公司档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

第一条为规范公司档案工作，提高档案管理水平，明确档案工作的内容和职责，根据上级有关规定，结合公司实际，制定本办法。

第二条本办法适用于公司及所属单位（以下简称各单位）。

第三条本办法所称档案是指公司及各单位在研发、生产、经营、管理活动中形成的，办理完毕且具有保存价值的各种形式的历史记录。

第四条公司及各单位档案工作坚持党对档案工作的领导，实行"统一领导、分级管理"。维护档案的完整、准确、系统、安全，实现档案的有效利用。

第二章档案管理机构及职责

第五条管理职责

公司成立档案工作领导小组，组长由分管档案工作的领导担任，各部门负责人为领导小组成员。档案领导小组办公室设在公司办公室。公司档案管理工作职责分工如下：

（一）档案工作领导小组

1.贯彻执行国家关于档案工作的方针政策。

2.审批公司档案工作规划、档案鉴定意见及公司大事标准的划分。

3.档案安全突发事件应急处置。

（二）总工程师

分管工程项目档案工作。

（三）总会计师

分管会计档案工作。

（四）办公室是档案归口管理部门，负责：

1.制定公司档案工作规划，并推动落实。

2.制定、修订公司档案工作规章制度。

3.对公司各部门、各单位档案工作开展业务指导、监督和检查。

4.接收公司各类档案，统一整理、归档、保管，负责档案安全和保密。

5.提供档案利用服务。

6.会同各部门开展档案鉴定，提出存毁意见。

7.组织档案业务培训。

8.统筹档案信息化工作。

9.负责档案库房日常管理及维护。

10.负责各单位在主要人员撤离或全部人员撤离或项目解体时管理类文件管理。

11.完成上级档案部门及公司领导交办的其他档案业务工作。

（五）生产运营部是工程项目交竣工资料归口管理部门，负责：

1.检查、指导项目交竣工资料整理移交相关工作。

2.对移交公司的交竣工资料审核、验收。

3.监督各单位将工程项目交竣工资料移交至公司办公室。

（六）财务资金部是会计档案归口管理部门，负责：

1.制定、修订会计档案管理制度。

2.审定会计档案资料目录。

3.审定会计档案资料并移交至公司办公室。

（七）各部门兼职档案员

1.认真贯彻执行档案工作规章制度，参加档案业务培训，熟练掌握公司档案管理的各项标准、制度和工作流程，不断提高业务水平。

2.根据职责分工，做好文件材料的整理移交工作，保证文件材料完整、准确、系统，提高归档质量。

3.熟练操作档案管理系统。

4.做好文件材料的安全、保密和提供利用服务工作。

（八）各单位

1.统筹规划本单位档案工作，建立健全本单位档案管理体系和制度体系。

2.制定和实施本单位档案工作规划和计划。

3.按照公司化管理原则，各单位负责本单位管理类档案，所属建设项目档案，日常生产经营活动中产生的合同档案、产品档案、科学技术研究档案、信息化档案、会计档案、设备仪器档案、声像档案、实物档案等档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等业务工作。

4.按照档案库房标准化管理相关要求，建立本单位档案库房，并加强档案库房的日常管理，确保档案安全。

第三章档案管理要求

第六条档案整理

公司实行全宗管理原则，设立公司全宗，全宗代码为JIDJ。

各部门应根据《档案分类及编号方案》（附件2）及各类档案管理细则（附件3－附件6）中规定的档案分类及整理要求，对归档范围内的文件材料进行收集整理，确保归档文件材料准确、完整、合法合规。

第七条档案归档

1.按照"谁形成，谁负责"的原则，档案形成部门负责本部门文件材料的形成和积累，部门负责人应对本部门归档文件的完整和系统负责；文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；兼职档案员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责，并定期向办公室移交。

2.归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。各部门应于每年六月底前将上年度管理类、声像、实物档案移交办公室。

3.各直属项目应根据交竣工资料要求，按照公司档号规则整理工程档案，于建设工程竣工验收后3个月内进行档案移交，没有完成档案移交的原则上不能申请项目部解体。各单位所属项目工程档案由各单位依据本办法要求进行管理。

