公司档案管理办法(第4/4页)

第二条档案利用必须办理档案利用手续。

第三条在档案借阅过程中，利用者对档案原件负保护责任，对档案信息负保密责任，不得遗失、删改、剪贴、污损、勾画或拆散、转借。

第四条涉密档案只限于档案形成部门在档案室查阅，不准拍照、复印。若有特殊情况需要借出或复印档案，必须经档案形成部门负责人、办公室负责人、档案分管领导批准。

第五条利用档案时，应在公司数字档案馆中发起档案借阅申请，经本部门（单位）负责人和办公室负责人批准，必要时须经会签部门负责人及档案分管领导批准。特殊情况需要线下申请利用的，填写《档案利用申请表》（附件9－1），经相应负责人批准。

第六条利用申请批准后，利用电子档案可根据批准的权限，直接在档案系统中浏览、下载或打印，利用实体档案须联系档案管理员领取，并做好登记。

第七条如有档案泄密、丢失等情况应立即报告档案室，以便及时采取措施，对档案丢失者应根据情节轻重追究责任。

第八条借出实体档案时，应由档案员填写《档案借出登记表》（附件9－2），并由借阅人签字后方可借出。借出的实体档案应在规定时间内归还，不能按期归还的须告知档案室，并在《档案借出登记表》备注栏填写缓还时间及原因。

第九条档案归还时，档案员要先检查后注销所做借阅登记，对产生较大经济效益和重大影响的档案，要填写《档案利用效果登记表》（附件9－3）说明用途。

第十条未经审批，任何人不得擅自编辑、修改、公布、公开、传播档案内容。

第十一条会计档案利用按公司《会计档案管理细则》执行。

附件：9－1.档案利用申请表

9－2.档案借出登记表

9－3.档案利用效果登记表

附件9－1

档案利用申请表

利用部门／单位

利用者

利用时间

预计归还时间

档案类型

利用形式

用途

档号

内容

备注

审批意见

利用部门负责人意见：日期：

会签部门负责人意见：日期：

办公室负责人意见：日期：

档案分管领导意见：日期：

档案管理员意见：日期：

附件9－2

档案借出登记表

序号

借阅日期

档号

利用内容

数量

利用

部门

利用人

归还

日期

备注

附件9－3

档案利用效果登记表

利用部门

利用者

档号

利用日期

主要内容

用途

利用效果