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关于全区档案工作检查情况的通报

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关于全区档案工作检查情况的通报

为贯彻落实省市档案工作部署和要求,切实加强对档案工作的依法监督,进一步提升档案工作规范管理水平,区档案局于5月下旬至6月下旬开展了档案工作大检查活动。现将检查情况通报如下:

一、基本情况

5月24日至6月25日,区档案局通过实地查看、谈话交流、现场反馈意见等方式,对全区54个部门和17个乡镇、街道的档案工作领导机构、管理制度、基础业务及村务档案室建设和业务管理等方面进行了检查,重点查看了脱贫攻坚档案、疫情防控档案、文书档案收集整理情况,以及乡镇、街道的村务档案工作推进情况。

1、档案工作重视程度普遍提高。大部分单位把档案工作作为一项重要的基础性工作来抓,设立了档案室,明确了分管领导和专(兼)职档案员,健全完善了各项档案管理制度,确保档案的完整、规范。O街道筹措资金改造建设了160平方米的综合档案室,配备2名档案员专职管理,将全街道各类档案全部纳入档案室统一保管;U局返聘退休的老档案员,利用两年时间对近年来的档案进行梳理分类、规范立卷;L街道对原有档案室进行改造,更换防盗门,增设档案柜,上墙各项制度,强化档案资料收集、立卷、归档;OOO虽然因企业原因档案自行保管,但长年坚持档案管理标准,现已完成包括2020年度在内的全部档案归档立卷工作。

2、档案规范化程度不断增强。多数单位能够主动收集整理文件材料,档案资料完整齐全,归档文件目录编制统一完备,归档质量较高。老档案员发挥了业务骨干作用,做到了保管期限划分准确、分类合理科学、装订整齐有序、归档章填写规范。文书档案管理好的单位有:

新档案员能够认真负责,通过各种方式积极学习档案业务,与上次档案检查相比,一些单位在档案管理上取得了明显进步。进步较快的单位有:

3、声像和实物档案有所增加。在脱贫攻坚和疫情防控档案工作中,各单位把照片、视频等声像档案纳入收集范围,丰富了档案资源。J立足职能,积极推进声像档案保存工作,投入资金购置了存储设备、建设了声像资料库房,对重要声像资料进行收录保存。R街道将反映土地改革成绩的部级表彰资料以及解放战争时期的奖章、证书等纳入档案管理范畴,积极开展实物档案收集管理。

4、乡镇、街道积极推进村务档案工作。多数乡镇、街道能够按照村务档案工作部署,积极推进10%任务村档案工作,设立档案室、明确村务档案管理人员、收集整理档案资料。Y街道在村档案室制作并悬挂10项管理制度,按照文书档案标准,基本完成2020年村务档案资料归档立卷W镇超前部署,在全镇22个村安排建档任务,开展档案资料收集整理工作,上报的任务村基本完成2020年度档案规范立卷。

二、存在的问题

1、全区档案工作发展不平衡,部分单位对档案工作重视不够,档案工作制度不健全,档案工作缺乏长效管理,脱贫攻坚和疫情防控专题档案工作拖延、滞后,档案管理人员作风不扎实、缺乏责任心。

2、档案基础设施欠缺,设施配置不完善。部分单位领导对档案工作关注不够、支持不够,档案室建设不符合标准,档案室面积小,管理不到位,杂乱无序,卫生条件差,缺少防盗、防火、防光、防潮、防虫等措施,档案的存放条件出现较大问题,档案室防水防潮方面存在严重安全隐患。

3、档案管理不规范。整理完的档案缺少盒内目录、备考表;不按档案归档范围收集整理,有的收录不齐全,本单位文件收集少,没有大事记、组织沿革,有的扩大收录范围,上级文件保存过多、无用资料多、重复资料多;档案整理不及时,多个年度档案资料随意堆放,没有分类整理,没有按年度及时归档立卷。

4、档案管理人员不稳定。新老档案员交接不畅,一些单位没按照规定设置2名档案管理人员,有的单位只是名义上明确了2名管理人员,虚报1名人员实际上不参与任何档案工作,不熟悉档案业务,不利于保持档案工作接续性。

5、部分乡镇、街道在村务档案工作中重视不够,措施不力,反应慢、启动晚,档案室建设不达标,档案制度没上墙,没有档案查阅登记表,档案资料少,甚至没有动手收集档案资料。

三、整改要求

1、要高度重视,大力支持档案工作。档案工作已列入本年度绩效考核,各部门、各单位要进一步提升对档案工作重要性的认识,主要领导要亲自过问档案工作,切实解决好档案工作中遇到的困难和问题,突出保障好档案室建设、档案人员配备和所需经费问题;分管领导要切实担负档案工作职责,加强协调和督促,配备好2名相对固定的专兼职档案管理人员,认真做好档案归档立卷、整理移交、查阅登记和保管利用等工作。

2、要查漏补缺,及时整改存在问题。各单位、各部门要按照检查中现场指出的问题以及通报中提到的五类问题,逐条逐项对照查找,采取切实有效措施,认真进行整改。

3、要增加投入,不断完善基础设施。一些单位档案室面积小、条件差,标准低,五防措施不达标,要加大档案基础设施投入,想方设法改善档案室条件,特别是乡镇、街道,既要按照村务档案管理工作标准抓好村务档案室建设,也要加强本级档案室建设,保证档案室面积满足档案工作需要,完善好档案室防盗、防火、防潮等措施,彻底排除安全隐患,确保档案安全。区档案局将于8月中下旬对村务档案整改情况进行复查。

4、要突出重点,全力抓好脱贫攻坚、疫情防控档案归档立卷工作。脱贫攻坚、疫情防控档案是2021年度国家和省市部署的重点任务,各单位、各部门要集中力量,按照前期下发的文件要求,保质保量地做好归档立卷工作,并及时将归档目录报送区档案馆。

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