集团公司内控精细化管理全套制度36万字(第2/44页)

第4条出纳人员领取的票据额必须在银行存款的额度内。

第5条出纳人员负责建立票据登记薄，保管相关的票据。

第6条企业的各类业务往来原则上使用转账支票，确需签发现金支票的，则需上报财务经理批准。

第7条有关部门或人员领用票据时要填写"票据领用单"，注明领用票据的日期、金额、用途等事项并报相关管理人员批准。

第8条出纳人员签发票据前要逐项审核票据领用单上的内容与相关管理人员的审批意见，审核无误后盖章签发，并在"票据签发登记薄"上记录。

第9条出纳人员必须按照支票的序号签发支票，不得换本或跳号签发，否则后果由出纳人员承担。

第10条出纳人员对填写错误的支票要加盖"作废"戳记并与存根一起保存。

第11条票据领用人在"票据签发登记薄"中的领用人栏中签字，未使用的票据与使用过的票据存根、相关使用凭证应在××天之内交予出纳人员进行票据注销登记。

第12条出纳人员应在"票据注销登记薄"上注明票据编号与注销日期，逾期不办理票据注销业务的票据领用人，出纳人员有权停止对其部门及个人签发票据。

第13条票据领用人妥善保管相关票据，不得将票据折叠、污损、丢失。

第14条票据领用人不得将票据借给他人或擅自改变用途及使用限额，否则财务人员不予报销，由此引发的后果由领用人承担。

第15条出纳人员不得签发印章齐全的空白支票，确需签发的应该得到财务经理的批准，并在支票上注明收款单位名称、款项用途、签发日期、最高限额及报销日期，不能确定收款单位名称的必须注明签发日期、最高限额与报销日期，逾期未用的转账支票需及时收回注销。

第16条出纳人员签发票据时用碳素笔填写，数字一律采用银行规定的大写汉字表示，日期、金额、用途、单位应填写齐备并加盖预留银行印鉴，票据填写日期必须是支票签发当日，不得推前或推后，因不按规定填写、被人涂改冒领的，由签发人负全责。

第17条出纳人员不得签发没有资金保证的票据或远期支票，套取银行信用；不得签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据；不得无理拒绝付款或任意占用他人资金。

第18条为方便企业财务报表的编制，财务部定于每月××日停止签发票据，各相关票据领用人要安排好票据的使用，提前或推后请签。

第3章票据的遗失处理与核销

第19条票据的保管、领用人员必须保管好票据，若不慎遗失，由当时的持票人负全责。

第20条部分票据遗失时的处理方法

1．持票人的现金支票不慎丢失时，持票人应立即上报财务部，财务部及时联系银行采取措施。

2．持票人持有的转账支票不慎丢失时，持票人应立即联系收款单位请求协助防范。

3．持票人的银行汇票若遗失，持票人立即向兑付银行或签发银行请求挂失。银行不予挂失的填明收款单位与收款人的银行汇票，持票人遗失此类银行汇票时，立即通知收款单位、收款人、兑付银行、签发银行并请求协助。

