关于电子档案管理工作的问题及对策思考
关于电子档案管理工作的问题及对策思考
随着社会的快速发展和信息技术的不断更新，现代档案管理工作已经超越传统的纸质档案管理范畴，进入了数字化、全球化和高度复杂化的新时代。在这个时代，档案管理不再只是简单地记录和保存信息，更要积极应对信息的产生、传播和存储所面临的挑战。
当前，随着单套制和单轨制的不断推广应用，档案管理工作正快速从纸质档案管理向电子档案管理转变，这意味着从传统的工作模式向更高效、科技驱动的方式迈进。然而，这一过程也伴随一些挑战，如电子档案存储制度不完善和电子档案存储格式不统一等。有效解决这些问题，关键在于创新电子档案管理方法。通过采用新技术和管理策略，可以显著提高电子档案管理的效率和效益。
一、电子档案工作面临的问题
1.电子档案原件的真实性问题。在当今信息化时代，电子档案已经成为企业和政府档案工作的重要组成部分。然而，随着技术的不断发展和应用范围的扩大，电子档案工作也面临一些新的挑战。其中，最突出的是电子档案原件的真实性和可靠性问题。电子档案原件是指原始文件或数据记录的数字化版本，是电子档案系统中的核心内容。由于其存储方式的不同，电子档案原件存在多种形式，如PDF文档、Word文档，等等。这些电子档案原件虽然看起来很真实，但是是否真正地反映了原始文件的内容呢？这个问题对于电子档案的准确性和可靠性至关重要。目前，许多电子档案系统都采用自动化的方式来处理电子档案原件。例如，通过OCR（光学字符识别）技术将纸质文档转化为电子文档，使用自动分类算法来自动归档整理电子档案。但这些方法并不能保证电子档案原件的真实性和完整性。因为即使使用了先进的技术手段进行处理，如果原始文件本身有误，那么电子档案原件也会因此而产生错误。此外，由于电子档案系统的复杂性和多样性，不同类型的电子档案可能需要采用不同的处理方式，这使得电子档案原件的真实性和可靠性变得更加难以保障。
2.电子档案内容的保密性问题。在网络时代，我们可以使用各种终端设备来方便地访问和共享存储在网络中某一设备上的电子档案，同时也可以轻松将一个终端上的电子档案同时传输给多个网络终端。尽管这种便利性为信息传递提供了无限可能，但它也带来了严重挑战。一方面，任何有互联网接入的终端设备都可以轻松索取存储在网络某一设备上的电子档案，这使得机密信息的保密性面临巨大风险。对于那些需要在一段时间内保持绝对机密性的文件或需要限制对特定内容的访问的情况，这种便利性可能会导致信息泄露和数据安全问题。另一方面，一个终端上的电子档案可以轻松传送到多个网络终端，这可能导致信息的扩散和失控。当不恰当地分享或传播敏感信息时，可能会对隐私和安全造成不可逆的损害。此外，网络终端设备的数量和多样性也增加了管理和监控的困难，从而提高了信息泄露的风险。
3.电子档案保存的长久性问题。首先，电子档案保存需要不断地更新维护以保证其长期可用性。由于技术日新月异，电子档案系统的硬件设备和软件系统会不断升级换代，这就意味着电子档案保存方案必须及时跟进并进行相应调整。此外，电子档案数据会因为各种原因而发生变化，如文件格式变更、存储介质损坏等，这些都会导致电子档案保存的可靠性下降甚至失效。因此，对于电子档案保护来说，保持其长久性和可持续性的关键在于定期检查和维护，以及制定合理的备份策略和应急预案。其次，电子档案保存还需要考虑如何应对可能出现的安全威胁。随着网络攻击和恶意软件的增多，电子档案系统的安全性成为一个重要的问题。最后，电子档案保存还需要考虑数字化转型过程中所带来的人力资源影响。随着越来越多的企业和政府机构转向数字化的运营方式，大量的传统纸质档案被转化为电子档案的形式储存起来。但是档案工作人员流动性大，一名工作人员刚刚熟悉档案相关工作马上被调转到其他部门，新来的工作人员要从零开始学起，而工作衔接期间最容易出现问题。
4.档案管理软件的统一性问题。计算机软件研发与硬件发展不平衡，这一现象导致各种存储需求方面的挑战，尤其是档案系统的管理和互操作性方面。由于不同地区和单位使用不同的软件，这不仅影响信息共享和利用的效率，还对全国范围内的联网产生了负面影响。软件研发滞后意味着档案管理系统可能无法充分利用现代硬件的潜力。新的硬件设备可以提供更大的存储容量和更高的性能，但如果没有相应的软件支持，这些潜力将无法实现。这意味着在不同地区和单位之间，可能出现硬件设备的过度配置或不足配置，导致资源的浪费或性能的不足。另外，各地区和单位使用不同的软件系统会导致数据孤岛的出现。这意味着无法充分共享和交换信息，因为不同系统之间的互操作性有限。这不仅增加了信息传递的复杂性，还可能导致数据不一致性和错误，降低数据的可信度。最重要的是，缺乏统一的软件标准会影响全国范围内的联网和数据共享。在数字时代，信息的无缝联通和共享对于国家发展和部门之间的协同工作至关重要。如果不同地区和单位之间无法采用统一的软件标准，就会出现信息壁垒，阻碍信息的流通和利用。
