者，建立农民专业合作社档案，就是对于这些活动中的单个农户和生产、流通过程进行完整的记录。一些地方甚至在专业合作社的基础上再建立联合社，这样不仅加强农产品的质量，而且还大大促进了产品流通。
7.档案记录信息通过网络平台发布，可以扩大产品销路和增加农户收入。农民专业合作社在条件允许的情况下，会建立专门的信息网站，这些网站发布一些农产品的生产、加工、流通、销售信息，对于农户生产和销售起到了良好的指导作用。这些网络信息都会归档保管，农民专业合作社档案对于记录这些信息，起到了重要的作用。农民专业合作社档案的建立，最终对于产品扩大销路和品牌保护起到不可替代的作用，会大大增加农户的收入。
三、农民专业合作社档案的归档范围
农民专业合作社档案，是指农民专业合作社在社务活动、生产管理、经营管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。可以简单划分为：（1）合作社的基本情况和文书合同。农民合作社的经营范围、人员组成、生产区分布、农产品品种等内容；合作社接收的各种文件，会议记录、制定的规章制度、合作社同农民或其他单位签署的各种合同及协议文本等。（2）农业基础设施和规划材料。农业合作社生产区的公用设施和工程建设文件、施工项目文件、农业产业规划等资料。（3）会计和产权权益类。会计报表、账目、发票凭证，合作社的资产、债务、权益分配等相关资料、合同等相关资料。这些资料对于合作社的发展和权益保护至关重要，是必须确保的重点资料。（4）产业推广和宣传类材料。合作社内农产品的品种、注册品牌、农产品促销活动、各种产品宣传、广告、信息发布、专门网站建设等。（5）农产品生产、流转、销售类材料。农产品的生产规划、收益分配、农业科技等材料。主要农产品的育种、商标、注册品牌、种源、产量、质量检疫检验报告、产品收购、大型生产基地的生产加工记录档案、农产品的流通记录等。（6）声像及荣誉类档案。合作社的各类重大活动、领导来访视察、合作社成员外出重大活动等摄像、摄影的视频记录资料；反映合作社的发展、机构沿革、技术传承的各种实物资料；合作社获得的荣誉类证书、奖状、奖杯、锦旗、匾额等实物。
四、农民专业合作社档案建档的不利因素
1.缺乏人员、设备、馆库等保障条件。由于农民专业合作社是群众性组织，农民专业合作社档案缺乏具有档案知识的专门人员来管理。由于农民专业合作社经费有限，档案装具、加工设备、保管柜架都需要一定的投入。农民专业合作社档案建设更是难上加难。农民专业合作社的管理人员流动性强且文化水平一般不高，而档案工作本身却具有积累性、延续性，都是农民专业合作社建档的不利因素。
2.缺乏档案管理制度约束和规范指导。农民专业合作社针对档案的管理制度不多，具体的可操作性也有待验证。县级档案行政管理部门很少能够对农民专业合作社进行直接指导，农业科技部门也很难制定符合农民专业合作社档案管理的具体规章制度。县乡两级档案部门都没有足够的人手对农民专业合作社建档进行指导和监管。
3.农村产业结构、生产加工和流通方式的差异。我国农村人口分布较为散落，加上近年来农村人口外出打工和异地置房，人口流动性大且不稳定，同时由于农村的交通不够发达，建档工作会面临实际困难。在广大的农村区域，农作物的耕作区域、耕作时间、品种、产量都存在很大的差异，同时农村的产业结构也存在着很大的差异。由于农民耕作区域分布散落，针对散户农产品的耕作记录也相当困难，同时一些农业科技园和生产基地土地可能较大或者分散，一些记录信息需要耗费较多的人力。一些农副产品的加工和销售都是农民散户自行组织，农产品加工和流通的零散性在农村中普遍存在，这些对于农民专业合作社的建档工作都是不利因素。
五、江苏地区农民专业合作社建档的推进举措
1.健全档案管理制度和提高保障力度。农民专业合作社在政府农业部门和档案部门的指导下，可制定档案管理制度，确保农民专业合作社档案管理有章可循。专业合作社要指定人员负责档案管理工作，配备必要设施设备，条件好的房间作为档案库房，确保档案安全保管。在档案数量增长的情况下，要不断增加对档案管理的资金投入。管理人员也要优化馆藏档案结构，提高档案质量。农民专业合作社要争取农业部门和本村企业、经济组织的资金支持，积极争取改善档案保管条件。例如，山东、重庆地区都专门制定了合作社档案管理办法，积极指导合作社建档。
