公司档案管理办法(第3/4页)

3.移交归档的声像材料以电子文件为主，应确保文件没有损坏，格式应符合下列要求：

（1）数码照片文件大小不得低于2000KB，图像大小不低于3648×2736，文件格式为TIFF、RAW、JPG、PDF等。不得使用photoshop、gif、便携位图、文档等格式。

（2）用扫描仪等设备获得的非通用文件格式，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

（3）用视频或多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的电子文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体文件以MPEG、AVI为通用格式。

（4）用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

4.属于管理类文件的声像档案填写《归档文件移交清单》，属于工程项目的声像档案填写《工程项目档案移交清单》，同声像材料一起向公司档案室移交归档。经检查合格后，移交人员、相关负责人和公司档案人员在移交清单上签字确认，完成移交手续。

第七条整理单元

声像档案材料应以每张、盒、盘为整理和档号编制单元。

第八条排列顺序

录音、录像档案，按"年度"结合档号顺序进行排列；照片档案划分为管理类照片、项目类照片两种类型，管理类照片按"年度－专题"结合档号顺序进行排列，项目类照片按"项目分类号－专题"结合档号顺序进行排列。

第九条编目说明

各单位须对归档的声像材料进行编目和说明。照片材料的编目说明包括档号、题名、拍摄者、拍摄时间、拍摄地点、备注（对照片中所反映的人物、事物、场景及相关内容作简要说明）；录音、录像材料的编目说明（附件5－2）包括档号、题名、录制者、录制时间、录制地点、录制时长、文件格式、备注（对材料所反映的人物、事件、内容作简要文字介绍）。

第十条填写档号

整理加工好的声像材料需在材料实体上填写档号，照片填写在背面右上角，录音、录像材料填写在外包装标签处，以便与声像材料目录对应。

第十一条装盒

照片材料装入照片档案盒（夹），每盒编制照片档案目录及备考表，档案盒按"年度－专题"标号排序；数码照片原件上传至档案系统或刻成光盘以物理形式保存；声像材料、数码照片光盘，按整理顺序装入防磁柜（防尘柜），声像材料目录单独立卷保存。

第十二条保管

1.公司档案室应设置专柜存放声像档案，装具材料、库房条件应符合国家有关要求。

2.公司档案人员应定期对声像档案进行检查，对受损的声像档案及时进行载体转换。

3.声像档案一律永久保存，并逐步实现网络存储。

附件：5－1.照片档案目录样式

5－2.录音、录像档案目录样式

5－3.照片档案备考表样式

附件5－1

照片档案目录

序号

档号

题名

拍摄者

拍摄时间

拍摄地点

备注

附件5－2

录音、录像档案目录

序号

档号

题名

录制者

录制

时间

录制地点

录制时长

文件格式

备注

附件6

实物档案整理细则

第一条编制目的

为加强和规范公司实物档案管理，制定本细则。

第二条定义

实物档案是指在公司各项活动中形成（获得、接收或征集）的，以非纸质材料（奖状、证书除外）为标志物或象征物的归档保存材料。

第三条总体要求

（一）实物档案应实行集中统一管理。

（二）实物档案的整理和保管，应根据相应载体材料的物理特性，采用专门的方法和条件。

（三）档案管理人员应对实物档案的管理状态和结果做必要文字说明，并拍摄存照。

第四条归档范围

1.荣誉奖励实物：各单位（部门）获得的省部级以上的各类证书、奖状、奖杯、奖章、奖牌、锦旗、牌匾、荣誉册、光荣册等。

2.证照、印信：机构变更、撤销、合并失效的证照、印章（经公安机关审批后制作的）。

3.纪念品：公司举办重大活动形成的具有保存价值的活动标识、证件、证书、奖章等；国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、礼品、工艺品等；党和国家领导人及社会知名人士的题词、字画等。

4.其他有重要保存利用价值的实物材料。

第五条归档时间

实物档案原则上在实物取得一个月内向公司档案室移交归档，一般不应跨年度。

第六条归档要求

1.归档实物应保持整洁、无破损。

2.实物档案原则上一件一归，如有同类重复者，只归一件。

3.归档移交时应对实物材料进行数码拍照，每件实物材料以展示原貌为原则拍摄一张照片，照片为JPG格式，大小按声像档案要求执行，照片题名与实物名称一致。

4.实物档案移交时应填写《实物档案移交清单》（附件6－1），同实物与所拍摄的照片，一同向档案室移交归档；经检查合格后，移交人员、相关负责人和公司档案人员在移交清单上签字确认，完成移交手续。