4.各部门要按照各类档案管理细则规定的归档要求，确保归档文件质量，严格履行移交手续。

5.根据档案数字化管理要求，除涉密文件外，原则上归档的纸质文件应扫描成电子文件，与纸质文件一同归档上传到数字档案馆，电子文件应与纸质文件保持一致。

第八条档案保管

1.公司设立档案库房，对各类档案进行集中保管。

2.办公室根据《档案库房管理规定》（附件7）进行档案库房日常管理维护，定期检查档案保管状况，确保档案安全。

3.发生危害档案安全的突发事件时，应按照《档案工作突发事件应急处置预案》（附件8）进行处置，将危害降到最低。

第九条档案利用

1.档案利用按照《档案利用规定》（附件9）执行。

2.各部门、各单位借阅档案时应通过档案系统提交利用申请，严格履行审批程序，保护档案原件，按时归还。

第十条保密规定

1.办公室应严格按照公司相关规定对归档文件划分保密等级，开展档案解密工作。

2.公司员工应强化档案保密意识，对违反保密规定造成失密、泄密者，依据有关规定，给予严肃处理。

第十一条档案统计

1.办公室应及时、准确对收入、移出档案进行登记。

2.每年年末，办公室负责对库存档案数量，利用情况进行统计和登记。

3.按上级档案管理部门要求编制统计报表并按时报送。

第十二条档案鉴定

1.对于定期保存的档案，保管期满后，办公室应会同有关部门及专业技术人员对其进行鉴定，并形成鉴定意见。

2.档案鉴定意见经档案工作领导小组审批后执行。

3.经鉴定需要调整保管期限的档案，档案人员应及时予以调整。

第十三条档案销毁

1.经鉴定决定销毁的档案材料，由办公室填写销毁清册，方可进行销毁，销毁清册永久保存。

2.销毁档案必须由专人监销，监销人员须在销毁清册上签字确认，销毁方式按国家有关规定执行。

3.未经鉴定和批准销毁的档案，及未履行销毁手续的档案，不得任意销毁。

第十四条奖惩规定

1.根据《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，公司应对在档案管理工作中做出突出贡献的单位和个人予以奖励。

2.公司对有下列行为之一者（损毁、丢失或擅自销毁档案，将档案据为己有，擅自提供、抄录、公布涉密档案，涂改、伪造档案，因玩忽职守造成档案损失者），视情节轻重依法给予处分，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第四章附则

第十五条本办法由公司办公室负责解释。

第十六条本办法自印发之日起施行。

附件：1.档案管理总流程

2.档案分类及编号方案

3.管理类档案管理细则

4.会计档案管理细则

5.声像档案管理细则

6.实物档案管理细则

7.档案库房管理规定

8.档案工作突发事件应急处置预案

9.档案利用规定

附件1

档案分类及编号方案

为规范公司档案分类，实现档案信息的系统化和标准化管理，依照国家有关标准和规定，结合公司实际，制定本方案。本方案规定了公司档案的分类原则、分类方法、类目设置、类目标识、编号方法，适用于对公司档案的分类、整理、编号和排架，其所涉及的类目划分标准和类目标识方法应在档案信息管理系统中执行。

