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公司年度内部控制体系建设自评报告

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公司年度内部控制体系建设自评报告

根据集团内部控制自评专项工作安排,结合公司的控制目标和管控重点,公司高度重视、精心部署,组织专人对截至年度的内部控制体系建设情况、制度执行有效性等方面进行了集中梳理和自评总结,现将有关情况报告如下:

一、年度本公司内部控制体系建设总体情况

内部控制体系贯穿于公司经营活动的决策、执行和监督的各个阶段、各个层级,涵盖了每一项活动的过程始终,是关系公司和职工发展的根本。公司内部控制体系建设一直秉持明确职责、分解任务、落实责任的基本原则,切实发挥制度全局性、稳定性、长期性的作用,积极实现流程细节化、精细化、标准化,坚持谨小慎微、查漏补缺的工作方式,确保本年度内部缺陷数量控制在合理范围,总体内控工作形势可防可控、平稳运行。

一是坚持制度建设不放松,确保部门责任落实。自去年1月以来,公司深刻把握公司科学发展理念,持续加强制度建设和流程管控,保障各种机制系统性、整体性、协同性运行,进而推动公司内部控制体系建设不断深入。通过各部门梳理完善,累计新增业务管理、人力资源、资产管理等方面制度,修改党建事务、人力资源、组织架构等方面制度,有力推动公司治理体系和治理能力现代化、高效化。

二是严把流程细节,部署和推进制度执行。通过加强考勤监督,提升OA系统功能优化与全面应用,完善改进公文、印章、合同、签报等流程设置,坚持从细节入手,持续加强过程管控,及时发现并调整流程中出现的问题,有效促进办事效率的提升,形成了更加规范、高效的办公氛围,增强了各项工作的纪律要求。

三是针对发现的内控缺陷,及时推进整改。结合自查情况,我们发现报告期内主要存在内部控制缺陷。通过对照内控缺陷的类型和成因加以分析,采取积极有效的措施予以整改、完善,并按照既定时间节点持续改进,全面提升各项工作进度,为生产经营平稳运行保驾护航。

四是开展内控相关培训及专项工作。为加强公司内部控制体系建设,强化风险管控意识和管理责任意识。公司于年内多次组织相关人员参加集团组织的专题培训,包括内控工作推进会、内控体系手册解读、安全生产清单编制等系列会议。统筹开展了廉洁风险点排查、法规知识测试等活动。在集团上级部门发布内控相关文件时,及时向各部门进行了集中传达有关精神,促进公司员工,尤其是管理人员进一步明确和掌握内控的概念及其重要意义。

五是加快完成本年度内控体系建设任务。按照公司年初制订的战略目标,结合业务发展实际,提前明确了年内内控管理工作理念,公司先后开展了组织机构设置调整、人员划转、深化制度、流程改造等一系列优化工作,在较大程度上降低了内部控制风险,避免了大部分潜在程序盲点。

二、自评的主要内容

(一)自评方式

本次内部控制体系自评工作由公司成立评价工作小组,通过对各部门主要业务负责人进行文件精神集中传达、分别谈话询问、业务环节调研、资料翻阅等方式开展,重点组织梳理了各部门出台制度、业务运行方式、主要问题与困难以及各岗位职责落实情况等,针对制度执行、重点事项督办等方面进行了专项抽查,进而填写《部门内控体系建设自评表》,汇总内部控制缺陷,编制整改措施。

(二)自评范围

内部控制自评的范围涵盖了公司领导班子、业务部门、职能部门,重点围绕组织架构、发展战略、人力资源、企业文化、社会责任、资金管理、采购业务、业务管理、行政事务、合同管理、全面预算、财务报告、信息系统、风险及内部监督等板块。

(三)自评的主要内容

为提高内部管理水平,规范内部控制,严格内控手段,加强风险防控机制建设,公司加大监督检查力度,增强风险防范,推进内部制度工作不断改进深化。同时,不断提升全员的内控意识、责任意识、风险意识,培养内控文化,营造制度氛围,推动内部控制体系逐步完善,着力促进各项经营业务健康、持续、安全发展。

1.重点自查的业务

(1)组织架构

组织机构的设置及调整、支委会、办公会、规章制度管理、章程制定及修改、领导班子"一岗双责"及履职管理。其中,由于年内高层人事变动,组织架构、领导班子设置尚有一定缺失,议事规则的细节性还有待完善。

(2)发展战略

发展目标及战略规划管理、年度目标及经营计划管理。今年,公司制订并印发了《"十四五"时期发展战略与规划》,对公司未来五年的产业设计、经营模式、内部管理等方面形成了较为清晰的工作指引。

(3)人力资源

岗位职能职责的制定与调整、中层领导干部的选拔与任用、员工招聘管理、离职管理、劳动合同管理、人事档案管理、教育培训管理、薪酬福利的计算及发放、经营业绩目标管理。年内,公司共组织开展管理人员竞聘,提拔中层干部,进一步完善了人力资源配置,强化了队伍建设。同时,按照公司制度,与部分员工续签了劳动合同,持续做好员工教育培训,积极推动绩效考核方案制定工作。

