集团公司内控精细化管理全套制度36万字(第6/44页)

第2章销售格式合同编制与审批

第3条企业销售合同采用统一的标准格式和条款，由企业销售部经理会同法律顾问共同拟定。

第4条企业销售格式合同应至少包括但不限于以下内容。

1．供需双方全称、签约时间和地点。

2．产品名称、单价、数量和金额。

3．运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。

4．付款方式及付款期限。

5．免除责任及限制责任条款

6．违约责任及赔偿条款。

7．具体谈判业务时的可选择条款。

8．合同双方盖章生效等。

第5条企业销售格式合同须经企业管理高层审核批准后统一印制。

第6条销售业务员与客户进行销售谈判时，根据实际需要可对格式合同部分条款作出权限范围内的修改，但应报销售部经理审批。

第3章销售合同审批、变更与解除

第7条销售业务员应在权限范围内与客户订立销售合同，超出权限范围的，应报销售经理、营销总监、总裁等具有审批权限的责任人签字后，方可与客户订立销售合同。

第8条销售合同订立后，由销售部将合同正本交档案室存档，副本送交财务部等相关部门。

第9条合同履行过程中，因缺货或客户的特殊要求等，销售部或客户提出变更合同申请，由双方共同协商变更，重大合同款项应经总裁审核后方可变更。

第10条根据合同规定的解除条件、产品销售的实际和客户的要求，销售部与客户协商解除合同。

第11条变更、解除合同的手续，应按订立合同时规定的审批权限和程序执行，在达成变更、解除协议后，须报公证机关重新公证。

第12条销售合同的变更、解除一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。

第13条企业法律顾问负责指导销售部办理因合同变更和解除而涉及的违约赔偿事宜。

第4章销售合同的管理

第14条空白合同由档案管理人员保管，并设置合同文本签收记录。

第15条销售部业务员领用时需填写合同编码并签名确认，签订生效的合同原件必须齐备并存档。

第16条销售业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的，必须保留原件交还合同管理档案人员。

第17条合同档案管理人员负责保管合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议等。

第18条销售合同按年、按区域装订成册，保存××年以作备查。

第19条销售合同保存××年以上的，合同档案管理人员应将其中未收款或有欠款单位的合同清理另册保管，已收款合同报销售经理批准后作销毁处理。

第5章附则

第20条本制度由销售部负责制定、解释及修改。

第21条本制度自颁布之日起生效。

编制日期

审核日期

批准日期

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4．4发货、退货管理制度

制度名称

发货、退货管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为规范本企业发货及退货作业规程，确保销售合同准确执行，避免或减少企业损失，特制定本制度。

第2条本制度适用于企业所有销售发货及退货作业。

第3条各部门职责。

1．销售部负责发货、销售退货的组织与全程跟踪工作。

2．仓储部负责货物的清点、包装、出库及入库工作。

3．运输部负责货物的运输工作。

4．质检部负责检查退回货物的质量。

第2章发货管理规定

第4条填写发货通知单。

销售业务员根据正式签订的销售合同，按照客户订单编制发货通知单，经销售经理审核签字后，交仓储部以备货。《发货通知单》一式四联，分别留存销售部、财务部、仓储部及客户企业，列明购货单位、地址、产品名称、数量、单价、金额和制单人，并加盖销售专用章。

第5条备货出库。

仓管员按照经盖章签字的《发货通知单》清点货物，填写《货物出库单》，再次核对《发货通知单》后，组织货物出库并登记台账。

第6条安排出货。

运输部根据仓储部提供的出货单据安排出货，发车前电话通知销售部业务员。如送货途中有任何异常，造成延误或不能送货，及时通知销售部业务员与客户沟通协调，确保在合同规定的时间内将货物完好无损地送达客户指定地点，并取回客户签字确认的回执。

第7条开具发票。

1．运输部将客户签字确认的回执交给财务部与销售部，财务部针对不同客户开具相应的发票。

2．对于现款现货的客户，货款到账后财务根据回执开具相应发票；委托代销的客户填写客户月对账表，签字确认后返回销售业务员，由销售业务员根据财务对账单与客户月对账表核对，核对无误签字确认后返回财务，否则与客户进一步核准。

