集团公司内控精细化管理全套制度36万字(第3/44页)

第11条根据请购性质和采购方式确定具体的采购时间。

1．现用现购商品或劳务

从实际使用或需要日期算起，倒算出合理的采购时间。

2．以最佳成本为原则确定最经济的订货方式

采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。

3．保险储备量和定量

当某一商品达到订货点时就是采购时间。

第12条对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟，或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。

第13条采购时间的控制由仓库管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行，但当请购单已经提出，采购员应及时处理请购单，并将处理结果及时通知仓库管理部门。

第5章供应商选择

第14条供应商初步评价

1．采购部与使用部门根据企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写"供应商基本资料表"。

2．采购员对"供应商基本资料表"进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，填写供应商候选名单，交采购经理审核。

3．选择供应商标准

（1）供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。

（2）供应商按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证。

（3）有良好的售前、售后服务措施和服务意识。

（4）具有足够的生产能力，能满足本企业经营需要。

（5）同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。

4．采购员在对供应商进行初步评审时，需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，需要求供应商提供相关证明文件。

第15条供应商现场评审

1．采购部会同使用部门、请购部门、生产部门、质量管理部门、技术部门以及财务部门共同进行供应商的现场评审，并提出相应的意见和建议。

2．供应商评价内容

（1）采购部主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。

（2）财务部主要负责评价供应商要求的付款条件等。

（3）使用部门、质量管理部门主要负责评价供应商提供商品的质量。

（4）上述所有部门共同对采购的价格、交货时间进行评价。

3．适用范围

（1）根据所采购物资对企业经营的重要程度，将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别，不同级别实行不同的等级控制。

（2）必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。

（3）对于普通物资的供应商，无需进行现场评审。

（4）紧急、小额零星的采购，由使用部门直接提出申请，采购员进行市场调查后，直接选择供应商，经采购经理审批后，进行采购。

第16条"供应商质量保证协议"的签定

1．采购部负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定"供应商质量保证协议"。

2．"供应商质量保证协议"一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格物资的一种契约。

第17条样品需求与供应商送样

1．如有样品需求，由采购员通知供应商送交样品，使用部门、质量管理部门等相关人员需对样品提出详细的质量要求，如品名、规格、包装方式等。

2．样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品，数量应多于两件。

第18条样品确认

1．样品在送达企业后，由验收人员及使用部门完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验，并填写"样品签样试用回单"。

2．经确认合格的样品，需在样品上贴"样品标签"，并注明合格或不合格，标识检验状态。

3．合格的样件至少为两件，一件返还供应商，一件留在采购部作为今后检验的依据。

第19条确定合格供应商名单

1．采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商，无需进行现场评审的，直接填写合格供应商名单后，交采购经理审核。

2．采购经理审核无误后，交总裁审核。

3．原则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。

4．唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入"合格供应商名单"。

第6章订单的控制

第20条选定合格的供应商后，采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。

第21条采购价格审核

1．财务部、使用部门等相关部门负责审核采购价格，并报财务总监、总裁审批。

2．对所有超过规定价格的订单必须经过总裁特殊审批。

第22条条款审核

财务部门对采购订单进行审核，特殊条款必须由法律办公室或专业法律顾问把关。

第23条合同审批

根据《采购授权审批制度》的相关规定，报相关人员按权限进行审批。

第24条登记采购订单

1．采购员应该按编号编制采购订单。一式四联。

（1）一联提出请购部门，以便让请购部门验证订单的内容是否符合他们的要求。

（2）一联提交质量管理部门，一联提交仓库保管部门，作为验收的标准。

（3）一联提交财务部，作为入账凭证。

2．采购员要及时对采购订单进行归档，在采购订单每月存档时应检查已处理的采购汀单是否连续编号。

3．定期汇总所有被取消和修改过的订单，并编制报表。

4．定期汇总所有未完成的采购申请，并编制报表。

第7章附则

第25条本制度经总裁审批后，自颁布之日起执行。

第26条本制度由采购部负责解释。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．5验收管理制度

制度名称

验收管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条质量管理部门和相关使用部门对所购货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。