二、提高档案管理效率的对策
1.尽快培养精通计算机技术的档案专业人才。为满足当今数字化时代的需求，档案部门面临最紧迫的任务即培养并引入复合型专业人才，他们既懂得档案管理业务，又精通计算机专业知识。这些人才在数字档案管理领域扮演着关键角色，因此培养和选拔人才已成为档案部门的当务之急。一个重要的方法是通过加强全员的计算机知识培训，为档案工作人员提供必要的数字技能。这包括教授基本的计算机操作技能，熟悉办公软件和数据库管理工具，以及理解信息安全和隐私保护的重要性。这种基础培训可以使员工提高数字素养，更好地适应电子档案管理要求。然而，为满足更高的需求，需要采取更为深入的培训和选拔措施。通过招聘、考试和派遣等多种途径，档案部门可以挑选和培养那些具备多种专业背景的高级人才。这些人才不仅要精通计算机技术，还要深入了解档案业务的核心概念。他们应该熟悉档案管理的法规和准则，以确保电子档案的合规性和安全性。他们应该具备设计程序和开发软件的能力，以满足档案管理的特定需求。这意味着他们能够理解业务流程，识别问题，提出解决方案，并将其转化为实际可用的软件工具。这种综合性的能力使他们成为档案管理的关键推动者，能够将技术与业务需求紧密结合，为档案事业的发展作出重要贡献。
2.建立健全维护电子档案真实性和安全性的法规。首先，应该明确电子档案的定义和分类标准。对于不同类型的电子档案，需要采取不同的保护措施。例如，对于机密性的档案，应当采用加密的方式进行存储和传输；而对于一般的电子档案，则可以使用备份和恢复机制来保证其可靠性。此外，还需要完善电子档案的保存期限以及更新频率等方面的规定，以便于后续的查询和检索操作。其次，要加强监管力度，并加大处罚力度。只有这样才能够真正地保障电子档案的真实性和安全性。档案行政管理部门组织开展监督检查工作，及时发现和处理违法行为。同时，也应加大对违法者的打击力度，严惩不贷，以此来营造良好的法律环境和社会氛围。最后，还要注重人才培养和技能提升。只有通过不断学习和实践，才能更好地掌握相关知识和技能，为电子档案的保护提供有力支持。可以开设相关的培训课程和研讨会，鼓励企业和个人积极参与其中，共同推动电子档案保护工作的开展。
3.制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范。在现代社会中，随着信息技术的发展，电子档案已经成为档案工作的重要组成部分。然而，由于缺乏严格的标准和规范，电子档案工作往往存在一些问题，如数据安全隐患大、操作难度高等。因此，为更好地保障电子档案工作的质量和效益，有必要制定科学、合理的标准和规范。首先，应该明确电子档案工作的目标和范围，并确定相应的工作流程和职责分工。其次，需要建立健全数据保护机制，确保电子档案的安全性和完整性。此外，还需要加强员工的专业培训和技能提升，提高其处理电子档案的能力和水平。最后，要定期进行评估和检查，及时发现和解决问题，保证电子档案工作的正常运行。
4.研制开发数据格式标准统一、可以互相兼容的档案管理软件。目前，市面上有很多种不同的电子档案格式，如PDF、DOCx、TxT等。虽然都可以用于存储和传输文本资料，但是它们的内部结构不同，使得在跨平台操作时存在一定问题。如果所有的电子档案都采用统一的标准化格式进行储存和传输，那么就可以避免这种问题。同时，这也有助于提高档案管理系统的可靠性和安全性。为实现这一目标，需要采取一些措施。首先，要建立一个专业的委员会或小组，负责制定数据格式标准。该团队应该由相关领域专家组成，包括计算机、信息技术、法律等方面的专业人士。其次，需要制定标准化的数据格式规范，并对其进行详细的研究和分析。最后，还需要将新的数据格式标准推广至整个社会，以确保其广泛应用。
5.加强宣传和推广。首先，加强宣传和推广可以帮助人们更好地了解档案管理工作的重要性和必要性。通过各种传播手段，如报刊、电视广播、网络媒体等，向广大群众传递档案管理工作的价值和意义，让更多的人参与档案管理工作。其次，加强宣传和推广还可以为档案管理工作者提供更好的支持和保障。不断完善档案管理工作的制度和社会环境，为档案管理人员提供更加良好的工作条件和发展空间，同时也为其提供更好的职业保障和晋升机会。这不仅有利于提高档案管理人员的专业素养和业务水平，也有利于推动档案管理工作的可持续发展。最后，加强宣传和推广也可以促进档案管理工作的改革和创新。广泛地收集和分析档案管理工作的实践经验和问题反馈，及时调整和优化档案管理工作的流程和机制，探索新的工作方式和技术手段，以满足不同领域的需求和挑战。
三、结语
现代电子档案管理工作是一个不断发展和改进的过程。只有不断适应新的技术和需求，才能确保电子档案管理的可持续性和高效性，为社会提供可靠的档案支持和服务。这是一个具有挑战性但又充满机遇的领域，我们需要不断努力，以确保档案管理工作的发展与进步。