公文处理学习研讨班讲座发言稿(第2/3页)

二是非规范文种中常有"讲话"与"发言"两者混淆。"讲话"与"发言"属于两者相近的非正式公文，既有相似之处，也有较大区别。在机关中也常见把两者混淆起来的情况。两者相比，有3个相同点，有4个不同点。相同之处：(1)两者都是口头表达的附属文字材料，有口语的思维和逻辑表达方式。(2)其使用都是在公开或一定范围的公开会场上发表。(3)在同一个会议上两者都对同一对象围绕一个共同的主题。其不同点：(1)"讲话"是属于会议上领导者使用的体裁，而"发言"则是属于被领导或其他非领导人使用的体裁。(2)"讲话"体现会议的中心思想，一定意义上讲是总体性的，而"发言"体现的是局部性的。(3)"讲话"有下行文的许多特征，"发言"则有平行文和上行文的特征。特征不同，因而两者使用的语气也就不同。(4)体现主题的则重点不同。"讲话"一般用于对一个事情讲应当做什么，如何去做;而"发言"一般常用于介绍现有的客观情况和工作情况，今后怎样具体做得更好。

三是口头表达与书面表达两种类别的文种混淆。口头表达附属文字材料与非规范格式文种常有混淆的情况。这个问题在日常工作感到并不明显，但对工作影响较大，如"汇报提纲"与"工作报告"、"报告"，"讲话"与"工作意见"，"发言提纲"与"工作计划"，"谈话"与"意见"等都经常遇到混淆的情况。两者混淆的原因主要是概念上的混淆，(1)一般来讲，书面非规范格式公文具有一定的法定的效力，有较强的约束力、强制性，而口头表达文字材料的则不完全具备这些特点，即使是领导人的讲话也是如此。但是口头表达所用的文字材料在通过法定办文程序后，如以"通知"等形式下发、转发等等，就具备了一定的法定效力。所以"讲话"、"发言"、"汇报提纲"以及"信"等格式，是领导活动中常用的辅助性文体，若使其内容、中心思想具有效力，就应当在公开场合发表后以正式公文的形式发布，或者经一定形式通过后发布。(2)口头表达辅助材料与书面公文在写作的内容构成上也有不同。一般来讲，口头表达材料篇幅较长一些，客观具体情况介绍、分析得多一些，思想观点的论述较系统，所讲的内容集中重点问题。书面公文，一般来讲具体要求、安排和直接涉及的具体事多一些，理性议论较少。总之，这些区别是书面材料与口头表达的内在要求不同而不同。

四是法定规范性公文常有的标题错误。公文标题由三部分组成，即由"机关规范简称、事由(主要内容)和文种"三要素组成。常见错误有：(1)不分条件省略机关名称。一些内容重要的决定、公告、通知等文种，不可省略机关名称。(2)事由概括不清，题意不鲜明，有的省略不当，产生歧义。(3)自造文种，用"意见"、"安排"、"规划"、"情况"、"汇报"等非规范文件名称直接当做法定规范性文件的文种。(4)书名号使用不当。除法律法规性文件名称外，其它文件名称在公文标题中不用书名号，也不用其它标点符号。但是违反这种规范的错误较为常见，如《关于转发〈×××××通知〉的通知》，就属这种类型。

五是落款、时间、编号等规范错误。例如，单位名称落款和时间落款错误。单位落款错误常出现在正式格式公文之中，也就是常见的红头文件中。有许多同志起草法定公文时，都在题目上写明单位全称，还要把本单位的全名称落在最后一页的右下方，然后再注明时间，最后再加盖机关公章。一般的来讲，只要文头已注明单位文件或单位名称的，文件的内容除非十分严肃、庄重，正文最后就不必再落款，直接加盖公章即可。再一种单位名称和时间落款错误是出现在会议讲话稿、发言稿中。其错误表现在两个方面。一个是落款时间没有按国家规定用阿拉伯数字，并且加上括号，而是仍沿用过去的汉字写法，不加括号。另一个是名称落款和时间先后顺序不对，不是在标题下面先落款，再写时间，而是顺序反了，或者标题下面落一个，文章最后再落一个。行文编号，有的红头文件编号里加了"函"、"第"等字样，也属不当。