3．财务部根据核准后的对账表开具相应发票，向客户收取货款。销售部将回执登记并归档，作为考核客户信誉额度的指标。

第3章退货管理规定

第8条因己方责任使得客户对接收的货物不满意或者货物不符合销售合同规定的要求，客户提出退货时，企业应接受退货，退货须经销售经理审批后方能办理。

第9条质检员应对退回的货物进行质量检查，并出具检验结果报告。

第10条仓储部负责清点退回货物，注明退回货物的品种和数量后，填写退货接收报告单。

第11条销售业务员根据退货接收报告单对客户的退货进行调查，确定客户索赔金额的有效性及合理性，将调查结果及意见记录在退货接收报告单上，提交给销售经理及财务部作为最后审核的依据。

第12条销售经理根据退货接收报告、调查结果及意见，最终核定退货理赔。

第13条财务部根据退货理赔单据和凭证，办理相应的退款事宜，并对企业主营业务收入和应收账款等进行相关账务处理。

第4章附则

第14条本制度自总裁审批通过后颁布施行，修订亦同。

第15条本制度最终解释权归销售部。

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4．5货款回收管理制度

制度名称

货款回收管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条目的。

为了规范企业销售货款的回收管理工作，确保销售账款能及时收回，防止或减少企业呆账、坏账的发生和不良资产的形成，特制定本制度。

第2条适用范围。

适用于本企业销售货款的回收管理。

第3条职责。

1．销售部负责销售回款计划的制订与应收账款的催收工作。

2．财务部负责应收账款的统计及相关账务处理工作，并督促销售部及时催收应收账款。

第2章未收款的管理

第4条当月到期的应收货款在次月××号前尚未收回，从即日起至月底止，将此货款列为未收款。

第5条未收款的处理程序。

1．财务部应于每月××号前将未收款明细表交至销售部。

2．销售部将未收款明细表及时通知相应的销售业务员。

3．销售业务员将未收款未能按时收回的原因、对策及最终收回该批货款的时间于××日内以书面形式提交销售经理，销售经理根据实际情况审核是否继续向该客户供货。

第6条销售经理负责每月督促各销售业务员回收未收款。

第7条财务部于每月月底检查销售业务员承诺收回货款的执行情况。

第3章催收款的管理

第8条未收款在次月××号前尚未收回，从即日起到月底止，此应收货款为催收款。

第9条催收款的处理程序。

1．销售经理应在未收款转为催收款后的××日内将其未能及时回收的原因及对策，以书面形式提交营销总监批示。

2．货款经列为催收款后，销售经理应于××日内督促相关销售业务员收回货款。

第10条货款列为催收款后的××日内，若货款仍未收回，企业将暂停对此客户供货。

第4章准呆账的管理

第11条财务部应在下列情形出现时将货款列为准呆账。

1．客户已宣告破产，或虽未正式宣告破产但破产迹象明显。

2．客户因其他债务受到法院查封，货款已无偿还可能。

3．支付货款的票据一再退票而客户无令人信服的理由，并已停止供货一个月以上者。

4．催收款迄今未能收回，且已停止供货一个月以上者。

5．其他货款的回收明显存在重大困难，经批准依法处理者。

第12条企业准呆账的回收以销售部为主力，由财务部协助。

第13条通过法律途径处理准呆账时，以法律顾问为主力，由销售部、财务部协助。

第14条财务部每月月初对应收款进行检查，按照准呆账的实际情况填写《坏账申请批复表》报请财务部经理审批。

第5章附则

第15条本制度由财务部制定、解释和修改。

第16条本制度自颁布之日起执行。

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修改处数

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4．6应收账款管理制度

制度名称

应收账款管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条目的。

为保证企业最大可能利用客户信用拓展市场，同时防范应收账款管理过程中的各种风险，减少坏账损失，加快企业资金周转，提高企业资金的使用效率，特制定本制度。

