公司档案管理办法(第2/4页)

2.每件归档文件需要逐页编写页号，单份文件可沿用文件原有页号；组合文件按照文件分类排列顺序，在每页右上角（反面左上角）空白位置以自然数顺序重新编写页号。

3.较薄的文件采用档案专用不锈钢钉装订；较厚的文件采用线装法装订；已装订成册的文件，可保持原貌不变

4.文件装订时以左、上对齐为准。

（四）排列顺序

1.公司档案管理人员应按"年度－保管期限－主办部门"对归档文件进行排列。

2.归档文件同一年度应按照保管期限进行区分。

3.在同一保管期限下按照主办部门进行分类。

4.在同一保管期限，同一主办部门下按文件形成时间先后顺序排列。

（五）加盖归档章

归档文件应在每件首页右上角空白处加盖归档章，并填写文件的档号、归档部门及总页数。

（六）编制文件目录

1.公司档案管理人员应按年度逐年编制归档文件目录及封面。

2.归档文件目录包含：档号、责任者、文号、题名（文件标题。没有标题、标题不规范或标题不能反映文件主要内容的，由归档责任人根据文件内容自拟标题，外加"〔〕"号）、形成时间（以八位数字标注，如20200101）、页数、备注。

3.归档文件目录应按年度编制目录封面，包含年度、归档部门、归档文件统计等内容，与归档文件目录一起装订归档保存。

（七）文件装盒

1.公司档案管理人员对归档文件材料，按照档号顺序装盒。

2.不同年度、不同类别、不同保管期限的文件不得装入同一盒。

3.公司档案管理人员应填写档案盒封面、脊背所列相关内容。

4.公司档案管理人员应以"盒"为单元填写备考表，并在整理人一栏签字；办公室负责人在检查人一栏签字。

附件：3－1.归档文件移交清单

3－2.归档文件目录

附件3－1

归档文件移交目录

归档部门（盖章）：

序号

文号

责任者

题名

文件日期

页数

密级

备注

文字材料件；照片卷，共张；录音、录像盘。

移交部门负责人（签字）：移交人（签字）：

接收人（签字）：日期：

（注：此表一式两份，归档部门存一份，公司档案室归档一份。）

附件3－2

归档文件目录

序号

档号

责任者

文号

题名

形成日期

密级

页数

备注

会计档案管理细则

第一条为规范和加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》（财政部和国家档案局令第79号）、《会计档案管理办法》等，制定本办法。

第二条本办法适用于公司各部门和各单位。

第三条本办法所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条归档管理

（一）归档范围

1.会计凭证：包括原始凭证、记账凭证。

2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、其他辅助性账簿。

3.财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告。

4.其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

5.采用电子计算机进行会计核算的，应当在保存打印的纸质会计档案的同时，公司信息中心根据信息化管理相关办法定期对财务数据进行备份。

（二）归档时间

1.公司当年形成的会计档案，在会计年度终了后由财务管理部门负责整理立卷，装订成册，编制"会计档案保管清册"（附件4－1）备查，并设置独立保管室临时保管三年。

2.临时保管期满由财务管理部门提交公司档案管理部门归档。如果该会计档案需经常调阅，可适当延长临时保管时间，但最长不超过五年。

（三）电子会计档案归档要求

1.形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。

2.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。

3.使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。

4.采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。

5.建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

7.从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存。

（四）归档整理要求

1.会计档案档号编码规则由全宗号、单位编码、会计档案类型编码（附件4－2）、会计档案形成年度、保管期限、案卷号等六要素组成，其中全宗号、单位编码由档案管理部门编制、提供。

2.公司和所属单位分年度按类型对会计档案进行流水编号，编号须遵循唯一性要求。如：总部2016年第1卷会计凭证编号应为J－ZB－KJ.1－2016－30－001，并流水编号至年度最后一卷会计凭证。

3.会计档案盒封面、脊背（附件4－7-附件4－8）所列相关内容。

第五条会计档案保管

（一）人员要求

公司须指定专人或兼职人员管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。档案保管人员要严格执行安全和保密制度。