六是报、送文的概念和要求把握不准，确定不当。应注意区别开主送、发送，抄送、抄报有什么不同。(1)主送，公文的主送单位即该公文的主要受理单位，一般在公文正文之首，即抬头称谓。按照格式规定，在文首不写抬头称谓的公文，如命令、决定等等，主送单位放在文尾。"主送"放在文尾时，习惯上使用"发送"或"发"，也可写"主送"。"主送"与"发送"无实质性区别。(2)抄送，在向主送单位发文的同时，向不相隶属的有关单位发文，称抄送。抄送有三种情况：一是上行文抄送有关业务主管机关，二是下行文抄不相隶属机关，三是向受双重领导的下级机关行文抄送该下级机关的另一上级机关。(3)抄报，向非主送的上级机关发文称抄报。抄报有两种情况：一是下行文需报请上级了解掌握的公文，二是受双重领导的单位向一上级机关行文的同时向另一非主报机关行文时用抄报。(4)报送书写的顺序是先报后送。

9.文字要精确、简练、朴实、庄重和规范

公文的思想内容，经过一系列组织安排，最后都要通过语言表达出来。要确保公文质量，一定要重视语言的提炼，在文字方面狠下功夫。

一是要精确。遣词造句要恰当、周密、明确，尽量少使用基本、几乎、不少、绝大多数等模精语言，做到观点鲜明、是非清楚、褒贬分明、扬弃适度。如毛泽东同志在1949年4月21日撰写的《向全国进军的命令》一文中写道："奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派。"这里用了四个词来修饰"歼灭"这个动词。"坚决"表达了歼敌的决心;"彻底"表达了歼敌的程度;"干净"表达了歼敌的的标准;"全部"表达了歼敌的范围。四个词表达了歼敌的全部意义，用法贴切完整，读来气势恢宏，语气坚定，令人振奋，由此可见主席练字功夫之深。公文的语言有自身的特殊要求，而且其自身的语体要求比较明显，如同样是表现不允许的意思，"不得"、"不准"、"严禁"存在着明显的差别，语气的轻重也不相同，必须将它们细加区分。同时，公文的语言要考虑到文体、文体的服务对象、含义等的多重影响，要使语言所表达的意思准确、全面、不留漏洞。如有的教育部门在下达关于加强校园秩序管理的通告的时候，有"上课期间不准学生在校园走动"的句子，这一句子在表意上是存在严重问题的，试想，如果学生在体育课上不走动，那么体育课又如何锻炼学生的运动技能呢?所以，不能随意、乱用词汇，诸如"上课不许说话"、"不该收的礼坚决不收"之类，还有"对发现使用上述无效证件者，请扣留交我局"。这里，到底扣留谁，是扣留"发现者"还是"使用者"，由于语言表述有问题，则使这里闹出了笑话，其实只须将句中的"对"字去掉即可。