第2条适用范围。

本制度所称的应收账款，包括赊销业务所产生的应收账款和企业经营中发生的各类债权，主要包括应收销货款、预付购货款、其他应收款三个方面的内容。

第2章赊销业务管理

第3条在货物销售业务中，凡客户利用信用额度赊销的，须由经办销售业务员填写赊销的"开据发票申请单"，注明赊销期限。

第4条销售经理按照客户信用限额对赊销业务签批后，财务部门方可开票，仓库管理部门方可凭单办理发货手续。

第5条应收账款主管应定期按照"信用额度期限表"核对应收账款的回款和结算情况，严格监督每笔账款的回收和结算。

第6条应收账款超过信用期限××日内仍未回款的，应及时上报财务经理，并及时通知销售经理组织销售业务员联系客户清收。

第7条凡前次赊销未在约定时间结算的，除特殊情况下客户能提供可靠的资金担保外，一律不再发货和赊销。

第8条销售业务员在签订合同和组织发货时，须按照信用等级和授信额度确定销售方式，所有签发赊销的销售合同都必须经销售经理签字后方可盖章发出。

第3章应收账款监控制度

第9条应收账款主管应于每月最后××日前提供一份当月尚未收款的《应收账款账龄明细表》，提交给财务经理、销售经理及营销总监。

第10条销售业务员在与客户签订合同或协议书时，应按照《信用额度表》中对应的客户信用额度和期限，约定单次销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。

第11条销售部应严格按照《信用额度表》和财务部门的《应收账款账龄明细表》，及时核对、跟踪赊销客户的回款情况。

第12条清收账款由销售部统一安排路线和客户，并确定返回时间，销售业务员在外清收账款时，无论是否清结完毕，均需随时向销售经理电话汇报工作进度和行程。

第13条销售业务员于每日收到货款后，应于当日填写收款日报表一式四份，一份自留，三份交企业财务部。

第14条销售业务员收取的汇票金额大于应收账款时，非经销售经理同意，现场不得以现金找还客户，而应作为暂收款收回，并抵扣下次账款。

第15条销售业务员收款时对于客户现场反映的价格、交货期限、质量、运输问题，在业务权限内时可立即给予答复，若在权限外需立即汇报销售经理，并在不超过××个工作日内给予客户答复。

第16条销售业务员在销售产品和清收账款时不得有下列行为，一经发现，分别给予罚款或者开除处分，并限期补正或赔偿，情节严重者移交司法部门处理。

1．收款不报或积压收款。

2．退货不报或积压退货。

3．转售不依规定或转售图利。

4．代销其他厂家产品。

5．截留，挪用，坐支货款不及时上缴。

6．收取现金改换承兑汇票。

第4章应收账款交接

第17条销售业务员岗位调换、离职，必须对经手的应收账款进行交接。

第18条凡销售业务员调岗的，必须先办理包括应收账款、库存产品等在内的工作交接，交接未完，不得离岗，交接不清的，责任由移交者负责，交接清楚后，责任由接替者负责。

第19条凡销售业务员离职的，应在××日前向企业提出申请，经批准后办理交接手续，未办理交接手续而自行离开者其薪资和离职补贴不予发放，由此给企业造成损失的，将依法追究法律责任。

第20条离职交接以最后在交接单上批示的生效日期为准，在生效日期前要完成交接，若交接不清又离职时，仍将依照法律程序追究当事人的责任。

第21条销售业务员提出离职后须把经手的应收账款全部收回或取得客户付款的承诺担保，若在××个月内未能收回或取得客户付款承诺担保的则不予办理离职手续。

第22条离职销售业务员经手的坏账理赔事宜如已取得客户的书面确认，则不影响离职手续的办理，其追诉工作由接替人员接办。理赔不因经手人的离职而无效。

第23条"离职移交清单"至少一式三份，由移交、接交人核对内容无误后双方签字，保存在移交人一份，接交人一份，企业档案存留一份。

第24条销售业务员接交时，应与客户核对账单，遇有疑问或账目不清时应立即向销售经理反映，未立即呈报，有意代为隐瞒者应与离职人员同负全部责任。

第25条销售业务员办交接时由销售经理监督；移交时发现有贪污公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证者，除限期赔还外，情节重大时依法追究其民事、刑事责任。