（二）境内档案

1.公司各项目及代管项目公司形成的会计档案，由其财务管理部门负责保管，待工程项目竣工退场后，按照归档要求，编制"会计档案移交清册"，经项目财务负责人、项目负责人审批后，移交公司档案管理部门统一保管。

2.公司财务资金部作为监交部门指定专人监督交接手续。

（三）境外档案

1.在境外设立公司（或办事机构）的，其会计档案在境外应当按照本办法进行管理；

2.在境外未设立公司（或办事机构）的，其会计档案原则上要求在项目竣工决算退场后运回国内保管，如受所在国相关法律法规限制不能运回国内的，按所在国的有关规定进行管理。

（四）保管时限

1.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

2.定期保管期限分为10年和30年（附件4－4）。

3.会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第六条会计档案移交

1.移交会计档案时，交接双方应办理会计档案交接手续，移交单位编制会计档案移交清册（附件4－3）

2.纸质会计档案原则上应保持原卷册的封装，个别需拆封重新整理的，档案管理部门会同财务资金部及经办人员共同拆封整理。

3.电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

4.会计档案交接时，交接双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方相关负责人监交。

5.交接完毕后，交接双方应在会计档案移交清册上签名或盖章。

6.档案接收单位应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

第七条会计档案的调阅

（一）移交公司档案管理部门前

1.本公司人员调阅会计档案，须填写《会计档案调阅申请表》（附件4－5），经申请单位负责人、财务资金部负责人审批后（调阅资料若与其他部门相关，还应经该部门审批），由相关财务人员陪同方可调阅。

2.外单位人员调阅会计档案需提交调阅单位的介绍信，介绍信应注明调阅会计档案的目的、内容、是否需要抄录和复制等，经公司财务资金部负责人、公司总会计师批准后，办理调阅、抄录和复制手续。

3.向外审机构提供会计档案复印件的，应详细登记抄录复制的内容、张数。

4.不得调阅与申请内容无关的资料；档案原件不得借出，也不得拆散卷册；对于需要需抄录和复制的档案，应详细登记抄录、复制的内容及张数，由财务人员进行操作。

5.境内会计档案不得携带出境。

（二）移交公司档案管理部门后

1.本公司人员调阅档案时，应在公司档案系统中发起档案借阅申请，经本部门（单位）负责人和办公室负责人批准，同时须经财务资金部门负责人及档案分管领导批准，由相关财务人员陪同方可调阅。

2.外单位人员调阅档案时，除上述要求外，还需提交调阅单位的介绍信并经公司总会计师批准方可调阅。

第八条会计档案的鉴定和处置

（一）鉴定人员

会计档案的鉴定严格按照公司档案管理办法(第2/4页)执行，鉴定小组由财务资金部、监督审计部、纪委办公室和档案管理部门人员共同组成。

（二）处置要求

1.保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的会计凭证，不得销毁，纸质会计档案应单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，由档案管理部门保管至未了事项完结时为止。

2.单独抽出立卷或转存的会计档案，应在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

（三）销毁程序

1.档案管理部门编制会计档案销毁清册（附件4－6），列明拟销毁会计档案的案卷名称、档号、起止日期、凭证起止号、应保管期限、已保管期限和销毁时间、备注等。

2.公司负责人、总会计师、监督审计部和档案工作分管领导、财务资金部负责人、监督审计部负责人、档案管理部门负责人、财务资金部监销人、监督审计部监销人、档案管理部门监销人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.档案管理部门负责组织会计档案销毁工作，并与财务资金部共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，在会计档案销毁清册上签名或盖章。