第七条整理

1.实物档案按移交归档先后顺序逐件排列并编制档号。

2.档案管理人员应在归档的实物材料上粘贴归档章（附件6－2），归档章可采用不干胶纸。立体型实物材料粘贴于底座，平面型实物材料粘贴于实物背面。

3.档案管理部门对各部门（单位）移交或已履行归档手续的实物档案编制《实物档案归档目录》（附件6－3），包括档号、文件形成者、题名、实物类别（证书、奖杯、奖牌、奖状、奖章、锦旗、印章等）、材质类型（金属、石料、木料、化学材料、布料、纸张等）、形成日期、存放地点、备注（对实物档案有关情况作简要说明，如获奖单位与实物归档部门不一致，应在备注中说明）。

第八条保管

特殊的大型实物档案，各单位应指定专人负责临时保管，条件成熟后逐步移交办公室；存放场所应符合实物档案各类材质长久保存的要求；办公室应统编实物档案检索工具，便于检索和统计；办公室应配合公司有关需要，组织实物档案陈列展览。

附件：6－1.物档案移交清单

6－2.归档章填写样式

6－3.实物档案归档目录

附件6－1

实物档案移交清单

归档部门（盖章）：

序号

文件题名

载体类型

数量

（枚、件）

备注

荣誉类件；印章枚；资质证照件。

移交部门负责人（签字）：移交人（签字）：

接收人（签字）：日期：

（注：此表一式两份，归档部门存一份，公司档案室归档一份。）

附件6－4

实物档案归档目录

序号

档号

文件形成者

题名

实物类别

材质类型

形成

日期

存放

地点

备注

附件7

档案库房管理规定

第一条编制目的

为加强和规范公司总部档案库房管理，保证档案库房的安全和合理使用，根据国家有关规定，结合公司实际，制定本规定。

第二条防护措施

1.档案库房应采取有效防护措施，达到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防霉、防高温等"八防"要求。

2.库房内禁用装置喷淋式消防设施，应采用二氧化碳、七氟丙烷等洁净气体灭火器或消防设施；库房内严禁吸烟或其他火源进入，严禁带入易燃、易爆及其他危险或有害物品，禁止在光源、电器下堆放档案资料；档案室管理人员须掌握灭火器使用方法，灭火器材放置位置固定，不得随意改动。

3.每个档案柜中要放置防虫药品，同时要定期检查虫蛀、发霉情况，对失效药品及时更换。

第三条日常管理

1.档案库房门窗要牢固，及时锁闭；钥匙应专柜保管，不得随身携带；管理人员应做到人走锁门关窗，妥善保管库房钥匙，每天下班前对库房门窗、电源进行全面检查，确保库房安全。

2.库房内设置温湿度计，每周定时测记，掌握温湿度变化情况；库房温度应控制在14－24℃；相对湿度应控制在45－60％。

3.定期打扫库房卫生，保持库内及周围环境卫生，库房内不得堆放档案无关物品。

4.日常检查维护应形成检查记录（附件7－1）。

第四条档案保管

1.档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，库房应与档案人员办公区和档案利用区分开，非档案工作人员未经许可不得入内。

2.档案出入库要进行严格登记，档案入库通过档案系统归档操作进行登记；档案借阅、归还登记按《档案利用规定》执行；档案销毁按《档案工作管理办法》中相关规定执行；档案移出应填写《档案移出登记表》（附件7－2），登记表应归档永久保存。

3.档案柜应按照从左到右、至上而下的方法进行排架，并设置醒目规范的标识。

第五条安全检查

1.每半年对库房档案的保管情况进行一次全面检查，平时进行抽查，以确保档案的完整与安全。

2.定期检查库房内电源线路、空调设备及安全设施，及时排除各种不利于档案安全管理的隐患。

附件：7－1.档案库房检查记录表

7－2.档案移出登记表

附件7－1

档案库房检查记录表

检查时间

温湿度

消防

设备

空调

设备

加湿器

除湿器

门锁

电源

防虫剂

防潮剂

卫生

状况

其他

情况

备注

记录人：

附件7－2

档案移出登记表

档案移出单位

移出原因

移出时间

移出数量

档案接收单位

移出档案清单

档案类型

档号

题名

备注

档案移出单位

档案管理员：日期：

档案部门负责人：日期：

单位负责人：日期：

档案接收

单位

档案管理员：日期：

档案部门负责人：日期：

单位负责人：日期：

附件8

档案工作突发事件应急处置预案

第一条编制目的

为有效预防及处置公司突发性危及档案安全和严重干扰档案工作秩序的事件，最大限度减轻对档案的损害，确保档案资源安全，根据上级有关规定，结合公司实际，制定本预案。

第二条组织机构及职责

公司档案工作领导小组为档案安全突发事件应急处置领导小组（以下简称领导小组）。领导小组下设工作小组，设在公司办公室，办公室主任担任组长，成员包括办公室副主任、公司负责安全保卫人员和公司档案管理员。领导小组与工作小组职责如下：