二是要简练。开门见山，简明扼要，别拖泥带水。要大力提倡写短文，在"文字精炼"、"篇幅短小"上下功夫，努力用最少的文字表达尽可能多的意思。山不在高，有仙则名。言不在多，达意则灵。要语不烦，字字珠玑，简练有力，自然使人愉悦;冗词赘语，唠唠叨叨，不得要领，怎不令人生烦?刘勰(协)言道："缘学在博，取事资约。"文学大师林语堂说："绅士的演说应该象女人穿的迷你裙，越短越好。"为文者大多倡导、力求精简，多数人都是喜短不喜长的。古今中外，概莫属外。先说古代--明朝初年刑部尚书茹太素向洪武皇帝朱元璋奏事，写了一万七千字。朱元璋叫中书郎王敏读给他听，读到过半还未谈到正题，朱皇帝龙颜大怒，训斥并让人狠揍了他一顿。第二天又叫人接着读，读到最后的五百字才知道他要讲的正事。这就是说前面一万六千五百字全是废话。此后，下令，凡上书者均照后五百字的格式来写，违者论罪。此事载于明史，绝非虚构。贾岛、韩愈"鸟宿池边树，僧敲月下门"的"推敲"故事，也已成为精心琢磨用字的典故。大家琢磨一下"推敲"二字：一个是孤寂之意，一个是幽静之美;一个是莽撞闯入，一个是礼貌拜访;一个是音节阻滞，一个是音节响亮，给人的感觉绝对是不一样的。杜甫有个名句"朱门酒肉臭，路有冻死骨"，两句10字，就把阶级矛盾深刻地揭露出来了。诗仙李白《早发白帝城》中云"两岸猿声啼不住，轻舟已过万重山"，两句14个字，就把三峡两岸崇山峻岭的秀美景色、长江的急流及个人的心情都写出来了。刘邦《大风歌》只四句，荆轲《易水歌》仅两句(风萧萧兮易水寒，壮士一去兮不复还!)，陈子昂《登幽州台歌》仅有四句(前不见古人，后不见来者。念天地之悠悠，独怆然而涕下。)，但都壮怀激烈，语短意长。苏辙作《六国论》，总结六国灭亡的教训，也仅用了600来字。所以，炼字就是要删繁就简，选词就是要有高度概括性，这样才能做到简炼。以上说了这么多，无意让大家都去当诗人、骚客，而只是想说明一词一语如果用得好、炼得精，往往会使全篇生辉。公文语言虽不能如文学作品那样"为求一字稳，耐得半宵寒"、"两句三年得，一呤双泪流"，达到"语不惊人死不休"的地步，但也要严格锤炼，惜墨如金，努力做到"一字入公文，九牛拉不出"，必须有的内容一个字不能少，无关的内容半个字不能多。再说当代--现在国际上通行领导者人站着讲话，为什么?就是让人讲得少讲、短一些、精一些，不讲废话。周总理四届人大会议的报告，因总理身体有恙，毛主席指定小平同志负责组织起草，要求不超过5000字，小平同志认真照办。5000字不也很管用吗?党的十五大报告中的第一部分"世纪之交的回顾与展望"，只用了四个自然段，通过"三个伟人"、"三次巨变"的高度概括，便把自鸦片战争以来中国一个半世纪的社会历史进程简述得十分清楚，极富内涵。党的十六大报告通过八个成就、十条经验，便把十五大以来的五年及江总书记在位的13年的工作总结得一清二楚。在起草十六大报告时，江泽民同志强调，是政治报告，要抓住重点，切中要害，讲大的方针、政策和原则，要下决心精简文字。有人提出对13年的成就的评价应有分量，建议用"几个最"，有人提出用"几个新"。起草组经过认真斟酌，用"三个时期"(即：综合国力大幅度跃升、人民得到实惠最多的时期，社会长期保持安定团结、政通人和的时期，国际影响显著扩大、民族凝聚力极大增强的时期。)对13年的历程作出恰如其分的评价。十六大报告还把全面建设小康社会概括为6个"更加"(经济更加发展、民主更加健全、科教更加进步、文化更加繁荣、社会更加和谐、人民生活更加殷实)，6句话36个字，就描绘出一幅新世纪前20年宏伟蓝图，可以说是公文"要言不繁"的典范。三说国外--能文者惜墨，善辩者寡言。国外也这么认为。恩格斯在马克思墓前的演说只有1260字;列宁在马克思、恩格斯纪念碑揭幕典礼上的讲话只有552字;斯大林在1941年7月3日发表的反对法西斯德国入侵的重要广播演说只有3800字;罗斯福的总统就职演说仅有985字;最短的总统就职演说是1793年华盛顿的演说，仅135字;林肯著名的葛提斯堡演说只有10个句子。他的演讲重点突出，一气呵成，仅600多字的演讲辞，从上台到下台还不到三分钟，却赢得了15000名听众经久不息的掌声，并轰动了全国;1984年7月17日，37岁的法国新总理洛朗·法比尤斯发表的演说，更是短得出奇，只有两句："新政府的任务是国家现代化，团结法国人民。为此要求大家保持平静和表现出决心。谢谢大家。"有人曾问美国第28任总统伍德罗·威尔逊："准备一份10分钟的讲稿，得花多少时间?"他答道："两个星期。""那准备一小时的讲稿呢?""一个星期。""如果是两个小时的讲稿呢?""不用准备，马上就可以讲。"所以，简短不是一味求短，而是深思熟虑、高度概括的结果，是要下苦功夫才能做到的。