第2条验收人员对验收过程中发现的异常情况，应当立即向采购部或有关部门报告，采购部或有关部门应查明原因，及时处理。

第3条货物的验收由质量管理部门主导，会同仓储部门、使用部门和采购部共同验收，对收到货物的数量和质量进行检验。

第4条收货准备。

1．货物验收人员在采购部门转来已核准的"订购单"时，按供应商、货物交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位以方便收货作业。

2．对于需要按重量、长度、体积等方面计量的物资，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。

第5条待验货物处理。

已经到货、等待验收的货物，必须在商品的外包装上贴上货物标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的货物分开储存，并规划出"待验区"以示区分。

第6条实施验收。

1．货物到货后，货物验收人员应会同使用部门根据"装箱单"、"订购单"、"合同"等采购文件核对货物名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入"订购单"。同时，验收人员填写验收报告单并在上面签字。

2．质量管理部门应当使用按顺序编号的验收报告，对那些没有对应采购申请的商品或劳务，一律不得签收。

3．质量管理部门验收完毕后，对验收合格的商品或劳务应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部门和财务部门。

4．验收过程中如发现所载的货物与"装箱单"、"订购单"或合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。

5．验收过程发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况而且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以利于公证作业。

6．公证单位或供应商确认后，验收人员开立"索赔处理单"呈部门负责人核实后，送财务部门及采购部门办理。

第7条超交处理。

1．交货数量超过订购量的部分应退回供货商。

2．属于自然溢余的，由物料管理部门在收货时在备注栏注明自然溢余数量或重量，经请购部门主管同意后进行收货，并通知采购人员。

第8条短交处理。

交货数量末达到订购数量，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。

第9条急用品验收。

紧急货物到货后，若尚未收到"请购单"。验收人员应先与采购部核对，确认无误后，按收货作业办理。

第10条货物验收规范。

质量管理部门应当根据货物的重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，按照所需货物制定"货物验收规范"作为采购及验收的依据。

第11条货物检验结果处理。

根据不同检验结果可做以下两个方面处理。

1．检验合格的货物，检验人员于外包装上贴上合格标签，仓库人员再将合格品入库定位。

2．验收不合标准的货物，检验人员应贴上不合格标签，并于"材料检验报告单"上注明不合格原因，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。

第12条退换货作业。

1．检验不合格的货物退货时，采购员应开立"货物交运单"并附有关"货物检验报告单"呈采购经理签字确认后办理退货。

2．货物需要更换的要与供方协商解决，需要增减货款的要在付款前或有效承付期内通知财务部门。

3．对于已付款但货物在保修期或保质期出现质量问题的要负责联系维修或索赔，索赔收入连同赔偿物品清单及赔偿原因说明等全部上缴财务部门。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．6付款控制制度

制度名称

付款控制制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为规范企业商品采购付款业务的内部控制管理，特制定本制度。

第2条本制度由采购部制定、修改，报总裁审批后执行。

第3条企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范资金（试行）》等规定办理采购付款业务。

第2章付账控制中单据的审核

第4条财务部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第5条真实性审核。

1．应付账款会计应确定原始凭证是否虚假，是否存在伪造或者涂改等情况。

2．核实原始凭证所反映的经济业务是否发生过，是否反映了经济业务事项的本质等。

第6条合法性审核。

审核原始凭证所反映的经济业务事项是否符合国家有关法律、法规、政策和国家统一会计制度的规定等。

第7条合规性审核。

审核原始凭证是否符合有关规定，如是否符合预算，是否符合有关合同，是否符合有关审批权限和手续，以及是否符合单位的有关规章制度，有无违章乱纪、弄虚作假现象等。

第8条完整性审核。

根据原始凭证所反映的基本内容的要求，审核原始凭证的内容是否完整，手续是否齐备，应填写的项目是否齐全，填写方式、填写形式是否正确，有关签章是否具备等。

第9条除对上述5、6、7、8条审核外，还应对原始凭证的正确性进行审核，即审核原始凭证的摘要和数字是否填写清楚、正确，数量、单价、金额的计算有无错误，大小写金额是否相符等。