第21条票据的核销必须经过相关管理层的批准并指定核销日期，任何人不得擅自销毁票据。

第22条票据核销时由财务经理、审计人员与票据保管员共同审核票据的金额、数量等，确保票据是使用过的或已缴款的，并编制核销票据登记薄进行记录。

第23条票据核销后，票据保管人应盖上"作废"章并随同记账凭证，按照票据的本号与序号的相应顺序装订成册，妥善保存，在保存期之前禁止销毁。

第24条核销后的票据保存期限为××年，与票据相关的领用凭证、核销凭证的保存期限不低于10年。

第4章票据的结算

第25条业务中使用票据结算时，经手人必须审核票据的内容，确认其为有效票据。具体的审核内容包括：

1．票据填写是否清楚。

2．票据内容是否齐全。

3．是否在签发单位处加盖单位印鉴。

4．票据上的金额及收款人是否有涂改迹象。

5．票据是否在有效期内。

6．有背书的票据其背书是否正确。

第26条使用支票结算时，有效支票的标准内容应该具备以下条件。

1．收款人名称是否正确，要求不能写错或遗漏一个字。

2．填写的日期必须在十日以内。

3．交款企业的财务专用章、企业法人章、财务负责人章齐全、清晰。

4．支票用碳素笔填写，内容清晰，无涂改。

5．支票金额的大小写一致。

第27条票据背书的规范。

1．背书要连续，背书粘单上的签章符合规定，背书人的签章符合规定。

2．背书人为个人的身份证件。

3．背书粘单上必须加盖企业财务专用章、企业法人章或财务负责人章。

第28条财务部相关人员收到的现金支票、银行现金本票等要及时存入银行，当日不能存入银行的，需请示财务经理后妥善保管，于第二日存入。

第29条若银行退票，票据业务经手人应立即到签发单位进行更换，同时企业将对经手人与出纳的工作过失进行严肃处理。

第30条票据管理员需注意承兑汇票的日期，在到期之前提醒财务经理。承兑汇票到期后，财务经理对汇票进行背书，由出纳人员交到银行委托银行收款。

第5章票据管理的其他规范

第31条企业票据与印鉴的保管分开，出纳员不得保管相关印鉴。

第32条企业在同城结算时可以使用银行本票。

第33条各种票据的结算日期。

1．支票的结算日期为出票日起10日内。

2．银行本票的付款期限为自出票之日起最长不超过2个月。

3．银行汇票的付款期限为自出票之日起1个月内。

4．商业汇票的最长补款期限不超过6个月，提示付款期限自汇票到期日起10日内。

第34条出纳人员离职或调职时，必须办理移交手续，移交不清的禁止其离职或调职。

第6章附则

第35条本制度由财务部负责制定、修订及解释。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

1．6印章管理制度

制度名称

印章管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为规范企业财务印章管理，减小因印章使用不当给企业带来的损失，特制定本制度。

第2条本制度适用于涉及使用印章的所有相关人员。

第2章印章的制作、保管、废止

第3条企业财务相关方面的印章由企业指定的部门统一制作，相关人员严禁私自制作印章。

第4条经相关管理人员授权后由行政部负责制作财务方面的印章，印章具体分事项印章、财务专用章与人名章三类。

第5条企业财务方面相关的事项印章由财务部指定专人进行保管，人名章由本人自己保管或本人授权他人保存，财务专用章由财务总监负责保管，未经授权的人员一律不得接触、使用印章。