第26条应收账款交接后××个月内应全部逐一核对，无异议的账款由接交人负责接手清收。

第27条交接前应核对全部账目报表，有关交接项目概以交接清单为准，交接清单若经交、接、监三方签署盖章即视为完成交接，日后若发现账目不符时由接交人负责。

第5章附则

第28条本制度解释权归企业财务部。

第29条本制度自颁布之日起执行。

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修改处数

修改日期

4．7销售回款奖惩制度

制度名称

销售回款奖惩制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条目的

1．进一步加强应收账款管理，加大货款回收和清欠力度，确保货款回收率达××%。

2．激励销售业务员积极销售，及时回收货款，将销售业务员的收入与货款回收全面挂钩，体现回款与销售同等重要原则。

第2条适用范围

本制度适用于销售部全体销售业务员及相关人员。

第3条销售业务员奖惩细则

1．销售业务员在完成销售任务的基础上，采取按提成比例进行奖惩。

2．货款回收率达××%的，给予销售业务员××%的提成奖励。

3．货款逾期不到位超过××天的，销售业务员的提成奖励降至××%。

4．逾期货款超过××个月仍未到账的，取消销售业务员的提成奖励。

5．对拖延1年以上的货款，销售业务员除了不能享受提成奖励外，还应接受××%的处罚。

6．销售中遇倒账或收回票据未能如期兑现时，经办业务员应负责赔偿售价或损失的××%。

7．凡属销售业务员责任心不强导致发生坏账的，应按坏账金额的××%扣减销售业务员的业务提成。

第4条企业将货款回收、清欠工作纳入销售业务员的绩效考核范围，并作为今后提拔任免和奖惩的依据。

第5条财务人员奖惩

1．应收账款主管应做好应收账款账龄分析工作，并督促和协助销售部回收货款。

2．销售部门应收账款回收率达××%的，给予应收账款主管××%的奖励。

3．因应收账款账龄分析出错或不及时而导致货款不能及时回收的，予以应收账款××%的处罚。

第6条法律顾问奖励

1．企业法律顾问负责对逾期账款提起诉讼，协助销售部清收欠款。

2．法律顾问通过法律途径追回欠款的，给予欠款××%的奖励。

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4．8问题账款管理办法

制度名称

问题账款管理办法

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为维护本企业与业务人员的权益，减少坏账损失，特制定本办法。

第2条问题账款指本企业销售业务员销售过程中所发生被骗、被倒账、收回票据无法如期兑现或部分货款未能如期收回等情况所涉账款。

第3条因销货而发生的应收账款，自发票开立日起，满××个月尚未收回，亦未按企业规定办理销货退回者，视同问题账款。

第2章问题账款的处理

第4条问题账款发生后，销售部门应于××日内，据实填妥《问题账款报告书》，并附相关证据、资料等，依序呈请销售经理查证并签注意见后，呈报营销总监并转请法律顾问协助处理。

第5条《问题账款报告书》上的基本资料栏，由销售会计填写；账款发生经过、处理意见及附件明细等栏，由经办销售业务员填写。

第6条法律顾问应于收到报告书后××日内，与经办业务员及销售经理、财务部经理了解情况，了解情况后拟定处理方案，呈请营销总监批示。

第7条"问题账款"发生后，经办业务员未依规定期限提出报告书，请求协助处理者，法律顾问可不予受理。逾××天仍未提出者，该"问题账款"应由经办业务员负全额赔偿责任。

第8条销售会计未主动填写报告书的基本资料或销售经理疏于督促经办销售业务员于规定期限内填妥并提出报告书，致使经办销售业务员应负全额赔偿责任时，应连带受行政处分。

第9条经核定由经办销售业务员先行赔偿的"问题账款"，法律顾问应寻求一切可能的途径继续处理。若事后追回产品或货款时，应通知财务部于追回之日起××天内，依比率一次退还原经办业务员。

第3章坏账的处理

第10条销售业务员全权负责对自己经手赊销业务的账款回收。

第11条销售业务员应定期或不定期地对客户进行访问（电话或上门访问，每季度不得少于××次）。

第12条销售业务员访问客户时，如发现客户有异常现象，应自发现问题之日起××日内填写"问题客户报告单"，并建议应采取的措施，或视情况填写"坏账申请书"呈请批准。

第13条符合下列条件之一的，可以由财务部确认为坏账：

1．因债务人死亡，以其遗产清偿后仍然无法收回；

2．因债务人破产，以其破产财产清偿后仍然无法收回；

3．债务人较长时期（超过××年）未履行偿债义务，并有足够证据表明无法收回或收回的可能性极小。

第14条销售业务员提交"坏账申请书"时，应将客户的名称、负责人姓名、营业地址、电话号码等填写清楚，并将申请事实及理由做简明扼要的叙述，经销售经理、营销总监批准后，连同账单或差额票据转交财务部处理。