三是要朴实。公文不同于小说、戏剧、诗歌、散文等文学语体。文艺作品主要是塑造形象，因而是靠形象性很强、情感性很重的语言去感染读者。而公文具有实用价值，必须直接晓之以理，告之以规，使人们明于行止。所以，语言要平和实在，质朴无华，通俗易懂，叙事求实，论理有据，不夸张，不掩饰，不用冷僻字，不拐弯抹角，不追求华丽词藻，不能照搬文艺作品的语言，更不能说大话、套话和空话。

四是要庄重。公文是机关行使权力的工具，具有法定效力。特别那些指示性、法规性公文，更具有强制执行的约束力，它所表达的意图，是要有关组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有商量的余地。所以，公文的语言要郑重、严肃，有气派，不轻浮，不俗气，说一不二。现在公文语言运用常见错误之一就是语体错误。语体即"语用环境"。公文的语体，即各级机关、单位在运用公文进行交际时必须依赖的一定的环境。同样意义的词汇，在不同的场合中运用往往表现出不同的含义、不同的感情色彩。如《中共中央关于接受宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道："她一贯是共产党的最亲密的战友，是中国各族人民包括台湾同胞和海外侨胞衷心敬爱的领袖之一，是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业的久经考验的前驱，是全体中国少年儿童的慈爱的祖母......。"假如将其中的"同胞"改为"兄弟"、"战士"改为"闯将"、"祖母"改为"奶奶"，也许词的意义本质没有多大区别，但用在该份决定中显然失其庄重，是错误的。一般来讲，指示性公文语言要严肃;法规性公文语言要严谨;计划性公文语言要严密;表彰性公文语言应热情稳慎;惩戒性公文语言应义下辞严。对上行文语言应尊重但不讨好;对下行文语言应谦和但不失度;对平行机关行文语言应诚恳不命令。对上汇报情况不要讲大道理;对下布置工作不可过于原则。对外行文注意语言委婉;对内行文禁忌语言粗俗。

五是要规范。规范能保证公文的庄重性，促进公文的准确性，提高工作效率。要遵守语法规则，使用规范化语言。要使用书面语言，不用口语、方言，以免使公文语言拖沓松散。不能使用半文半白的句子，不得用中外文参杂行文，不得生造词语和滥用简称(如空干招待所、白开办等，有的还含有黄色成分，"百开办"--百万亩良田开发办公室等，很不严肃)。现在社会在上存在用语、用字不规范的现象，要防止这种现象在公文语言中出现(例如：(1)随便使用外来词语。眼下已有流行之势的"写真"、"空港"、"手袋"、"镭射"等，汉语中已有内容相同的现成词语"照相"、"机场"、"手提包"、"激光"，再用外来语，既无必要，也无好处。如空港，可能会被人理解成"无船停泊的港口"，而手袋在日语中是指手套。有些店家不知道"激光"是意译外来词，"镭射"是音译外来词，两者所指本为一物，竟然打出"供应激光镭射唱片"的广告，岂不是叠床架屋，令人好笑吗?(2)随意使用新词语。语言是活的，新造词语或新出现的说法总是层出不穷的，有些也很有生命力。如新出现的"爽"、"酷"、"帅呆"、"作秀"、"发烧"、"搞定"、"坏菜"、"码字儿"、"没商量"等等，文学作品或游戏场合使用这些词语无可厚非，但公文中使用这些时髦的东西，显然是不行的。又如"抓手"，中央文件中从未出现过。还有一些网络词语，如"MM"是指美媚、妹妹，"GG"指哥哥，"青蛙"指丑男，"恐龙"指丑女，:)表示高兴等等，五花八门，不熟悉网络生活的人简直是丈二和尚摸不着头脑。这类特殊用语绝对不能写入公文。)。要使用一些公文专用或惯用语，达到"文约事丰"的目的。如公文开头用语的根据、遵照、现将等，询问用语的当否、要否、是否要行如无不要等，表态用语的同意、批准、原则批准、基本同意等，结尾用语的此复、特此报告、请指示等，这些词语既能体现公文特点，又很方便适用。起草公文时要根据情况适当使用。如请示中一般不用"速"，函的语言要委婉、谦和，求人办事自己不能"决定"等等。