(4)社会责任

安全生产事故管理、安全生产会议管理、突发事故应急管理。面对新冠肺炎疫情的不利影响,公司上下齐抓共管,认真履职,常态化做好安全教育不松劲。公司车辆安全行车里程高达公里,未发生一起负有主要责任的交通安全事故及人员伤亡。按照集团统筹安排,坚持做好值班工作,确保公司平稳度汛,为遭受经济财产损失。

(5)资金管理

经营性资产实物管理、经营性资产清查盘点、报废与处置、办公固定资产购置及验收管理、办公固定资产清查盘点、办公固定资产报废与处置。集中开展了资产盘点,对公司人员的电脑、打印机、扫描仪等价值相对较高的办公设备进行了全面清理,发现了少量问题,分析原因主要是前期人员调动交接流程不完善、不清晰,资产移交过程监管不够,后期将进一步细化管理办法,着重加以改进,确保资产安全、台账清晰。

(6)采购业务

招标管理、比选管理、投标管理、办公用品管理(易耗品)。配合集团经营管理专项审计工作,公司对近两年的车辆资产采购程序、资料进行了全面整理,基本情况较为良好。另外,投标工作比较规范,未出现违反国家招投标管理规定和招标单位招标要求的情况。办公用品申购及领用取之有度、数量合理,符合年初相关预算标准。

业务管理

项目建设、招商、市场营销业务均按照公司制度流程运行,实行全过程监控,资产使用情况合规安全,对外出租,遵循集团和公司招投标管理有关工作要求,目前出租率较高,资产闲置率控制理想,业务管理整体质量较好。

(8)行政事务

收发文管理、印章管理、档案管理、合同管理、资质证照使用管理、办公用品管理(低值易耗品)。根据集团相关要求,对公务、印章、合同等制度进行了全面更新和修订,新出台了资质证照、签报管理办法,进一步丰富了公司行政事务制度体系,确保内部管理规范有序。

(9)全面预算

年度全面预算管理、月度资金计划管理。一方面,严格按照财经制度,科学开展公司预算管理,合理报送资金计划,公司现金流管理相对稳定。另一方面,建立了业务收支台账和日报表,切实加强应收账款管理,不断增强业务盈利水平和经营效益。

(10)财务管理

现金管理、票据管理、银行印鉴/电子授权管理、银行账户管理、支付、报销管理、财务管理制度的制定和调整、会计记账、结账、财务报告编制、财务分析管理、内部审计管理。紧密联系财税共享中心,加强财务会计各项管理工作,整体情况平稳有序,公司资金安全可控。

(11)信息系统

OA日常运维管理、汽车租赁业务后台系统、信息审核及报送。公司按照无纸化办公的目标,加快推进OA系统功能增加和优化工作,新增审批表单,调整原有流程。同时,业务台系统实现版本升级至2.0,进一步实现了数据统计和智能分析功能。截止目前,公司基本实现内部管理和业务流程信息化,为规范运行和环节监督提供了可靠的技术支撑。

(12)风险及内部监督

内控控制评价管理、风险自评、信访维稳管理。基于本次内控工作梳理,以及前期参与的各项培训,公司更加重视该项工作,要求各分管领导、部门负责人充分认识风险管控、程序合规的重要性,进一步改进工作方式,加强相互间的交流与监督,从而形成良性工作机制和法制意识。公司计划今年内,启动内控体系建设工作,对相关具体事项进行初步安排,为明年全面实现内控管理目标打下坚实基础。

2.内部控制评价包括以下工作程序:

(1)成立评价工作组。成立以董事长为组长,总经理为副组长,其他领导班子成员、总经理助理、职能部门中熟悉业务、参与日常监控的业务骨干为成员的评价工作组。同时明确了评价主体范围、工作任务、人员组织与分工。

(2)开展自我评价工作。部门按照通知开展内部控制自我评价工作,在规定时间内报送评价工作组。

(3)开展现场抽查工作。评价人员按照工作分工,综合运用集中通知、个别访谈的方式,运用部门制度反查流程开展情况。

(4)汇总评价结果。编制内部控制缺陷汇总表,评价工作组对评价工作进行分析,编制缺陷汇总表。

(5)制定缺陷整改措施。根据内部控制缺陷表,按职责分工制定了缺陷整改措施。

上述业务和事项的内部控制涵盖了公司经营管理的主要方面,不存在重大遗漏。

三、内部控制缺陷认定及整改情况

(一)内控缺陷认定情况

结合自评价情况,按照《集团内控自评缺陷等级认定方法》,我们发现报告期内存在内部控制缺陷,其中设计缺陷,执行缺陷。重大缺陷,重要缺陷,一般缺陷。详见附表。

(二)缺陷整改计划

当前,公司已由内控建设小组牵头,统筹组织开展缺陷梳理工作,其他各部门配合内控建设小组,进行缺陷反馈、制定整改计划和缺陷整改具体工作。目前已完成缺陷整改,已制定整改计划,正在落实整改计划。详细内控缺陷认定及整改见附件。