第3章付账控制中的现金使用

第10条现金使用范围。

1．向个人收购农副产品和其他物资的价款。

2．结算起点以下的零星采购支出价款。

第11条现金使用方法。

1．采购付款中零星的采购需要支付现金的，采购员向财务部提出申请。

2．财务部根据企业现金使用规定从库存现金限额中支付或者从开户银行提取后支付。

3．财务人员不得从企业的现金收入中直接支付（即坐支），需要坐支现金的需报经开户银行批准。

4．因采购地点不确定、交通不便等特殊情况，办理转账结算不便，必须使用现金支付时，应向开户银行提出书面申请，由企业财务部门负责人签字盖章，开户银行审批后，予以支付现金。

第4章付账控制

第12条采购员在付款时，应得到采购经理、验收储存、财务部门等部门负责人的相应确认或批准。

第13条一切购货业务应编制购货订单，购货订单应通过有关部门（如采购部、生产部、销售部、总裁等）签单批准。订单副本应及时提交财务部门。

第14条收到货物并验收后，验收员应编制验收报告，验收报告必须按顺序编号，验收报告副本应及时送交采购部和财务部。

第15条收到供应商发票后，采购员将供应商发票与购货订单及验收报告进行比较，确认货物种类、数量、价格、折扣条件、付款金额及方式等是否相符，核对无误后交财务部。

第16条财务部将收到购货发票、验收证明、结算凭证与购货订单、购货合同等进行复核，检查其真实性、合法性、合规性和正确性。

第17条采购付款实行付款凭单制。有关现金支付须经采购部门填制应付凭单，并经财务经理审核，财务总监和总裁按权限审批。

第18条已确认的负债应及时支付，以便按规定获得现金折扣，加强与供应商的良好关系，并维持企业信用。

第19条财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并且互相核对，出现差异时应编制调节表进行调节。

第20条财务部按月从供应商处取得对账单，将其与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，并查明发生差异的原因。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．7退货管理制度

制度名称

退货管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条目的。

明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项。

第2条退货条件。

验收人员应该严格按照企业的验收标准进行验收，不符合企业验收标准的货物视为不合格货物。不合格货物应办理退货。

1．对于数量上的短缺，采购员应该与供应商联系，要求供应商予以补足，或价款上予以扣减。

2．对于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批货物，然后与使用部门、质量管理部门、相关管理部门联系，决定是退货还是要求供应商给予适当的折扣。

3．经采购部经理审阅、财务总监审核、总裁审批后与供应商联系退货事宜。

第3条退货手续。

检验人员应在检验不合格的货物上贴"不合格"标签，并在"货物检收报告"上注明不合格的原因，经负责人审核后转给采购部门处理，同时通知请购单位。

第4条货物出库。

当决定退货时，采购员编制退货通知单，并授权运输部门将货物退回，同时，将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于货物退回后，通知采购部和财务部。

第5条退货款项回收。

1．采购员在货物退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及贷款金额等。

2．采购部经理审批借项凭单后，交财务部相关人员审核，由财务总监或总裁按权限审批。

3．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

第6条折扣事宜。

1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商谈判来最终确定。

2．折扣金额必须由财务部审核，财务总监审核后交总裁批准。

3．折扣金额审批后，采购部应编制借项凭单。

4．财务部门根据借项凭证来调整应付账款。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

2．8应付账款管理制度

制度名称

应付账款管理制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1条应付账款是企业因购买原材料、商品、物资或接受劳务等而应付给供应商的款项。