六是要生动。公文强调规范，更需要生动。"公文不是无情物"，不能成为千篇一律、沉闷呆板的八股文，或演变为套话连篇、浮光掠影的官场应景文章;不能摆出一副冰冷的面孔，拒人于千里之外。把公文写得生动活泼一些，是毛泽东同志的一贯主张。在《工作方法六十条》中，他还强调指出："文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。"把生动性提到了一个很高的地位来认识。他在《反对党八股》一方中，把"语言无味"作为党八股的罪状之一加以声讨，指出："颠来倒去，总是么几个名词，一套'学生腔'，没有一点生动活泼的语言，这岂不是语言无味，面目可憎，像个瘪三么?"1958年，他在看到一份写得很差的文件后，尖锐地批示道："此事我讲了一万次了，依然纹风不动，灵台如花岗之岩，笔下如玄冰之冻。哪一年稍稍松动一下，使读者感觉有些春意，因而免于早上天堂，略为延长一年两年寿命呢!"他还身体力行，为我们写下了大量极其生动的公文范例。如他在党的七大的闭幕词中，不落俗套，别具一格，讲了一个愚公移山的故事，相比今天的开幕词、闭幕词，简直不可思议。在《湖南农民运动考察报告》中写道："很短的时间内，将有几万万农民从中国中部、南部和北部各省起来，其势如暴风骤雨，迅猛异常，无论什么大的力量都压抑不住。他们将冲决一切束缚他们的罗网，朝着解放的路上迅跑。"这段文字运用比喻辞格(以暴风骤雨作喻体)，形象而生动地说明了中国农民运动崛起的态势和发展方向，描绘了一幅绚丽多姿的农民运动的历史画卷。此外，文中"迅猛"、"压抑"、"冲决"、"迅跑"等一系列形象化词语的运用，极大地增强了行文的生动色彩。再如毛主席写的《敦促杜聿明等投降书》，通篇采用面谈形式，表达形式很新，风格独特，给人以别开生面之感。如："你们想突围吗?四面八方都是解放军，怎么突得出去呢?你们这几天试着突围，有什么结果呢?......你们想一想吧!如果你们觉得这样好，就这样办。如果你们还想打下去，那就再打一下，总归你们是要被解决的。"显然，这样表达，生动、明快、犀利，耐人寻味，如果用书面语言，不仅与促降书的题旨和情境不相协调，而且会使行文黯然失色，达不到应有的效果。又如毛主席在政协第一届全体会议上的开幕词，其结尾是："让那些内外反动派在我们面前发抖罢，让他们说我们这也不行那也不行罢，中国人民的不屈不挠的努力必将稳步地达到自己的目的。"这番话何等清脆响亮、慷慨激昂，恰如黄钟大吕之声，三日绕梁不绝，言尽而意无穷，充分显示了站起来的中国人民的革命英雄气概!我们要认真地体会、研究和学习，努力提高公文写作的品位，以更好地发挥公文的效能。很多人认为，公文写作很机械，没有创造性，更难生动性，其实不然。公文和其它文章的写作一样，每个环节都体现着创造性。特别是立意和语言，既要有对政策的准确把握和体现，又要有创见，还要有精辟、严谨的语言表达，其中处心孤诣的运作，无不是创造性的极大发挥。创造性体现出来了，生动性自然也就脱颖而出了。

