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心得体会:办公室新人应该怎么做

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心得:办公室新人应该怎么做

办公室工作综合性强、涉及面广,涵盖公文处理、会议管理、档案管理、日常接待等方面,可以说,每项工作的成效都会直接影响其他工作的开展。办公室工作对办公室人员综合能力要求较高,年轻干部刚到办公室,要想尽快进入角色、胜任本职,就要努力办好"七类事"。

一、"有事"快办

办事要讲效率,说办就办,不能拖拖拉拉。例如,我刚入职不久,有一次收到某单位一份关于征求《XXXX管理规定(征求意见稿)》意见的函,要求一周之内将意见书面反馈至该单位。当时,我认为反馈意见的时间比较充裕,加之事务性工作较多,就没有及时把这份文件呈报领导。直到一周后,该单位向我打电话询问单位对征求意见稿有无意见时,我才发现把此事忘得一干二净,还没有落实,于是赶紧向领导汇报,经梳理汇总意见,报领导同意后,向该单位发送了关于征求意见的复函。

办公室有不少这样看似不急的工作,不急不代表没有时限要求,越是不急的事情越要抓紧办。对今天必须完成、能够完成的工作,要抓紧落实,事不过夜;对有时限要求的工作,要加班加点,按时完成;对时限要求相对宽松的工作,要加快节奏,早见成效。

二、"大事"细办

大事事关全局,稍有不慎就可能带来不可估量的损失。

做好办公室工作,一定要心细如发,于细微之处见精神,在细节之间显水平。例如,有一次撰写一篇情况汇报,文中有一处提及领导名字,其中一个字写错了,虽然只是偏旁部首不同,但是反映出工作不够严谨细致。正式印发的红头文件中出现错别字,不仅影响公文的严肃性和权威性,还会对整个单位带来一定负面影响。

大事细办,就是要一丝不苟,注重细节,确保准确无误,不出现任何纰漏;要有如履薄冰、如临深渊的谨慎态度,尤其是在大是大非面前,头脑要清楚,考虑要周全,不能有半点大意。

三、"小事"重办

办公室工作无小事,"小事"并不代表事小,办不好就可能变成大事,影响一个部门甚至整个单位的形象。例如,某次会议召开前,领导安排横向、正反面打印一份表格,我认为这有什么难的,于是就按照要求打印了,正要送给领导时,发现背面表格是反着印的,原因是打印时只选了双面打印,没有选短边翻页。再如,有一次拟写了一份通知,校对了两遍之后送主管领导审阅,主管领导告诉我文字没问题,就是首段没有空两格字符,让我核实一下。核实后,我发现之前习惯用敲空格代替首行缩进,这次也是敲空格才导致出现这种问题。

事情大小是相对而言的,即使打印公文这样的小事,也要认真对待,切不可掉以轻心。要重视小事,比如收发文件、接打电话等,要十分小心,确保万无一失;要关注小事,重点关注容易忽视的细节和容易出错的环节,一丝一毫不能大意;要做好小事,不厌其小,一以贯之、善始善终地办好每件事情。

四、"生事"慎办

在办公室工作中必然会遇到没有办过的事情,对这些事情一定要搞清楚、弄明白,力求熟悉它、精通它。我刚入职时,领导让我编报单位年度内部控制报告,这需要全面了解单位具体情况。于是我先花时间学习年终总结、会议纪要等文件资料,了解单位有关情况,然后联系有关部门提供报告所需数据,填写过程中遇到不掌握的问题及时与领导和同事沟通,填写完成后逐级报领导审阅,审阅通过后按照要求及时报送。

任何事情都有其内在的规律和要求,经办没有办过的事情不能凭感觉或想当然,要慎重对待,涉及政策法规、业务知识的,要多花时间去学习,多向领导和同事请教;涉及办事程序的,要严格按程序办理,该请示的要请示,该汇报的要汇报,不能自以为是、随意处理;涉及办事规则的,有明文规定的按照规定办理,约定俗成的,参照相关规定和惯例办理。

五、"熟事"严办

办公室有不少事务性、重复性工作,熟悉以后就容易大意,大意就会出问题。比如,召开视频会议前,需要对会场的话筒和视频设备进行调试,这对经常组织会议的人员来说是再熟悉不过的。但是,越是熟悉的事情越不能有麻痹心理,不仅要提前到会场调试,还要对设备认真检查,有问题及时解决,避免开会时出现视频不显示、话筒没声音等情况。

熟事严办,就是再熟悉的事情也要坚持高标准、严要求,不能粗枝大叶、得过且过;要实事求是、求真务实,不能主观臆断、随心所欲;要精益求精,努力把事情做得更好、做到极致。

六、"难事"易办

所谓难事,是指我们在面对一项工作时,茫然无绪,无从下手,找不到解决问题的突破口。这就需要我们沉着冷静,客观分析,在纷繁复杂中迅速理出头绪,抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面,抽丝剥茧,直击要害,找出解决问题的方法和路径,这样解决难题就会变得容易,如庖丁解牛,游刃而有余。比如,令人"头疼"的材料撰写工作,只要明确了文章主题,抓住文章结构这个"纲"、具体内容这个"目",就能做到纲举而目张,基成而屋起。

难事易办,既要注重方式方法,又要讲究战略战术,简言之就是战略上藐视,战术上重视。战略上以敢打必胜的心态,正视难题,积极进取,迎难而上,想尽一切办法把难事办成办好;战术上讲究斗争艺术,把困难想得多一些,做最坏的打算,为解决难事做足准备。

七、"急事"稳办

急事是指突发事件、紧急事件。遇到急事要抓紧办,但不要慌,急上加急就会错漏百出,所以要先想清楚,一旦考虑成熟就要迅速行动。我刚参加工作时在地方办公室工作,有一次正在开会,几名上访群众情绪激动,点名要领导接待,我的同事非常果断冷静,将上访群众带到办公室,给他们倒上茶水,安抚他们的情绪,详细了解上访事由,同时联系相关部门及时处理和答复。会后,同事向领导汇报了处理的经过,领导对同事的做法表示充分肯定。

急事稳办体现的是一个人沉着冷静、深思熟虑的智慧、能力和水平。面对急事,要稳住心态,从容应对,找到解决问题的"钥匙";要按职责权限办,按规章制度办,不能越俎代庖、乱了章法;要考虑周全,稳妥处置,不能顾此失彼,留下后遗症。

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