第6条印章的保管人员一律不得将印章转借他人，否则所造成的后果由印章保管人员负责。

第7条企业总裁可以使用企业的所有印章。

第8条印章保管人若管理不慎使印章遗失、被盗或损毁，需立即上报行政部，由行政部登记后申明作废并制作新的印章。

第9条财务部制订财务方面的印章登记薄，说明印章制作时间、内容、印章发放时间、保管人等。

第10条出纳人员要将财务的有关印签薄交予银行，当印章变动时要及时与银行联系，更新印签薄。

第3章印章的使用

第11条使用印章时，使用人必须填写"印章使用申请单"，说明使用印章的理由、起止时间、印章的种类、材质及申请人等。

第12条印章使用申请单经有关领导审批后，连同需用印盖章的文件一同交予印章保管人盖章。

第13条印章保管人要仔细审核印章使用申请单的事项和相关管理人员的批示，若认为不符合相关规定，可拒绝盖章。

第14条经授权的印章代理人员使用完印章后，要将盖章依据与印章使用申请单交予印章管理人进行审核。

第15条企业财务方面的印章原则上不允许带出，确需带出企业使用，必须填写印章使用申请单说明事由，经总裁批准后方可带出，由两人共同使用。

第16条印章使用申请单由各盖章人员保存，每月月底汇总后交予企业指定部门存档。

第17章印章保管人在使用完印章后，填写印章使用登记薄，说明印章使用事由、使用对象、盖章时间等并有申请人签字确认。

第4章印章使用的其他规定

第18条印章保管人员离职或调动时，必须将保管的印章及相关文件交割，否则不允许离职或调动。

第19条企业中任何涉及财务印章的使用事项均需按本制度规定程序执行，严禁擅自使用印章。

第20条未经授权擅自使用企业财务方面印章所造成的后果由使用者与印章保管人共同承担，后果严重者将移交司法机关进行处理。

第5章附则

第21条本制度由公司财务部负责制定、修订及解释，自董事会通过之日起执行。

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审核日期

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修改处数

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第2章企业内部控制-采购

2．1采购授权审批制度

制度名称

采购授权审批制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条目的

为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。

第2条进行授权审批

采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

第3条严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务

1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。

2．对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第4条专家论证适用情形

对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。

第5条请购

使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。

第6条审批

采购经理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。

1．采购预算内采购额在×万元以内的，采购经理审批；采购额在××-××万元的，由财务总监审批；采购额在××-××万元以上的，由财务总监审核，总裁审批。

2．采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。

3．对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。

第7条采购

1．采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。

2．采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总裁最终确定合格供应商名单。

3．采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。

（1）采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。

（2）采购计划范围内金额在×万元-××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。

（3）采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。

（4）采购计划外的所有采购项目合同，须由财务部核对后，交财务总监审核，总裁审批后，签订购货合同。

第8条验收

质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。

1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。

2．采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总裁审批后，采购部负责处理。

第9条付款

1．财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。

2．应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××-××万元的，由总裁审批。

3．预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××-××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。

4．审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。

第10条账务处理

1．财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

2．将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

3．每月应根据记账凭证准确、及时地登记入"存货"及"货币资金"、"应付账款"分类明细账中。

第11条对账

1．财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。

2．取得供应商对账单，审核其余额与企业"应付账款"余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。

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审核日期

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修改处数

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2．2采购申请审批制度

制度名称

采购申请审批制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条企业为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本制度。

第2条本企业内所有部门的请购，除另有规定外，均依本制度的规定办理。

第3条责权单位。

1．采购部负责企业所需物资的采购工作。

2．财务部负责采购物资的货款支付工作。

3．物资使用部门和仓库部门提出采购申请。

4．财务总监、总裁根据权限审批采购项目。

第2章请购审批规定

第4条原材料或零配件的请购。

1．需求部门请购。

（1）原材料或零配件由需求部门根据采购计划或实际经营需要提出请购单。

（2）仓库材料保管员接到请购单后，查看材料保管卡上记录的库存数，将库存数与生产部门需要的数量进行比较。

（3）当生产所需材料和仓库最低库存量合计已超过库存数量时，则同意请购。

2．仓储部门请购。

（1）仓库部门在库存材料已达到最低库存量时提出请购申请。

（2）仓库主管签字的请购单需要通过两方面的审批。

①采购员审查请购单，检查该项请购是否在执行后又重复提出，以及是否存在不合理的请购品种和数量。如果采购员认为请购申请合理，则根据所掌握的市场价格，编制采购预算。

②经采购员签署同意的请购单交财务部进行审核，如果该项请购在经营目标和采购预算范围内，财务部签字确认后可交采购部门办理采购手续。

③采购部应将处理过的请购单归档备案。

第5条临时性商品的请购。

1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。

2．使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。

3．请购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部、财务总监和总裁签字后，采购部方可办理采购手续。

第6条经常性服务项目的请购。

1．经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，例如公用事业、期刊杂志、保安等服务项目。

2．使用部门需要这些服务时，提出请购单，由财务部、总裁进行审核、审批。

第7条特殊服务项目的请购。

1．特殊服务项目请购是指保险、广告、法律和审计等服务采购申请。

2．总裁、董事会或股东大会进行审议批准。

3．审议人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的广告商、事务所及费用水平是否合理等，经总裁批准后，这些特殊服务项目才能进行采购。

第8条资本支出和租赁合同。

1．对于资本支出和租赁合同，应该由经办部门提出请购，总裁、董事会或股东大会进行决策。

2．对重要的、技术性较强的请购项目，应当组织专家进行论证，集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。