第2条应付账款必须由财务部应付账款会计管理

1．应付账款的管理和记录必须由独立于请购、采购、验收付款职能以外的财务部的应付账款会计专门负责。

2．按付款日期、折扣条件等项规定管理应付账款，以保证采购付款内部控制的有效实施。

第3条应付账款的确认和计量应真实和可靠

1．应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要的原始凭证。这些凭证主要是供应商开具的发票、质量管理部门的验收证明、银行转来的结算凭证等。

3．应付账款会计须审核这些原始凭证的真实性、合法性、完整性、合规性及正确性。

第4条应付账款必须及时登记到应付账款账簿

1．应付账款会计应当根据审核无误的原始凭证及时登记应付账款明细账。

2．应付账款明细账应该分别按照供应商进行明细核算，在此基础上还可以进一步按购货合同进行明细核算。

第5条及时冲抵预付账款

财务部收到供应商开具的发票以后，应该及时冲抵预付账款。

第6条正确确认、计量和记录折扣

财务部将可享受的折扣按规定条件加以确认、计量和记录，以确定实际支付的款项。

第7条应付账款的授权支付

财务部接到已到期的应付账款应及时支付，经财务部经理审核、总裁按权限审批后才能办理结算与支付。

第8条应付账款的结转

财务部应该按照应付账款总分类账和明细分类账按月结账，并相互核对，出现差异时，应编制调节表进行调节。

第9条应付账款的检查

1．财物部按月从供应方取得对账单、与应付账款明细账或未付凭单明细表互相核对，若有差异应查明差异产生的原因。

2．如果追查结果表明无会计记录错误，则应及时与债权人取得联系，以便调整差异。

3．财务部相关负责人应定期从供应商处取得对账单，并进行核对、调节工作。

第10条同应付账款相关的应付票据的签发必须经财务部审核，由财务总监和总裁按权限批准。

第11条财务部设置应付票据账簿，并认真做好应付票据的核算工作，票据的登记人员不得兼管票据的签发。

第12条财务部门应付账款会计管理空白、作废的、已付讫退回的商业汇票。

第13条财务部应该定期核对应付票据，并复核票据的利息核算。

第14条应付票据要定期与订货单、验收单、发票进行核对。

第15条应付票据要按照号码顺序及时进行保存。

编制日期

审核日期

批准日期

修改标记

修改处数

修改日期

第3章企业内部控制-存货

3．1存货授权审批制度

制度名称

存货授权审批制度

受控状态

文件编号

执行部门

监督部门

考证部门

第1章总则

第1条为了明确企业各部门和相关岗位在存货管理中的职责和权限，确定授权审批的流程、责任、权限、方式及相关控制措施，特制定本制度。

第2条本制度适用于企业各类原材料、在产品、半成品、产成品以及周转材料等存货管理的授权审批事项。

第2章存货采购授权审批

第3条采购计划审批

1．周采购计划审批

（1）周采购计划的对象为低值易耗品和零星物品。

（2）由使用部门或仓库提出申请，填写申购单，经财务部审核同意后，由采购部组织人员实施采购。

（3）周采购计划申报的时间为每周四下午5点以前。

2．月采购计划审批

（1）月采购计划的对象为生产中所需的原材料、配件等。

（2）由使用部门提出申请，填写申购单，财务部审核同意后，报财务总监审核，总裁签字确认，由采购部组织人员实施采购。

（3）月采购计划的申报时间为每月26日之前。

3．年采购计划审批

（1）年采购计划是企业对所有需购物资的综合控制。除了周采购计划和月采购计划包含的内容外，还包括了设备的购置、工程的采购及其他物资的采购。

（2）年采购计划的审批程序如下。

①由使用部门编制本部门采购计划，报财务部审核。