第一章分类方案

第一条分类原则

（一）遵循文件的来源特征，反映行业（专业）特点；

（二）实现类目体系的可包容性；

（三）维护类目体系逻辑关系的严整性；

（四）保证类目体系的相对稳定性。

第二条一级类目、二级类目设置

一级类目及代码

二级类目

分类

代码

分类依据

管理类档案（GL）

办公室（董事会办公室）

DSH

部门机构设置

党委办公室

DGB

人力资源部

RZB

财务资金部

CWB

技术中心

KXB

纪委办公室

JCB

安全环保监督部）

AJB

市场开发部

SCB

生产运营部

YYB

合同档案（HT）

不划分二级类目

建设项目档案（JS）

房屋建筑工程

1

建设工程项目

行业性质

公路工程

2

水运工程

3

市政工程

4

铁路工程

5

机场工程

6

水利水电工程

7

海洋工程

8

环境工程

9

信息化建设项目档案（XX）

集团统建项目

1

集团档案管理办法

自建项目

2

职工档案（ZG）

不划分二级类目

集团档案管理办法

会计档案（CK）

会计凭证

1

会计行业标准

会计账簿

2

财务会计报告

3

其他会计资料

4

实物档案（SW）

资质证照

1

档案内容

印章

2

专利证书

3

软件著作权证书

4

所有权证书

5

荣誉奖项

6

礼品纪念品

7

其他

8

声像档案（SX）

音频

1

记录形式

视频

2

照片

3

第三条三级以下类目设置

（一）建设工程项目档案三级以下类目设置规则：

1.根据不同建设工程项目设置为三级类目，即项目代号，用三位数表示；

2.根据同一建设工程项目的不同合同设置为四级类目，即合同代号，用阿拉伯数字表示。

（二）其他类别档案不设三级以下类目。

第二章档号编制规则

第四条档号是归档文件保存单元的唯一标识，用以管理和检索库存档案。按照国家档案行业有关规定，档号结构一般由分类号、相关特征号、保管单元顺序号组成。

第五条档案保管期限分为永久（代号为"Y"）和定期，定期包括30年（代号为"D30"）和10年（代号为"D10"）

第六条档号编制方法

（一）管理类档案

全宗号－一级类目号－年度－保管期限代号－部门编号－件号。例：JIDJ－GL－2020－Y－BGS－0001

（二）合同档案

全宗号－一级类目号－年度－件号。例：JIDJ－HT－2020－0001

（三）建设项目档案

全宗号－"一级类目""二级类目"－项目代号－案卷号。例：JIDJ－JS05－0001－0001

（四）信息化建设项目档案

全宗号－"一级类目""二级类目"－项目代号－案卷号。例：JIDJ－XX01－0001－0001

（五）会计档案

全宗号－"一级类目""二级类目"－年度－案卷号。例：

JIDJ－CK01－2020－0001

（六）职工档案

全宗号－一级类目－员工编号－案卷号。例：

JIDJ－ZG－0001－0001

（七）实物档案

全宗号－"一级类目""二级类目"－年度－件号。例：

JIDJ－SW01－2020－0001

（八）声像档案

全宗号－"一级类目""二级类目"－年度－件号。例：

JIDJ－SX01－2020－0001

附件3

管理类档案管理细则

第一条编制目的

为规范公司管理类档案的归档管理工作，保证文件归档、整理的质量，根据《归档文件整理细则》（DA／T22－2015），结合公司实际，制定本细则。

第二条定义

管理类档案：公司各部门在经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等职能管理活动中形成的具有保存和查考利用价值应归档保存的管理性文件材料。

归档：将符合《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》（该表另行印发并定期更新）所规定的文件材料进行整理后移交给公司办公室集中保存的过程。归档是文件材料转化为档案的必要程序。

归档整理：根据文件材料有关特征和保存价值，对归档文件材料进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒等使之有序化的过程和方法。

件：归档文件整理和保管的单元。一件是指内容上具有完整性，实体上装订在一起，编目时体现为一条条目的材料组合。

第三条归档管理

（一）归档范围

1.归档范围详见《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》；凡属归档范围所列文件材料均应按规定归档，不属于归档范围的文件材料严禁归档。

2.办公室应根据企业的发展变化情况对管理类文件材料归档范围定期完善和调整。

（二）归档时间

1.管理类文件材料一般按年度归档，在次年第二季度（4－6月）内完成归档移交工作。

2.产权变动过程中形成的文件材料及机要文件材料，应随时归档。

3.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留存在个人手中的文件材料应及时移交归档。

（三）归档要求

1.归档实行承办单位和承办人负责制。

2.归档的文件应为原件，没有原件的归复印件并加盖单位印章，效用等同于原件。

3.归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。不得采用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写，不得采用PH值小于7的办公用纸，不得采用易生锈的金属装订材料装订文件，不得采用热敏纸，印章不得采用印台油。

4.电子文件归档应上传至档案系统并与相应的纸质文件保持关联性。

5.文件材料归档后不得更改。

（四）归档手续

1.各部门档案人员在归档文件材料整理完毕后填写《归档文件移交清单》，或通过数字档案馆形成移交清单，并将归档文件材料及移交清单移交公司办公室。

2.公司档案管理人员对归档文件材料及移交清单进行检查、核对，审核合格后移交人员、相关负责人和公司档案人员在《归档文件移交清单》上签字确认，完成移交手续。

3.审核不合格，公司档案管理人员应指出原因，归档部门整改后验收合格再履行移交手续。

4.《归档文件移交清单》一式两份，一份由公司档案管理人员归档，一份由移交部门档案人员保存。

第四条文件整理

（一）整理要求

1.归档整理应遵循文件材料形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用。

2.归档文件材料应齐全、完整、准确，已破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予复制，并将复制件附于原件后一并归档。

3.归档文件缺失应在备考表中说明。

4.文件材料幅面尺寸以A4为标准，超过A4幅面纸张应按A4折叠。

（二）整理单元

纸质文件材料以"件"为单元进行整理，具体表现形式：

单份文件；正本与定稿合为一件；正文与附件合为一件；文件处理件与正文合为一件；原件与复制件合为一件；转发文件与被转发文件合为一件；各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；会议记录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）；编辑成册的会议材料为一件；来文和复文为一件。

（三）文件装订

1.文件装订顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其他文本在后；正文在前，文件处理单在后。