在全市机关事务管理系统建设项目工程档案管理推进会上的讲话

在全市机关事务管理系统建设项目工程档案管理推进会上的讲话

同志们：

大家好！今天，我们召开这次全市机关事务管理系统建设项目工程档案管理推进会，目的是为了深入贯彻落实关于项目工程档案管理的各项要求，进一步加强和改进我市机关事务管理系统建设项目工程档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性、系统性和安全性，为机关事务管理工作提供有力支撑。

一、深刻认识机关事务管理系统建设项目工程档案管理的重要意义

（一）档案是项目建设的历史见证

机关事务管理系统建设项目是一项复杂而系统的工程，涉及到规划、设计、施工、验收等多个环节。工程档案详细记录了项目从孕育到诞生的全过程，每一份文件、每一张图纸、每一组数据都是项目建设历史的真实写照。这些档案资料见证了我们在项目建设过程中遇到的困难与挑战，也见证了我们为克服困难所付出的努力和智慧。它们就像是时间的胶囊，承载着项目建设的记忆，为我们回顾和研究项目建设历程提供了最原始、最可靠的资料。

（二）档案是保障项目质量的重要依据

在项目建设过程中，工程档案与项目质量息息相关。从项目前期的可行性研究报告、初步设计文件，到施工过程中的质量检验记录、隐蔽工程验收记录，再到项目竣工后的验收报告等，这些档案资料全面反映了项目建设的质量状况。当项目出现质量问题时，我们可以通过查阅档案，追溯问题的根源，分析问题产生的原因，从而采取有效的措施进行整改和修复。同时，档案资料也是我们评估项目建设质量是否符合标准和要求的重要依据，为项目的质量监督和控制提供了有力保障。

（三）档案是机关事务管理工作的宝贵财富

机关事务管理系统建设项目完成后，其产生的工程档案将成为我们日常管理工作的重要参考。这些档案对于后续的系统运行维护、升级改造、资源利用等方面都有着不可替代的作用。例如，在系统运行过程中，如果需要对某个设备进行维修或更换，我们可以通过查阅设备安装档案，了解设备的型号、规格、安装位置等信息，从而快速准确地完成维修工作。此外，工程档案还可以为我们制定机关事务管理的相关政策、规划和制度提供数据支持和经验借鉴，有助于我们提高管理水平和工作效率。

二、客观评估我市机关事务管理系统建设项目工程档案管理现状

（一）取得的成绩

档案收集工作逐步规范。近年来，在各相关部门和单位的共同努力下，我们在工程档案收集方面取得了一定的成绩。大多数项目建设单位能够按照档案管理的要求，对项目建设过程中的文件资料进行收集和整理。从项目立项开始，就注重收集项目建议书、可行性研究报告等前期文件，在施工阶段能够及时收集施工图纸、变更通知、施工日志等资料，在项目竣工时也能将竣工验收报告、竣工图等重要文件归档。这些工作为档案的完整性奠定了良好的基础。

档案管理制度不断完善。我们已经制定了一系列工程档案管理制度，明确了档案管理的责任主体、管理流程和标准规范。各单位在制度的指引下，逐步建立了自己的档案管理工作流程，使档案管理工作有章可循。例如，规定了档案管理人员的岗位职责，明确了文件资料的归档范围、归档时间和归档方式，制定了档案借阅、查阅的审批程序等，这些制度的实施有效地保障了档案管理工作的有序开展。

档案数字化建设初见成效。随着信息技术的发展，我们积极推进工程档案数字化建设。部分单位已经开始对纸质档案进行数字化扫描，并建立了电子档案数据库。通过数字化建设，不仅提高了档案的检索效率和利用便捷性，还增强了档案的安全性。电子档案可以通过权限设置进行访问控制，防止档案资料的泄露和损坏，同时也为远程利用档案提供了可能。