四、一般缺陷及整改计划

(一)教育培训问题

1.缺陷性质及影响

公司业务种类较多,需要具备市场营销、工程建设、材料制作、财务税务等方面的知识,但相关工作人员的基础理论知识和实际工作技能尚不熟练,公司还没有组织专业配套培训,属于设计缺陷。

2.缺陷整改情况

公司积极参加上级公司组织的各类教育培训,但针对性与公司所需有差异。

3.整改计划

综合管理部拟于下一年度征求各部门培训意见,开展专业性、技能性的业务知识培训,持续加强管理人才、专业人才培养培训,满足不同层次、不同业务领域的人才需求,预计下一年度上半年完成。

(二)业务软件系统问题

1.缺陷性质及影响

因公司业务交易量大,由此产生的数据非常繁杂,为便于数据汇总、统计,公司采买了新型业务后台系统来满足日常工作所需,但该系统的信息化系统与日常工作尚未完全匹配,功能尚不够科学实用,属于执行缺陷。

2.缺陷整改情况

结合公司业务拓展、运营管理的需要,加强与后台制作方联系,加强公司信息化建设和大数据分析,推进公司信息化建设及运行效率提升。

3.整改计划

以信息管理中心为责任部门,针对现有功能,多方面开发、运用系统自带功能,拟于下一年度6月底前,完成所有人员对系统现有功能的完全使用。

(三)OA办公信息系统问题

1.缺陷性质及影响

因公司对签报、议题签审、印章使用、资质证照使用流程进行规范化管理,统一通过OA系统实现全部经办流程,部分业务人员对OA系统的使用理解有差异,造成操作错漏,属于执行缺陷。

2.缺陷整改情况

综合管理部具体经办人员运用业务办结的方式对OA系统使用进行细致讲解,引导使用人员正确使用OA系统相关功能。

3.整改计划

以综合管理部为责任部门,以部门内勤为中心进行讲解,发散至各部门成员,计划于下一年度3月实现全员熟练OA系统审批操作。

(四)全面预算管理

1.缺陷性质及影响

从预算编制过程看,部分管理层认为预算只是财务部门的事,仅是把上一年度的生产、销售、财务数据略加改动,就照搬到预算表中,在企业及其各部门的活动变化较大时,用该办法制定的预算指标,就会缺乏客观性,难以成为考核和评价员工的有效基准,根本起不到预算管理的作用。

2.缺陷整改情况

通过年初召开预算编制会,逐步把全面预算管理的理念融会贯通于每一个部门、员工的具体工作中,提高全员、全过程的参与意识。

3.整改计划

公司全面梳理预算管理工作流程,细化职责、分工和权限,明确各环节的考核机制和工作协调机制,由财务管理人员牵头,各部门配合,做好下一年度预算管理工作。

(五)组织架构问题

1.缺陷性质及影响

办公会会议决定履行情况不佳。个别事项在会议审议通过后,要求尽快修订完善或重新提交方案,未能按时完成,或者完成后仍没有达到预期效果;要求立即推进执行的,实施进度缓慢,任务明显滞后。属于执行缺陷。

2.缺陷整改情况

自去年11月开始,梳理年度所有决策会议议题,根据议题拟写执行台账,倒查各项议题进度情况,及时推进执行情况。

3.整改计划

公司拟订工作督办清单,根据事务大小、难易程度,合理设置办结时限,督促各部门快速高质量推动相关工作落实落地。由综合管理部牵头,各部门配合执行,进一步深化公司内部改革,全面提升执行能力。

五、内部控制自评结论

经过自评价,报告期内,公司对纳入自查范围的业务与事项均已建立了内部控制,并得以有效执行,基本达到了公司内部控制的目标,不存在重大缺陷,仅存在X个一般缺陷,在可控可调的范围内,总体评价较为良好。

六、下一年度内部控制工作计划

内部控制建设是一项长期的、需要与时俱进的系统工程,持续改进和健全公司的内控制度,并根据外部环境的变化、政策的规定及企业内部经营发展的实际需求,适时对内部控制制度加以调整,使内部控制与经营规模、业务开展、市场竞争和风险管控等相适应。在以上主体思想的基础上下一年度主要工作计划如下:

一是深入内部控制宣传工作。由综合管理部牵头,开展教育培训,包括管理制度培训、专业技能培训、岗位职责描述等内容,学习并引进其他企业先进的内控管理知识,大力宣传内控机制建设的重要意义。

二是强化制度建设。加大制度建设和清理完善力度,有效防止制度机制风险。以职能、业务部门为主体,根据公司自我建设要求,继续完成制度新增、修订、废除的工作,确保公司内部制度建设跟上上级监管部门的要求。

三是优化运行流程。健全完善工作决策、执行、监督等程序,针对公司出台的制度,按制度进行流程管控,流程管理从初度阶段逐步向系统化、规范化发展,确保流程可验证、可追溯。

四是严格缺陷整改。针对发现的缺陷,按照时间节点,在制订整改措施的同时,完善流程与执行力,使内部控制管理工作步入自我检查、自我改进、不断完善的阶段。

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