（一）领导小组职责

1.组织和指挥突发事件应急处置工作，决定启动和终止本预案。

2.做出决策，布置处置措施，派员现场指导，协调相关部门分工与合作。

3.做好突发事件的善后处置等工作。

（二）工作小组职责

1.监督检查物业相关部门的日常检查维护。

2.制定和完善档案工作应急处置工作方案。

3.突发事件发生时，第一时间向领导小组汇报，维持现场秩序。

4.在专业救灾部门到达前组织人员进行撤离，在可能的情况下采取自救。

5.组织力量对由灾害事故造成的受损档案进行抢救，并做好已疏散和抢救档案的安全保卫工作。

6.承办领导小组交办的其他事项。

第三条处置程序及要求

（一）应急准备

建立和完善应急组织体系，加强应急队伍建设，加强档案安全管理和突发事件有关知识的宣传教育，开展档案安全防护设备、应急救援器材的监督检查工作，防患于未然。

（二）预防预警

1.按照预防为主的原则做好日常预防、预测、预警、预报及应急装备、培训、预案演练等工作。

2.档案管理人员要定期对处置区域进行安全检查，重点处置区域每天检查，确保库区防火、防盗、监控等设备设施完好；监督物业相关部门对消防系统进行维护，使其保持良好状态。

3.对检查中发现的问题或安全隐患应立即向办公室主任报告；办公室主任接到有关报告后，应及时确定应对方案并向领导小组汇报，按照应急处置预案，做好应急准备。

（三）事件报告

1.报告程序：突发事件发生时，现场人员应及时向公司办公室主任报告，由办公室主任视情况确定启动应急响应等级并报告领导小组组长。报告可采用电话等形式，但随后应形成书面事件报告，报上级档案主管部门。

2.报告内容：（1）事件发生或可能发生的时间、地点、灾害类别、现场情况、影响范围；（2）事件发生的简要经过、结果，档案损失情况的初步估计；（3）事件原因分析；（4）事件发生后采取的应急处置措施及事件控制情况；（5）其他需要报告的有关事项等。

3.报告应实事求是，不得瞒报、缓报、谎报、漏报或授意他人隐瞒、缓报、谎报、漏报。

（四）事件等级

公司档案突发事件根据性质、严重程度和影响范围，分为Ⅰ级、Ⅱ级两个响应等级。Ⅰ级（重大突发事件）是指已经或可能导致档案或档案设施遭受损失，包括发生或局部发生地震、火灾、水灾、爆炸等引发的重大灾害事件或已出现档案被盗、损毁、泄密等事件；Ⅱ级（一般突发事件）是指库房出现焦糊异味，轻微进水、漏水、局部发生异常，设备设施出现一般故障等现象。

（五）应急处置

启动I级响应等级时，由领导小组组长及工作小组组长牵头组织、指导应急处置工作：

（1）及时向中控室报警，通知相关人员关闭库房电源；

（2）统一指挥、协调各有关部门；

（3）及时疏散滞留在处置区内的相关人员；

（4）档案人员应积极配合抢救工作，提供档案分布、库房结构等信息，协助维护现场秩序，开展力所能及的自救和现场安全保卫工作，防止次生、衍生事件的发生；

（5）救援力量到达后，档案人员应在专业人员指导下按照确定的档案抢救顺序抢救和转移、安置档案。特别是受水淹档案，要及时采取有效办法稳定档案状态，避免灾情进一步恶化；

（6）发生火灾时，本着小火自救的原则利用现有的灭火器进行自救，同时向工作小组相关人员报告。如遇火势不可控制时，立即组织档案室内的所有人员撤离后关闭房门，以免造成人员伤害，向工作小组报告后派人做好内保消防人员到场的引导。

（7）档案出现被盗或泄密事件，应立即保护现场，严禁无关人员出入，积极配合有关部门开展调查取证工作。

2.启动II级响应等级时，由办公室主任负责应急处置工作和调查工作：

（1）档案人员立即进行安全检查，协助安保部门排除险情；

（2）根据事故原因通知相关人员对设备和线路进行检查、维修、排除事故隐患；

（3）组织相关人员进行善后处置工作。

3.在抢救档案时，档案管理人员应协助专业救援部门按下列顺序转移和安置档案：管理类档案（永久）；会计档案；实物档案（证照类）；文书档案（长期）、科技档案（永久、长期）；声像档案；重要的档案检索工具。

第四条奖励与责任追究

对在档案工作突发事件应急处置工作中做出突出贡献的应给予表彰和奖励。对迟报、谎报、瞒报和漏报档案工作突发事件重要情况或玩忽职守、渎职、违法违规等的，依法追究相关人员责任。

附件9

档案利用规定

为充分发挥档案信息资源的价值和作用，为公司各项工作提供利用服务，同时在利用工作中确保特定档案信息的机密性，维护公司合法权益，根据上级有关规定，结合公司实际，做如下规定：

第一条公司档案利用主要用于公司内部活动，公司员工利用档案必须在本人工作范围内；外单位人员利用公司档案必须持本人所在单位介绍信，经公司档案分管领导批准。