以上说了这么多，不大好记。其实在公文起草方面可以把握住12个字：即"求高、求实、求准、求短、求快、求精"，就行了。

四、公文修改

公文草就之后，须一丝不苟、字斟句酌地搞好修改。因为一遍写出的稿子往往来不及仔细推敲，难免有这样那样的毛病。不少问题是在修改中发现和订正的，不少内容是在修改中充实和完善的。即使起草时字斟句酌，也毕竟只是一时之功力，一人之智慧，仍要进行反复修改。只有反复推敲，精雕细刻，才能成为精品。正如古人所言："玉不琢，不成器。""文字频改，工夫自出"。修改一遍，就会有一次提高。有人说："一成文章半成改"，有的甚至说"好文章是改出来的"，可见修改在写作中的重要作用。那种"老子的文章天下第一，谁也动不得"和"改我一字，男盗女娼"的态度，是极其错误的，可以说是狂妄自负、浅薄无知。很多名人都很注重文章修改。曹雪芹著《红楼梦》曾"披阅十载"、"增删五次";列夫·托尔斯泰一部《战争与和平》竟然重写了8遍!至于白居易作诗后先读给老妪(音雨)听、征求老太太的意见啦，欧阳修把稿子挂在墙上边读边改折腾不少日子啦，人们都耳熟能详了。我们的古人在语言艺术上非常注重"炼字"，主张"意胜"，要求做到"平字见奇，常字见险，陈字见新，朴字见色"。越是名家，越不肯放过对自己语言的铸炼。王安石在《泊船瓜洲》一诗中云："京口瓜洲一水间，钟山只隔数重山。春风又绿江南岸，明月何时照我还?"其中"春风又绿江南岸"一句，先用"到"字，再用"过"字，又换"入"、"满"等10余字，最后才选定为"绿"字。一个"绿"字使春风有了颜色。还有"红杏枝头春意闹"一句，一个"闹"字动感十足，据说也是经过多次改动才定下来的。其实"绿"字也好，"闹"字也罢，好处就在于准确、鲜明、生动，在人们面前呈现出一幅春的画卷，动态地刻划了春天蓬勃、盎然的生机，而其它的字就没有这个效果。伟大领袖毛主席不但是举世公认的政治家、革命家、军事家、思想家，还是一位旷世少有的文学巨匠和语言大师，他特别注重文章的修改。他的七律《登庐山》"一山飞峙大江边，跃上葱茏四百旋。冷眼向洋看世界，热风吹雨洒江天。云横九派浮黄鹤，浪下三吴起白烟。陶令不知何处去，桃花园里可耕田。"它的开头开始用的是"盘"字，发表时主席改为"旋"。既与出句"飞"相呼应，"旋"更突出动态，"四百旋"比"四百盘"生动多了，更把庐山写活了。他老人家的七律《送瘟神》："红雨随心翻作浪，青山着意化为桥"两句，原来是"红雨无心翻作浪，青山有意化为桥"，将"无心"改为"随心"，突出"红雨"所象征的时代;将"有意"改为"着意"，显得更深刻生动有力。还有"不周山下红旗乱"一句的"乱"字，都是深思熟虑的结晶，和刚才说过的"绿"字、"闹"字一样，均属卓绝千古之字。这些，都值得我们认真学习。

修改的范围大概有四：一是修改观点，二是修改材料，三是修改结构，四是修改语言。具体要求不再细说，这里简单介绍一下修改的主要方法。

1.审阅修改法。初稿完成后，起草者本人应从头至尾进行审阅，从字到词，从词到句，从句到段，到全篇的结构布局，发现问题，留下标记，全部阅完，再回过头来认真细致地修改。

2.通读修改法。通过朗读，发现文中语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等方面的毛病。

3.冷藏修改法。就是稿子写出后，先放一放，等头脑冷静、思维清晰之后，再拿出来"复看"。这时，有些毛病不需别人指点，自己能很快发现。这个方法实践证明是有效的，缺点是对较急文稿不太适用。

4.讨论修改法。这是一种集体的方式。主要是对一些内容复杂、事关重大的公文，组织有用关人员碰头、讨论，提出意见，然后由起草人汇集大家的意见，进行必要的修改。

5.特邀修改法。一些政策性强、业务难度大的公文，可邀请有关领导、权威人士进行把关，使公文更加可靠、科学、准确。

五、公文校核

公文校核是在公文审批和发印前由办公厅(室)所进行的校正、修改、加工和核对工作。它是公文自然的延伸，是公文处理地程中的一个不可缺少的重点环节，是公文发出前的最后一道工序，是办公室的一项重要任务。它的作用是：对领导决策起着参谋助手作用，对行文要求起着保证作用，对公文内容起着把关作用，对公文涉及事项起着协调作用。不少问题是在校核中发现和订正的，不少内容是在校核中充实和完善的，不经过认真校核的公文的不可能成为"精品"。无论是党委自身制发的公文，还是印发、批转有关部门的公文，都代表着一级党委的声音和形象，所以，校核工作必须严肃认真、一丝不苟地进行。