（二）存在的问题

档案收集仍有遗漏。尽管我们在档案收集方面做了很多工作，但仍然存在一些遗漏现象。一些单位对项目建设过程中的临时性文件、会议纪要等重视不够，没有及时收集归档，导致部分档案资料缺失。还有一些单位在施工过程中，对分包单位产生的档案资料收集不及时、不全面，影响了档案的完整性。此外，对于项目建设过程中的声像资料，如施工现场照片、录像等，收集工作也相对薄弱，没有充分认识到这些资料对于全面反映项目建设情况的重要性。

档案整理不够规范。在档案整理环节，存在着一些问题。部分单位没有按照档案分类标准对文件资料进行科学分类，导致档案目录混乱，查找困难。一些档案的装订和编号不规范，影响了档案的美观和使用。同时，对于档案中的图纸折叠、文件排序等细节问题处理不当，给档案的保管和利用带来了不便。

档案管理人员专业素质有待提高。目前，我们的档案管理人员队伍整体素质参差不齐。部分档案管理人员缺乏专业的档案管理知识和技能，对档案管理工作的流程和标准掌握不够准确。在面对一些复杂的档案管理问题，如档案信息化建设、档案修复等方面，显得力不从心。而且，由于缺乏专业培训和学习交流的机会，档案管理人员的业务水平提升缓慢，难以满足日益提高的档案管理工作要求。

档案安全保障存在隐患。在档案安全方面，虽然我们采取了一些措施，但仍然存在一些隐患。一方面，部分单位的档案保管设施简陋，档案室的温湿度控制、防火、防潮、防虫等条件不符合要求，容易导致档案资料受损。另一方面，在档案数字化过程中，网络安全防护措施还不够完善，存在电子档案被黑客攻击、数据丢失或泄露的风险。

三、明确机关事务管理系统建设项目工程档案管理的目标和任务

（一）目标

建立完善的档案管理体系。我们要构建一个涵盖档案收集、整理、保管、利用、销毁等全过程的完善档案管理体系。这个体系要以科学的档案管理理论为指导，结合机关事务管理系统建设项目的特点，制定出一套符合实际情况的档案管理标准和规范。通过这个体系，确保档案管理工作的每一个环节都有章可循、有序开展，实现档案管理工作的规范化、标准化和科学化。

确保档案资料的完整性和准确性。我们的目标是做到档案资料无遗漏、无错误。从项目建设的每一个环节入手，全面收集各类文件资料，包括文字、图纸、声像等，确保档案能够真实、全面地反映项目建设的全过程。同时，要对收集到的档案资料进行严格的审核和校对，保证其内容的准确性，为档案的利用提供可靠的保障。

提高档案利用效率和安全性。通过加强档案数字化建设和优化档案利用服务，提高档案的检索和利用效率，让档案资料能够在机关事务管理工作中发挥最大的价值。同时，要采取多种措施加强档案的安全保障，无论是纸质档案还是电子档案，都要确保其安全可靠，防止因自然因素或人为因素造成档案的损坏或丢失。

（二）任务

加强档案收集工作。一是要扩大档案收集范围。不仅要重视项目建设过程中的正式文件，还要关注那些容易被忽视的非正式文件，如工作联系单、备忘录等。加强对项目前期策划、招投标过程、设备采购等环节档案资料的收集，确保各个环节的档案资料都能完整归档。二是要建立档案收集责任机制。明确项目建设各方在档案收集过程中的责任，特别是对于涉及多个参与方的项目，要划分清楚各方的收集范围和交接流程，避免出现档案收集的空白地带。三是要加强对声像资料的收集。制定声像资料收集计划，安排专人负责拍摄和整理施工现场照片、录像等资料，从不同角度、不同阶段记录项目建设情况。

