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基层无纸化办公推广应用存在问题及对策建议

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基层无纸化办公推广应用存在问题及对策建议

随着网络技术的快速发展和低碳环保理念的不断深入,方便、快捷的无纸化办公模式得到广泛普及,越来越多的党政机关、企事业单位应用信息化手段开展日常工作,实现了效率提升与成本节约"双赢",但基层无纸化办公在推广应用中仍存在一些问题,亟待关注解决。

一、存在问题

一是传统办公理念根深蒂固。纸质文件是传承历史文化的重要载体,大量的名著、文献、史记的手写稿、原稿具有很高的可依据性和可考性,其特有的保存作用和传承价值是其他形式所无法替代的。受行为习惯和传统观念影响,人们认为"白纸黑字"更具有权威性,仍有领导干部习惯在纸质文件上进行圈阅或批示,认为通过笔迹更能真切感受到对方的情感、性格、修养等信息,而通过计算机和网络办公缺乏一定的情感交流。

二是无纸化办公安全性受到质疑。在无纸化办公系统广泛使用的同时,"网络黑客""网络木马"等也在威胁网络的正常运行和信息数据的安全可靠,容易造成文档永久丢失、重大事件泄露等不可挽回的损失。一些基层干部还不具备基本的电子信息技术和网络知识,在安装防病毒软件、防火墙、漏洞扫描系统方面存在能力不足问题。

三是办公人员能力素质有待提升。强大的技术队伍是无纸化办公系统有效运行的重要支撑,而大部分单位缺乏电子政务建设维护的专业技术人才,组织专业人员培训不够经常,办公系统操作运用不够灵活,纸质文件和电子文件"两条腿走路",线上线下"双办公"等现象仍然存在,无形中增加了办公用品消耗和基层工作负担。

四是"指尖上的形式主义"问题凸显。无纸化办公不受时间和空间的限制,打破了传统的"公文往返式"办公方式,缩短了文件印发、转送、通知等时间,工作效率明显提高,但在处理电子文件时,批阅者对文件内容不能反复阅研、仔细斟酌、随意注释,存在"一点而过"的现象,为"一批了之"等懒政、怠政现象滋生提供了"温床"。无纸化办公系统不够统一,兼容性不强,没有打通各个部门协同办公的"经络",导致部门之间沟通协作不畅、协同办公壁垒重重。

二、对策建议

一要扩大无纸化办公应用的广泛性。引导广大基层工作人员转变思想观念,把推行电子公文传输和无纸化办公作为提高办公效率、降低办公成本、践行绿色发展理念的重要举措和具体行动,实现传统办公与无纸化办公的有效衔接、平稳过渡。借助政务内网实现公文的高效流转和发文的快速审批,增强收、发文的便捷性和时效性。推行钉钉考勤软件,优化上下班打卡、请休假、公务用车以及出差等事项的快速审批和办理流程,实现规范化、标准化的考勤管理。在疫情防控特殊时期,采用"视频会议"模式,减少会议费用和与会人员接触,为疫情防控加上"安全锁"。

二要重视无纸化办公运行的安全性。加强网络日常安全监控管理,提高办公系统安全密级,安排专人负责收发、传阅和保管涉密文件,建立涉密文件流转工作台账,严格记录涉密文件流转过程,杜绝失泄密事件发生。加强电子文档标准化管理,组织开展管理人员业务培训,提升电子文档归档质量。建立无纸化办公系统终身运维机制,实现无纸化办公系统可持续运维、可迭代设计,保留办公系统开放接口,方便不同部门根据各自需求搭建统一平台,打破"信息孤岛",加强交流沟通,实现信息共享和协同办公。

三要加强无纸化办公培训的专业性。网信部门牵头组织开展电子政务协同办公系统的应用培训,采用专业人员集中授课、现场操作、个别指导等方式,对协同办公系统、电子邮件系统、移动办公系统、电子印章系统等重要功能进行详细说明,针对"零基础"的工作人员,成立互助学习小组,不断提高工作人员操作水平和办公效率。加大计算机专业技术人员招引力度,缓解网络管理人才和现代化办公设备操作人才缺乏的窘境。制定可行的奖惩办法,把技能培训和日常考核结合起来,保证无纸化办公运行畅通无阻。

四要增强纸质文件与和电子文件的互补性。随着新型网络化办公模式的出现,传统办公方式受到很大挑战,但从传统办公向现代化办公模式过渡需要稳步推进,不能"一刀切",要增强"双轮驱动"互补性。一些需要领导签发的重要文件和考核迎检台账资料仍要保留纸质版,才能体现工作的权威性和真实性。非涉密的发文、会议通知、政务信息等可在政务内网上接收、转办、存档,无需打印、转送,减少了大量的人力、财力和物力,提高了工作效率,达到了整治形式主义为基层减负的工作效果,让基层干部真正体会到"无纸"又"无忧"的快乐。

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