2019年档案馆工作总结及2020年工作计划
2019年档案馆工作总结及2020年工作计划
更新时间：2019/12/27
2019档案馆在学校党委、行政的正确领导下，完成了档案库房档案部分搬迁工作，进一步加强了档案馆软硬件设施建设；完成了档案馆数字化建设一期工程，开创了我校档案工作的新局面，为学校的发展做出了应有的贡献。
一、以指导为基础，做好档案立卷规范管理。
档案工作纷繁复杂、环节众多的性质决定了档案工作必须严谨细致、程序化、规范化。
1.今年年初档案馆全面清理修订了档案馆归档工作流程、档案借阅工作流程和电子文件归档管理制度，做到制度公开、档案业务有章可循。
2.档案收集工作是档案业务工作的重中之重。为了使档案馆收集工作做到严谨规范，我们采取兼职档案员集中学习和档案馆工作人员到档案立卷单位上门指导相结合的方式加强对兼职档案员的业务指导。
3.在加强业务指导的同时，严格把好入馆档案资料的质量检查关，全面收集学校2018年各部门档案材料，对各部门、单位档案移交时间列出具体时间节点要求，同时利用校园网和学校网站及时了解学校各部门的工作动态，从源头上确保档案的完整性。截止目前，2019年共收集档案2803卷。
4.加大遗留档案的收集力度，紧盯资产处合同招标资料，档案馆配合招标办把2010年以来签订的合同及招标文件、资料、汇编等原始材料按年度及项目分类立卷归档、移交，共整理归档792卷。
二、以服务为导向，全方位为需求者提供利用
提供档案资料的利用是档案馆的重要工作之一，也是提高档案馆影响力的重要窗口。2019年档案馆热情服务，共接待毕业生500余人次，调用档案资料千余卷。配合行政部门及二级学院以及校史编写小组查阅档案3000余卷。档案馆热情为毕业生提供查阅服务，在涉及到学生某类档案无法查到相关信息时，积极查阅相关类目档案，若馆藏档案中查找不到，还会通过电话方式咨询教务处、继续教育学院、二级学院等部门进行确认，全力协助查阅。
三、增强安全措施，确保档案资料安全。
档案资料的安全无小事，档案馆始终将消防及安全防卫工作放在重要位置来抓，与学校消防安全部门保持密切联系，配备消防栓，更换消防器材。每次出入库房做好登记，确保了档案资料的安全。
四、全面启动档案馆数字化建设工程
档案馆今年完成了档案的数字化扫描一期工作，截止目前，尚德公司已完成扫描2010-2017年档案55万余页，以上均已完成系统挂接。
五、完成档案馆库存档案部分搬迁工作
安装完毕新馆的档案密集架设备，完成原库房2万余卷档案的搬迁以及上架工作。
2020年工作计划
在认真总结今年工作经验与不足的基础上，档案馆计划在下年度的工作中，力推以下几项工作。
1.档案馆根据本任期计划，档案馆数字化建设分两期进行。2019年实施一期工程，以前档案数字扫描、挂接工作已按计划按时完成。二期数字化工程计划2020年实施，期望得到学校的支持，能够按计划实施完成。档案馆数字化建设的二期工程，主要是1987年到2010年的库存档案，约12000卷，约50万页。档案馆已与学校网络中心沟通，在其协助下并入学校大的网络环境，做好数字化档案馆的长远规划，保证档案馆数字化建设的可持续发展。
2.档案馆目前使用的管理软件是2010年购买的南大之星软件，但是随着信息化的不断发展技术不断更新，南大之星软件内存、功能已严重滞后，档案一期数字扫描都无法挂接，无法满足信息化处理的需要，已经严重影响了档案数字化的推进。随着学校档案逐年实现数字化数量的增加，数字化质量的提升，根据网络中心及专家的建议：一是对原有系统进行更新升级，二是考察周边高校软件的使用情况，更换适合新的软件系统。
3、档案馆一期的数字化扫描工作已经结束，原文已经上传至南大之星软件，为了使这些档案信息更好地为我校师生服务，档案馆计划对原有部门使用权限及进行全面更改，为推广开放档案网上查阅做好准备工作。
4.组织各部门及二级学院兼职档案员专业业务培训，推广档案系统网上查阅功能，提高业务能力。
5.完成档案原库房搬迁工作。原库房还存有齐鲁国际培训学院、红又红超市等部门及会计档案，计划今年搬迁至新馆并完成原密集架的拆装与安装工作，实现档案馆的整体搬迁。
6.加强重大事项档案的跟踪、收集力度，保证2019年各类档案齐全完整。组织专业人员业务学习，做好收集岗位工作交接的重要资料，根据学校新闻及周历列出重点工作列出清单，按清单收集，确保重大事项档案的归档率。
7.进一步增加档案库房安全保障管理。根据档案库房安全管理规定和学校突发事件迎接预案的要求，档案馆计划在档案库房安装温湿度防火、防盗系统，以确保档案的安全。
8.继续为学校各项中心工作做好服务。做好档案利用工作，接待好校内外各类符合要求的档案利用者。一是档案馆将按照业务建设要求进一步完善各类检索工具。二是配合校史编纂需求，提供档案资料，收集汇编资料。三是完成档案编研和网站维护工作。继续做好学校《大事记》和各类汇编材料的编研工作。