4.电子会计档案的销毁还应符合国家有关电子档案的规定，并由档案管理部门、财务资金部和信息化管理部门共同派员监销。

附件：4－1.会计档案保管清册

4－2.会计档案类型编码表

4－3.会计档案移交清册

4－4.会计档案保管期限表

4－5.会计档案调阅申请表

4－6.会计档案销毁清册

4－7－1.会计凭证盒脊背（7厘米厚）

4－7－2.会计凭证盒正面

4－8－1.会计档案盒脊背（5厘米厚）

4－8－2.会计档案盒正面

附件4－1

会计档案保管清册

单位名称：

盒号

档号

类别

案卷题名

月份

凭证起止号

卷内张数

备注

附件4－2

会计档案类型编码表

会计档案类型

编码

会计凭证

KJ.1

会计账簿

KJ.2

财务会计报告

KJ.3

其他会计资料

KJ.4

附件4－3

会计档案移交清册

单位名称：

名称

卷号

册数

起止年度

档案编号

应保管期限

已保管期限

移交单位

移交单位负责人（签名）：财务负责人（签名）：移交人（签名）：

日期：

接收单位

接收单位负责人（签名）接收人（签名）：

监交人（签名）：

日期：

附件4－4会计档案保管期限表

序号

档案名称

保管期限

备注

一

会计凭证

1

原始凭证

30年

2

记账凭证

30年

二

会计账簿

3

总账

30年

4

明细账

30年

5

日记账

30年

6

固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年

7

其他辅助账簿

30年

三

财务会计报告

8

月度、季度、半年度财务报告

10年

9

年度财务报告

永久

四

其他会计资料

10

会计档案移交清册

30年

11

会计档案保管清册

永久

12

会计档案销毁清册

永久

13

会计档案鉴定意见书

永久

14

银行余额调节表

10年

15

银行对账单

10年

16

纳税申报表

10年

附件4－5

会计档案调阅申请表

调阅单位

调阅人

调阅时间

财务经办人

档案名称

调阅目的

调阅内容

使用性质

□查阅□复印（）□其他（）

申请单位

负责人意见

年月日

会签部门

负责人意见

年月日

财务资金部

负责人意见

年月日

总会计师意见

年月日

备注：外单位调阅会计档案须总会计师签署意见

附件4－6

会计档案销毁清册

编制部门：编制日期：

序号

档号

案卷题名

年度

卷内文件

保管期限

已保管年限

销毁日期

件数

页数

公司负责人：总会计师：监督审计部分管领导：档案管理分管领导：

财务资金部负责人：监督审计部负责人：档案管理负责人：

财务资金部监销人：监督审计部监销人：档案管理监销人：销毁人：

附件5

声像档案管理细则

第一条编制目的

为规范公司声像档案管理，根据国家有关规定，结合公司实际，制订本细则

第二条定义

声像档案是指反映公司各项活动内容的，具有保存价值并归档保存的录音、录像、照片等特殊载体文件材料。

第三条总体要求

（一）声像档案应实行集中统一管理。

（二）声像档案的整理和保管，应根据相应载体材料的物理特性，采用专门的方法和条件。

（三）档案管理人员应对声像档案的管理状态和结果做必要文字说明。

第四条归档范围

1.重要人物来公司开展考察或参加有关公务活动的声像材料。

2.公司主要领导参加重要公务活动的声像材料。

3.公司召开重要会议的声像材料。

4.公司组织或参加具有重要纪念意义的宣传、展览、表彰活动、文艺演出及其他重大事件、重大活动形成的声像材料。

5.记录公司重要合同和协议签字仪式等声像材料。

6.公司荣获政府、行业组织所颁发的奖状、奖旗和荣誉证书及获奖场面的声像材料。

7.本单位重大基建项目建设以及不同历史时期本单位典型建筑物的声像材料。

8.记录公司重大事故现场的声像材料。

9.本单位涉外活动形成的声像材料。

10.其它具有重要保存价值的声像材料。

第五条归档时间

声像档案材料的归档时间与纸质档案保持一致，各部门形成的声像档案于次年第二季度（4－6月）内完成归档移交工作；各单位形成的声像档案，同建设工程项目档案一并整理移交。

第六条归档要求

1.声像文件材料由文件形成部门、单位相关人员负责收集、整理、移交，由公司档案人员验收合格后归档。

2.声像材料应进行筛选，数量控制如下：会议照片不超过10张；大型活动照片不超过10张；合影1张；出访照片不超过10张；每一处工程现场照片不超过5张；事故现场照片不超过5张；录音、录像材料按照自然时长，以光盘、磁带或电子文件方式提交，原则上一次活动提交公司档案室一套；其他内容的声像材料，由拍摄者根据实际需要决定提交数量。