第3章请购单规定

第9条请购单的开列和递送。

1．请购单的开列。

（1）请购经办人员应根据库存量管理基准、用料预算以及库存情况开立请购单。

（2）请购单分为计划内采购请购单和计划外采购请购单。

（3）各部门在生产、基建、维护工作中需采购的各类物资、工具、仪器仪表以及房屋装修、维修等各类开支，都必须按计划内采购请购单和计划外采购请购单所列内容填报。

（4）请购单经使用部门负责人审核后，依请购核准权限报有关领导签字批准，并根据内部管理要求编号，送采购部门。

2．需用日期相同且属同一供应商提供的统购材料，请购部门应根据请购单附表，以一单多品方式，提出请购。

3．紧急请购时，由请购部门于请购单中注明原因，并加盖"紧急采购"章。

4．材料检验必须经过特定方式进行的，请购部门应于请购单上注明要求。

5．物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况填制请购单，提出请购申请。

第10条免开请购单部分。

1．总务性用品免开请购单，并可以总务用品申请单委托总务部门办理采购。总务用品分类如下。

（1）礼仪用品，如花篮和礼物等。

（2）招待用品，如饮料和香烟等。

（3）书报、名片、文具等。

（4）打字、刻印、账票等。

2．零星采购及小额零星采购材料项目。

第11条请购事项的撤销。

1．撤销请购事项时应由原请购部门立即通知采购部门停止采购，同时在请购单第1、2联加盖红色"撤销"的标记并注明撤销原因。

2．采购部门撤销请购时，注意办理以下事项。

（1）采购部门在原请购单加盖"撤销"章后，送回原请购部门。

（2）原"请购单"已送物料管理部门待办收料时，采购部门通知撤销，并由物料管理部门将原请购单退回原请购部门。

（3）原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。

第4章附则

第12条本制度经总裁审批，自颁布之日起执行。

第13条本制度由采购部负责解释。

编制日期

审核日期

批准日期

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修改处数

修改日期

2．3采购预算管理制度

制度名称

采购预算管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条目的

为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购资金合理的需要，特制定本制度。

第2条采购预算管理的含义

1．采购预算是采购部门为配合企业年度销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件、劳务等的数量及成本编制的用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于企业整体目标的实现及其资源的合理配置。

2．预算管理就是指企业内部通过编制预算、执行预算、预算差异分析和预算考核来管理企业的经济活动，反映企业管理的成绩，保证管理政策的落实和目标的实现，促使企业不断提高效率和效益。

3．采购预算管理是企业预算管理的一个分支，应与预算系统的其他系统相互协调。

第3条编制采购预算

1．编制采购预算是指根据企业经营目标确定采购预算项目，建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将企业在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

（1）根据企业年度销售计划，由相关使用部门（生产部门、开发部门、管理部门等）填写本部门的采购预算申请单，上交采购部。

（2）采购员汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，由采购经理补充完善后，交财务部和预算管理委员会逐一核准，采购员调整、完善采购预算，上交总裁审批。

第4条执行采购预算

1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。

2．对预算执行过程进行监控。

第5条分析和调整采购预算差异

1．在预算执行过程中，采购部要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。

2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

第6条采购预算资金控制

1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。

2．部门负责人只能在自己的权限内进行审批，限额以上的采购申请应按企业请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。

3．对于预算内的采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。

4．对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核，最终由总裁审批后才能给予办理。

编制日期

审核日期

批准日期

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修改处数

修改日期

2．4采购控制制度

制度名称

采购控制制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条目的

明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化。

第2条责权单位

1．采购部负责本制度的制定、修改、废除等工作。

2．总裁负责本制度制定、修改、废除等的审批。

第2章采购方式控制

第3条采购方式分类

1．订单采购方式

（1）采购部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿。

（2）供应商按照订单上面的要求生产和供应商品或劳务。

（3）订单在提交给供应商之前应由财务部门检查订单的合理性。

2．合同订货方式

（1）采购部与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以购销合同的形式确定下来。

（2）供应商按合同提供货物并取得货款，企业按合同验收货物并支付款项。

3．直接采购方式

采购人员根据批准的请购单，就其所列货物直接向供应商购买的一种采购方式。

4．比质比价采购方式

选择三家以上的供应商，就其质量、价格、供货期等进行对比分析，在符合质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。

5．紧急采购方式

因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。

第4条采购方式选择

1．根据商品或劳务的性质及其供应情况确定采购方式。

2．一般商品或劳务的采购应采用采购订单或合同订货等方式。

3．小额零星商品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

4．重要的商品或劳务以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后，采用订单或合同方式或者比质比价方式。

5．大宗原料、然料和辅料的采购、基建或技改项目主要物资的采购以及其他金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。

第3章采购数量控制

第5条采购数量应该严格按照采购计划进行确定。

第6条采购员应审查每一份请购单的请购数量是否在控制限额的范围内。

第7条检查使用商品和获得劳务的部门负责人是否在请购单上签字同意。

第8条对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的分析，将各种请购进行有效的归类，然后利用经济批量法来测算成本。

第9条对于请购数量不大，或者零星采购的商品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。

第4章采购时间控制

第10条采购时间包括请购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。