规范档案整理工作。一是要按照统一的档案分类标准对文件资料进行分类。根据机关事务管理系统建设项目的特点，可以将档案分为项目前期文件、项目设计文件、项目施工文件、项目竣工验收文件等几大类，在每一大类下再细分若干小类。二是要规范档案的装订、编号和编目工作。档案装订要整齐牢固，编号要连续有序，编目要详细准确，便于档案的查找和利用。同时，要对档案中的图纸进行规范折叠和存放，保证图纸的完整性和清晰度。三是要建立档案整理质量检查制度。在档案整理完成后，要进行严格的质量检查，对不符合整理规范的档案及时进行整改。

提高档案管理人员素质。一是要加强专业培训。定期组织档案管理人员参加档案管理专业知识和技能培训，包括档案学理论、档案法律法规、档案信息化建设等方面的内容。邀请档案管理专家进行授课和指导，提高档案管理人员的业务水平。二是要鼓励档案管理人员参加学习交流活动。积极参加国内、省内的档案管理学术研讨会、经验交流会等，了解档案管理领域的最新动态和先进经验，并将其应用到实际工作中。三是要建立档案管理人员考核机制。通过考核评估档案管理人员的工作业绩和业务能力，激励他们不断学习和进步。

强化档案安全保障措施。一是要改善档案保管条件。加大对档案保管设施的投入，建设符合国家标准的档案室，配备先进的温湿度控制、防火、防潮、防虫等设备，确保纸质档案的安全保管。二是要加强档案信息安全防护。在档案数字化过程中，建立完善的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、数据加密等措施，防止电子档案受到网络攻击和数据泄露。同时，要定期对档案信息系统进行安全检查和漏洞修复。三是要制定档案安全应急预案。针对可能出现的自然灾害、人为破坏等突发情况，制定相应的应急预案，明确应急处置流程和责任分工，确保在紧急情况下能够最大限度地保护档案资料。

四、扎实推进机关事务管理系统建设项目工程档案管理工作的各项措施

（一）加强组织领导

各单位要高度重视工程档案管理工作，将其纳入机关事务管理系统建设项目的整体规划和重要工作内容。成立由单位主要领导牵头的档案管理工作领导小组，明确领导小组成员的职责分工，加强对档案管理工作的领导和协调。领导小组要定期召开会议，研究解决档案管理工作中存在的重大问题，确保档案管理工作与项目建设同步推进。

（二）加大投入力度

一是要保障档案管理工作的经费投入。各单位要安排专门的档案管理经费，用于档案收集、整理、保管、数字化建设等方面。要根据档案管理工作的实际需要，合理安排经费预算，确保经费充足、使用合理。二是要加大对档案管理设施设备的投入。更新和完善档案保管设施，购置先进的档案数字化设备、网络安全设备等，为档案管理工作提供良好的物质条件。

（三）强化监督检查

一是要建立健全档案管理监督检查机制。制定档案管理监督检查计划，定期对各单位的档案管理工作进行检查。检查内容包括档案收集情况、整理规范程度、管理人员素质、安全保障措施等方面。对检查中发现的问题，要及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改。二是要建立档案管理工作通报制度。对档案管理工作做得好的单位进行表扬和经验推广，对工作不力、存在问题较多的单位进行通报批评，督促各单位提高档案管理水平。

（四）加强协调配合

机关事务管理系统建设项目工程档案管理工作涉及到多个部门和单位，需要各方密切配合。项目建设单位、施工单位、监理单位等要加强沟通协调，建立有效的信息共享和工作衔接机制。在档案收集、整理、移交等环节，要明确各方的责任和义务，相互配合、相互支持，共同做好档案管理工作。同时，档案管理部门要加强与其他业务部门的联系，了解机关事务管理工作对档案资料的需求，及时提供优质的档案服务。

同志们，机关事务管理系统建设项目工程档案管理工作任务艰巨、责任重大。我们要以高度的责任感和使命感，认真落实本次会议精神，扎实做好各项工作，努力提高我市机关事务管理系统建设项目工程档案管理水平，为机关事务管理工作的高质量发展做出积极贡献！

谢谢大家！