2.利用各种人力资源推进农民专业合作社档案的信息化建设。第一，利用大学生村官、生产大户、农技推广员和农业产业基地的技术员来推进档案信息化。大学生村官具有较高的信息技术能力，生产大户具有种植经验且对于农产品的产品、销售、收购信息掌握全面，农业技术员具备技术优势，要鼓励他们参与农民专业合作社建档工作。第二，利用区域范围的农民专业合作社（联合社），发挥人力和技术优势，努力为基层规模较小的专业合作社建档。例如，湖北省农民专业合作社联合会由湖北常家洞茶叶专业合作社、老河口市春雨苗木果品专业合作社、宜昌市晓曦红柑橘专业合作社3家联合发起建立后，为基层合作社建立详细档案，包括合作社基本信息、产品种类、资质、联系方式等，并将这些建档信息通过专门网站发布。
3.加强产学研结合，充分利用高校技术力量提升合作社的档案现代化管理。目前，各地都在推行产学研合作机制。高校作为技术密集单位，拥有众多的高水平的专家和各项仪器设备。加强产学研结合，就是要求一些高校能够发挥自己的技术和人才优势，在农业科技领域，发挥积极的指导作用，高校技术人员在对生产指导的同时，也可以加强对合作社档案的现代化管理水平的提升。例如，响水县兴旺小杂粮农民专业合作社在生产过程中，充分借助南京农大、扬州农大和江苏省食品研究所等技术优势，加强同科研院所的密切协作，引进优良品种，对产品进行深层次研究和开发，强化创新意识，促进产品升级换代，不断开发新产品，努力做到"生产一代，开发一代，研究一代"，为企业注入新的活力。
4.利用物联网技术解决农业科技生产的信息采集困难问题。物联网技术的定义是：通过射频识别（RFID）、红外感应器、全球定位系统、、激光扫描器等信息传感设备，按约定的协议，将任何物品与互联网相连接，进行信息交换和通讯，以实现智能化识别、定位、追踪、监控和管理的一种网络技术。目前在农村各种作物的播种、温湿度测试、收获、加工、流转的记录过程中，只要安装相应的设备，就可以定时将相关数据传到手机、电脑上去，技术人员不需要时刻盯在现场，而且这些数据就可以定期汇总并远程传递，非常适合农业生产、养殖、加工、流转环节的数据采集和汇总。物联网技术可以克服农村耕作区域大、地块分散、加工区域分散的特点，并可以节省大量的人力、物力。利用物联网技术是现代农业技术监管的主要手段，当然也需要相应的资金、设备的投入。
5.档案部门和农（经）技部门要加大对农民专业合作社建档的指导力度。目前，基层乡镇都设立了综合档案室和农（经）技站。农民专业合作社档案可以移交给村委会档案室或者乡镇档案室代管。地方的档案部门和农经、农技部门应当努力指导合作社建档。例如，近3年来南通市档案局，以农民专业合作社档案工作创建有人员管理、有管理制度、有分类方案、有较高质量、有完备目录、有安全保障"六有"标准为抓手，在建立和规范农民专业合作社档案工作方面进行了有益的尝试。同时，南通市农经部门也把农民专业合作社档案工作纳入促进合作社规范化建设的重要内容，市、县两级农经部门一把手总抓、分管副主任主抓，业务处（科）室具体组织推动责任体系，镇（乡）农经站也明确了分管领导和具体人员。要求在日常履行农民专业合作社的成立、登记、运行等辅导和咨询服务职能的过程中，把档案工作作为一项重要内容，积极引导农民专业合作社建立健全档案工作制度。建立市、县、镇3级体系指导、咨询、服务农民专业合作社的档案工作。在档案和农经部门的联合指导下，截至2012年底，南通市有4000多家农民专业合作社建档，已有110家农民专业合作社的档案工作达到了"六有"标准。
总之，大力推广农民专业合作社建档工作，就是要树立农民专业合作社档案是一种管理资源的理念，农民专业合作社要充分利用农产品生产协调工作，建好档用好档，切实保障农民的合法权益，保障农民的生活条件和对农副产品生产和质量的监管，为我国的农村发展和食品安全提供有力保障。