②财务部根据本年度采购预算和总体预算的要求，对采购申请报告进行审核，提出审核意见，将申请报告报财务总监复核。

③财务总监复核财务部的意见，并在申请报告上附上自己的意见，将申请报告报总裁审批。

④总裁根据财务部和财务总监的意见，对申请报告作出审批，并签字确认。

⑤采购部组织人员实施采购。

4．根据国家相关规定或企业规定需要进行招标采购的，无论金额大小，一律由总裁进行审批，由采购部组织成立招投标小组实施招标采购。

第4条采购货款支付审批流程

1．采购货款支付先由采购部经办人员认真填制付款申请表，对收款单位、付款金额、用途及合同号码（附合同原件）均要详细填列，并对经济业务内容的真实性及有效性负完全责任。

2．采购部经办人员将付款申请表交采购部负责人，采购部负责人对相关业务的合理性、真实性进行审核并签署意见，然后交财务部会计审核。

3．财务部会计负责审核付款申请表的经济内容，包括合同、发票等，签署意见后交财务负责人复核，财务负责人复核无误后签字报相应的审批权人审批，最后交由出纳办理付款手续。

第5条货款支付按照相应的审批权限由相应审批权人审批。

1．付款金额大于15万，由董事长审批。

2．付款金额在10万（含）～15万（含），由总裁审批。

3．付款金额少于10万，由财务总监审批。

第3章存货保管授权审批

第6条存货保管的授权审批适用范围为在库存货业务开展所涉及的授权审批事项。

第7条存货在库期间，原则上不允许非仓库人员进入仓库，其他部门和人员在下列情况下可进入仓库。

1．开展存货的年度盘点、月度盘点和不定期盘点。

2．企业总监级以上管理人员对仓库工作进行检查。

3．仓储部经理对仓库工作的开展进行指导。

4．财务部工作人员根据账实核对工作要求，需进库核对。

第8条除上一条款的规定以外，其他所有人员进入仓库均需要特别授权。授权程序如下。

1．拟进入仓库现场的单位、部门或人员填写企业统一印制的进库申请单，对进库时间、人员、主要事项等进行说明，并由申请单位、部门或人员予以盖章或签字。

2．仓储部审核进库申请单，根据不同仓库保管环境要求分析进库的合理性和在库时间的长短，提出审核意见，仓储部经理签字确认。

3．企业总裁对非本单位人员进入仓库进行最终审批。在下列情况下，总裁对本单位内部人员进入仓库进行审批。

（1）对于普通仓库，一次进入仓库人数超过8个人的。

（2）进入危险品、保密物品以及贵重物品存放仓库的。

第9条仓库工作人员对经特别授权批准或其他允许进入存货保管现场的人员的进入仓库证明进行审核，确保无违规审批情况。

第10条仓库工作人员对入仓人员应说明入库须注意的事项，并检查入库人员所携带的物品是否在仓库保管所允许的范围内。

第11条仓库工作人员对入仓人员的进入时间、人数、出仓时间进行记录并定期汇总，向上级主管领导汇报。

第4章存货报废授权审批

第12条存货报废的授权审批适用于存货在保管、使用等过程中由于正常原因或非正常原因失去原有价值，需要进行报废处理的事项。

第13条存货报废授权审批分为常规授权审批和特别授权审批。

第14条以下存货报废事项需要进行特别审批。

1．单次报废金额在5000元以上的。

2．单件报废金额在3000-5000元的。

3．非正常原因导致的报废金额在2000-3000元的。

第15条常规授权审批的流程。

1．拟报废存货的使用部门或主管部门填写报废申请单，报废申请单的内容包括报废存货的名称、已用年限、是否为正常报废等。部门负责人在申请单上签字确认。

2．存货主管部门对拟报废存货进行检测、检查，提出报废意见，并在报废申请单的相应项目中填写报废意见。

3．企业财务部对报废申请单进行审核，主要是计算报废成本，确定报废的合理性，并将计算的报废成本填写在报废申请单的相应项目中。