校核工作内容也比较多，重点要遵循"四项原则"，使用"五种方法"，把好"八个关口"。

第一，要遵循"四项原则"：

(1)依据原则(最高依据-国家法律和党的政策;基本依据-行文机关的意图;参照依据-本机关过去规定和有关部门的相关规定。)

(2)质量原则(一是校核工作本身要讲究质量，提高工作水平，增强工作的有效性;二是公文要讲究质量，高标准，严要求，对已起草的公文进行"质量检验"，横挑鼻子竖挑眼，不达标准不出手，务求经过校核的公文都成为精品。)

(3)效率原则(缩短校核时间，急件校核符合时间要求，文件办结率高)。

(4)精简原则(少发文，发短文)。

第二，要使用"五种方法"：

(1)讨论法。科学确定讨论题目，审慎确定讨论人员，正确选定讨论形式。

(2)协调法。通过书面、电话、上门、请来、座谈等形式，就公文内容涉及的事项同有关部门进行协商。

(3)论证法。通过演绎、比较、假设论证，证明公文观点的正确性、内容的准确性、材料的真实性和主旨和鲜明性。

(4)借助法。借助行家、专家和有关方面的力量，请他们协助校核。

(5)上交法。就是矛盾上交，请领导裁定。公文校核本身不是决策，是为领导决策所作的准备。校核人员只有提供情况、文字修改和参考意见权，决策权在行文机关。校核既要大胆，敢于提出问题，又不能代替领导决定问题。上交时要把矛盾摆清楚，情况说明白，对公文中存在的主要总是发出后可能出现的后果，新公文与以往公文的矛盾之处，有关部门的不同意见及理由，协调的情况，修改建议及理由等，都要有所交待。这样，领导才能及时地正确地果断地下决心。

第三，要把好"八个关口"：

一是要严把发文关。发文是组织开展工作的一种必不可少的手段，实际工作中需要的公文非发不可;但公文过多过滥，就会助长空谈，助长形式主义，下仅增加了各级领导的工作负担，也容易使执行者产生逆反心理，影响公文的权威性，以至贻误工作。校核是解决"文山"困扰的基础环节和有力措施，要通过校核做到少发文，可发可不发的公文不发，重复的公文不发，该部门发的公文上级党政领导机关不发，不成熟的公文暂时不发，并尽量减少党政联合行文(以免使党委管了政府的工作，也不便于人大监督)。在核文中要敢于坚持原则，对那些不应该发或应降格发的公文，要大胆提出不发或降格的建议，协助领导做好控文、减文工作。当然，这样做很难，控、减一件公文往往比多发一件公文更花费精力，有时还常常闹误会、伤感情，弄得不亦悦乎。但职责要求我们协助领导控文、减文，我们就不能怕得罪人。要多做解释工作，讲清道理，争取部门领导同志的谅解。(现在，减文的措施已不少，如：领导讲话一般不发文件;充分运用明电、密电等现代传媒，会议通知用电报、电话，工作经验、报告等通过报纸刊物登载等。)要发短发。核文时，把一切与主题无关的内容、材料和论述统统删去，即使这些材料，论点很精彩，也要忍痛割爱。穿鞋戴帽的话、修饰描述的话、过场话、客套话等，对公文是个累赘，也要尽量删减。合并同类项，能一句话说清的不说两句。为文者大多倡导、力求精简，多数人都是喜短不喜长的。古今中外，概莫属外。明朝初年有一个喜写长文的人叫茹太素，他向朱元璋奏事，两万多字还未言及主旨，朱皇帝龙颜大怒，狠揍了他一顿板子，舒服了。现在国际上通行领导者人站着讲话，为什么?就是让人讲得少讲、短一些、精一些，不讲废话。中央多次作出规定，要求一般报告不超过2000字，综合报告不超过3000字，我们要认真做到。