第15条财务部负责定期对应收款项进行全面检查，预计各项应收款项可能发生的坏账，对于没有把握能够收回的应收款项，应当计提坏账准备。

第16条计提坏账准备的范围、提取方法、账龄的划分和提取比例，由财务经理负责草拟意见，经总裁批准，并按照法律、行政法规的规定报有关各方备案。

第4章附则

第17条本制度由财务部、销售部共同制定，解释权归财务部。

第18条本制度自颁布之日起实施。

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修改日期

4．9应收票据管理制度

制度名称

应收票据管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条为规范企业应收票据的管理，防范应收票据风险，特制定本制度。

第2条企业应收票据管理应遵循核准、记录和保管职能相互分离原则。

第3条应收票据的审核。

1．企业在接受应收票据时，财务人员要按照《票据法》和《支付结算办法》等规定，仔细审核票据的真实性、合法性，防止以假乱真，避免或减少应收票据风险。

2．收回的票据为非统一发票抬头客户正式背书，因而未能如期兑现或交货尚未收回货款，且不按企业规定作业，手续不全者，其经办业务员应负责赔偿售价或损失的××%。

第4条应收票据的批准。

1．应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员书面批准。

2．接受客户票据需经批准手续，降低伪造票据以冲抵、盗用现金的可能性。

3．票据的贴现须经主管人员审核和批准，以防伪造。

第5条应收票据的账务处理。

1．应收票据的账务处理，包括收到票据、票据贴现、期满兑现时登记应收票据等有关的总分类账。

2．销售会计应仔细登记应收票据备查簿，以便日后进行追踪管理。

第6条应收票据的保管。

1．企业设专人保管应收票据，且保管人员不得经办会计记录。

2．对于即将到期的应收票据，应及时向付款人提出付款。

3．对已贴现的票据应在备查簿中登记，以便日后追踪管理。

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第5章企业内部控制-工程项目

5．1工程项目授权批准制度

制度名称

工程项目授权批准制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条为规范企业工程项目实施中的授权批准行为，明确授权范围、责任和权限，强化工程项目授权的管理，维护项目实施的工作秩序，根据国家相关法律、法规规定和企业实际情况，特制定本制度。

第2条企业的工程项目事宜由工程部主要负责，其他部门应该根据需要给予积极的配合。

第3条凡企业有工程项目立项，工程部经理需根据工程规模大小组织成立不同人数的工程项目小组。

第4条工程项目组第一负责人为项目经理，由工程部经理推荐，人力资源部审核后由总裁任命。

第5条工程项目组根据需要配置技术、会计、文员等具体岗位，人员由项目经理推荐，工程部经理和人力资源部经理审核后交由总裁批准。

第6条工程部所组织项目组所有参与人员必须具备以下4个方面的条件。

1．必须是企业全职工作人员。

2．必须具有相关的专业知识和技能。

3．必须熟悉相关法规、政策。

4．能够切实维护企业的切身利益。

第7条企业工程项目组织和实施过程中，必须按照规定的批准流程进行，关键环节的控制如下。

1．项目决策批准流程

（1）工程部经理上报项目建议书。

（2）总裁审批后，工程部经理进行可行性研究。

（3）工程部经理上报可行性报告。

（4）总裁组织专项会议审议。

（5）审议通过后工程立项。

2．工程概预算批准流程

（1）项目经理上报工程预概算报告。

（2）工程部经理审核。

（3）财务部经理审核。

（4）总裁审批通过后执行。

3．进度款支付批准流程

（1）工程承包单位提出进度款支付申请。

（2）项目经理对照合同检查后上报。

（3）工程部经理审核。

（4）财务部经理审核。

（5）总裁审批通过后财务部办理支付手续。

4．竣工决算批准流程

（1）项目经理提交决算报告书

（2）工程部经理审核。

（3）财务部经理审核。

（4）总裁审批通过后执行。

第8条对于审批人超越授权范围审批的工程项目业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第9条授权、批准均应有文件记录，以书面授权为主，方便以后查考。

第10条本制度自颁布之日起实施，解释权归总裁办公室。

编制日期

审核日期

批准日期

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修改处数